Access [basics]

Die Entwurfsansicht für die Erstellung von Abfragen dient in erster Linie dazu, die Tabellen oder Abfragen, aus denen die zu verarbeitenden Daten stammen, und die anzuzeigenden Felder oder Ausdrücke zu erfassen. Es gibt jedoch noch einige Feinheiten, die wir über die verschiedenen Elemente der Entwurfsansicht einstellen können. Dazu gehören das Eigenschaftsblatt, das je nach dem markierten Element unterschiedliche Eigenschaften anzeigt. Außerdem bietet auch das Ribbon einige weitere Möglichkeiten, die wir in der Entwurfsansicht nutzen können. Alles zu diesem Thema liefert dieser Artikel!

Viele Abfragen enthalten nur eine einzige Tabelle, deren Daten nach verschiedenen Kriterien sortiert oder gefiltert werden sollen. Richtig spannend werden Abfragen aber erst, wenn Du ihr mehr als eine Tabelle hinzufügt. Dabei gibt es verschiedene Konstellationen: Die Tabellen können miteinander verknüpft sein, dann übernimmt die Abfrage diese Verknüpfungen. Wenn sie nicht verknüpft sind, kannst Du sie in einer Abfrage nachträglich verknüpfen, ohne dass Du damit das Datenmodell manipulierst. Auf jeden Fall spielt es eine große Rolle, ob und wie die Tabellen einer Abfrage miteinander verknüpft sind, wenn Du diese anzeigen möchtest.

Das Filtern ist eine der wichtigsten Funktionen von Abfragen. In anderen Artikeln haben wir bereits gezeigt, welche Besonderheiten das Filtern von Textfeldern und Zahlenfeldern mit sich bringt. Im vorliegenden Artikel schauen wir uns das Filtern von Datensätzen nach dem Wert von Datumsfeldern an. Mögliche Kriterien sind ein bestimmtes Datum, die Zeit ab oder bis zu einem Datum, die Zeit zwischen zwei Daten, der heutige Tag, ein bestimmter Monat oder ein bestimmtes Jahr und viele mehr.

Eine der wichtigsten Aufgaben von Abfragen in Access ist das Sortieren von Daten aus einer oder mehreren Tabellen. Theoretisch kann man Daten zwar auch in Tabellen nach verschiedenen Feldern in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren. Allerdings gibt es dort verschiedene Hindernisse, die wir uns in diesem Artikel ansehen – und gleich zeigen, wie die Sortierung der Daten mithilfe einer Abfrage viel besser gelingt. Außerdem schauen wir uns an, wozu wir Daten überhaupt sortieren sollten!

Abfragen zeigen in der Regel die Felder der zugrunde liegenden Tabellen in ihren Spalten an. Manchmal liefern diese Felder jedoch nicht genau die gewünschten Daten – beispielsweise, weil wir in einer Spalte einer Abfrage den kompletten Namen eines Kunden in der Form „Minhorst, André“ darstellen wollen. Oder wir möchten nicht den Inhalt eines Datumsfeldes, sondern nur die dort enthaltene Jahreszahl ausgeben. Ein anderes Beispiel sind echte Berechnungen wie beispielsweise der Preis für eine Bestellposition, der sich aus dem Einzelpreis, der Menge und dem Mehrwertsteuersatz zusammensetzt. Wie Du solche Berechnungen in Abfragen realisieren kannst, zeigt dieser Artikel.