Access [basics]

Beziehungen sind das A und O in einer relationalen Datenbank. Sie beschreiben, wie die Daten zweier Tabellen miteinander verbunden sind und ermöglichen es, die Daten der einen Tabelle zu denen einer zweiten Tabelle zuzuordnen. Der einfachste Weg, eine solche Beziehung zu erstellen, ist der Nachschlage-Assistent. Er wird als einer der Felddatentypen angeboten, aber in Wirklichkeit erledigt er viel mehr, als ein Feld anzulegen – zusätzlich erzeugt er nämlich noch eine Beziehung, stellt ihre Eigenschaften ein und legt für das erzeugte Feld sogar auch noch Eigenschaften an, durch die man es bequem als Nachschlagefeld nutzen kann.

Normalerweise ist es Aufgabe des Benutzers, die Felder einer Tabelle mit Daten zu füllen. Wir als Datenbankentwickler wollen dem Benutzer jedoch das Leben so weit wie möglich erleichtern. Ein möglicher Schritt auf diesem Weg ist, die Felder einer Tabelle mit Standardwerten vorzubelegen. In einfachen Fällen stellst Du einfach Zahlenfelder auf den Standardwert 0 ein, damit das Feld überhaupt schon einen Wert enthält und eventuelle Berechnungen stattfinden können. Manchmal gibt es aber auch komplexere Anforderungen für den Standardwert eines Tabellenfeldes. Dieser Artikel beleuchtet die Möglichkeiten, die sich bereits im Tabellenentwurf ergeben.

Neuere Access-Versionen bieten die Möglichkeit, über den Entwurf von Tabellen in der Datenblattansicht eigene Kombinationen von Feldern als Vorlage anzulegen und neuen Tabellen über diese Vorlagen die Feldkombinationen hinzuzufügen. Wie dieses Feature genau funktioniert, zeigt der vorliegende Artikel.

Tabellen lassen sich unter Access allein über die Benutzeroberfläche auf zwei Arten entwerfen: über die Datenblattansicht und über die Entwurfsansicht. In diesem Artikel schauen wir uns den Entwurf von Tabellen über die Entwurfsansicht genauer an. Diese ist gegenüber dem Entwurf über die Datenblattansicht etwas strukturierter, während die Datenblattansicht eher für Einsteiger ausgelegt ist. Aber auch wenn man gerade erst mit der Programmierung von Datenbanken unter Access beginnt, ist die Entwurfsansicht für Tabellen kein Buch mit sieben Siegeln – spätestens nach der Lektüre dieses Artikels nicht mehr.

Seit einigen Jahren kann man Tabellen in Access nicht nur über die Entwurfsansicht entwerfen, sondern auch über eine erweiterte Version der Datenblattansicht. Dieses bietet nun auch die Möglichkeit, Felder direkt hinzuzufügen, zu entfernen oder umzubenennen. Außerdem findest Du im Ribbon umfangreiche Tools, mit denen sich die Funktionen, die zuvor nur über die Entwurfsansicht verfügbar waren, ausführen lassen. In diesem Artikel zeigen wir, wie Du die Datenblattansicht nutzen kannst, um Tabellen mit Access zu erstellen.

Beim Anlegen von Tabellen und den darin enthaltenen Feldern hat jeder Entwickler die Aufgabe, geeignete Bezeichnungen für die einzelnen Elemente zu finden. Diese kannst Du natürlich willkürlich festlegen, aber da es vorkommen kann, dass später einmal andere Entwickler Deine Anwendung weiterprogrammieren und da Du vielleicht auch selbst nicht immer jeden Tabellen- und Feldnamen nachschlagen willst, macht eine durchgängige Benennung Sinn. Dieser Artikel schlägt Regeln für das Benennen von Tabellen und Feldern vor, denen die Beispiele der Artikel aus diesem Magazin fast immer folgen.

Was sind Tabellen überhaupt im Kontext von Datenbankentwicklung und wozu und wie nutzen wir diese Welche Möglichkeiten bietet die Benutzeroberfläche von Access, um Tabellen zu erstellen Welche Datentypen bietet Access an und wann verwendest Du welchen Datentyp Wie werden die Daten auf die Felder einer Tabelle aufgeteilt und ab wann benötigst Du mehr als eine Tabelle zum Speichern von Daten Wann und warum müssen Tabellen über eine Beziehung verknüpft werden und welche Beziehungsarten gibt es überhaupt All dies und mehr erläutern wir in dieser Grundlagen-Artikelreihe zum Thema Tabellen!