Formulare [basics]: m:n-Beziehung mit Listenfeldern

2/2025, 2025, Formulare für die Dateneingabe

Im Artikel haben wir uns bereits angesehen, wie man die Daten einer m:n-Beziehung mit Haupt- und Unterformular verwalten kann. Wir wollen nun eine Alternative dazu betrachten, bei der wir die Daten der beiden per m:n-Beziehung verknüpften Tabellen mithilfe zweier Listenfelder anzeigen und verwalten wollen. In diesem Fall schauen wir uns die Daten der Tabellen tblBuecher und tblKategorien an, die über die Tabelle tblBuecherKategorien miteinander verknüpft sind. Wir wollen dazu in einem Formular jeweils einen Buchdatensatz anzeigen in zwei Listenfeldern jeweils die dem Buch zugeordneten Kategorien und die nicht zugeordneten Kategorien. Als Sahnehäubchen fügen wir noch einige VBA-Funktionen hinzu, mit denen wir einem Buch neue Kategorien zuweisen oder diese entfernen können.

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Tabellen [basics]: Von der 1:n- zur m:n-Beziehung

2/2025, 2025, Tabellen entwerfen

Bei der Datenmodellierung hat man nicht immer alle Aspekte vom ersten Augenblick an im Blick. Es kann passieren, dass Felder nachträglich hinzugefügt werden müssen, dass wir ihren Datentyp ändern wollen oder dass ein Tabellen- oder Feldname noch angepasst werden soll. Es kommt jedoch auch vor, dass wir eine Beziehung nicht von Anfang an so gestalten, dass sie späteren Praxisanforderungen gerecht wird. In diesem Fall wollen wir uns den Fall anschauen, wo wir eingangs dachten, wir kämen mit einer 1:n-Beziehung aus, aber letztendlich stellte sich heraus, dass eine m:n-Beziehung doch sinnvoller ist. Wir schauen uns in diesem Artikel an, wie wir eine solche Beziehung von 1:n auf m:n umstellen können, damit wir anschließend flexibler Daten zuordnen können.

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Tabellen [basics]: Vom Textfeld zum Lookup-Feld

2/2025, 2025, Tabellen entwerfen

Bei der Datenmodellierung hat man nicht immer alle Aspekte vom ersten Augenblick an im Blick. Es kann passieren, dass Felder nachträglich hinzugefügt werden müssen, dass wir ihren Datentyp ändern wollen oder dass ein Tabellen- oder Feldname noch angepasst werden soll. Es kommt jedoch auch vor, dass wir Daten erst einmal in ein Textfeld schreiben und dann feststellen, dass dieses Textfeld immer wieder die gleichen Daten aufnimmt. In diesem Fall kommt es leicht dazu, dass eigentlich gleiche Werte mit unterschiedlich Schreibweise eingetragen werden. Will man nach diesen Werten filtern und gibt nur eine Schreibweise ein, erhält man nicht alle Datensätze, die man eigentlich sehen möchte. Um dies zu verhindern, kann man solche Textfelder durch Nachschlagefelder ersetzen, die ihre Werte aus Lookup-Tabellen beziehen. So sieht man bei der Eingabe direkt, dass ein Wert bereits vorhanden ist und kann diesen nutzen, statt weitere Schreibweisen hinzuzufügen. Wie wir eine solche Änderung nachträglich durchführen, zeigen wir in diesem Artikel.

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Tab-Ansicht oder überlappende Fenster

2/2025, 2025, Formulare für die Dateneingabe

Access bietet langem verschiedene Darstellungsarten für Formulare und für Datenbankobjekte allgemein an. Standardmäßig erscheinen diese Objekte nach dem Öffnen im sogenannten Registerkartenformat. Das mag für den einen oder anderen Einsatz praktisch sein, für andere jedoch nicht. Zum Glück kann man die Anzeige in den Optionen von Access einstellen, sodass sich für jeden Anwendungsfall die passende Konfiguration festlegen lässt. In diesem Artikel zeigen wir, welche verschiedenen Ansichten es gibt und wie wir diese mit den Access-Optionen einstellen können.

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Tabellen [basics]: Neue Indizes per Autoindex und Co.

2/2025, 2025, 3/2025, Tabellen entwerfen

Eigentlich geht man davon aus, dass man sich selbst um das Anlagen von Indizes kümmern muss. Indizes sorgen dafür, dass Daten in den betroffenen Feldern indiziert werden und dass wir diese Felder schneller sortieren und filtern können. Aber ist das wirklich so Muss man jeden Index einzeln anlegen Das ist nicht der Fall: Access hat verschiedene Mechanismen, die automatisch Indizes anlegen. Welche das sind und wie wir ihren Einsatz steuern können, beschreiben wir in diesem Artikel.

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Datenbankobjekte verwalten

1/2025, 2025, Access-Benutzeroberfläche, Grundlagen

Im Navigationsbereich von Access finden wir alle Objekte einer Anwendung, deren Anzeige aktuell aktiviert ist. Neben dem Ribbon ist das die Steuerzentrale für das Verwalten und die Verwendung der Access-Objekte wie Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module. In diesem Artikel zeigen wir, wie Du den Navigationsbereich effizient für das Verwalten Deiner Datenbankobjekte nutzen kannst. Damit bauen wir auf einem weiteren Artikel zum Thema auf. Unter dem Titel Navigationsbereich und -optionen optimal nutzen (www.access-basics.de/663) zeigen wir die grundlegende Nutzung des Navigationsbereichs.

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Formulare [basics]: Bearbeitungsmodus einstellen

1/2025, 2025, Formulare für die Dateneingabe

Wenn wir ein Access-Formular einfach per Doppelklick oder einen Befehl wie DoCmd.OpenForm öffnen, können wir damit in der Regel alle möglichen Datenoperationen durchführen: Neue Datensätze anlegen und vorhandene Datensätze bearbeiten und löschen. Es kann jedoch auch einmal vorkommen, dass der Benutzer die Daten nur betrachten können soll. Oder er soll ein Formular nur zum Anlegen, nur zum Bearbeiten oder sogar nur zum Löschen nutzen können. Vielleicht benötigen wir auch eine Kombination dieser Aktionen. Für all diese Einsatzzwecke können wir das Formular mit entsprechenden Einstellungen versehen. Welche Eigenschaften dies sind und wie wir sie einstellen, zeigen wir in diesem Artikel.

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Menü per Navigationsbereich

1/2025, 2025, Access-Benutzeroberfläche

Um dem Benutzer das Öffnen von Formularen oder Berichten zu ermöglichen, hat man verschiedene Optionen. Die einfachste ist, dem Benutzer einfach Zugriff auf den Navigationsbereich zu geben und zu hoffen, dass er die richtigen Objekte anklickt. Fortgeschrittenere Methoden sind die Anpassung des Ribbons, sodass der Benutzer dort nur noch Steuerelemente zum Starten der verschiedenen Funktionen vorfindet oder ein Startformular, über das sich alle bentöigten Funktionen aufrufen lassen. Es gibt jedoch noch eine einfachere und ohne Programmierkenntnisse zu realisierende Option: Dabei passen wir einfach den Navigationsbereich so an, dass dieser nur noch die für den Benutzer vorgesehenen Objekte anzeigt und diese auch noch entsprechend gruppiert. Diese Vorgehensweise ist allerdings nicht nur für den Endbenutzer interessant. Wir können diese auch als Entwickler nutzen, um uns verschiedene Aspekte der Anwendung bereitzulegen. Wie das gelingt, zeigen wir in diesem Artikel.

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Navigationsbereich und -optionen optimal nutzen

1/2025, 2025, Access-Benutzeroberfläche, Formulare für die Dateneingabe, Grundlagen

Der Navigationsbereich ist neben dem Ribbon die Schaltzentrale für die Entwicklung und manchmal auch für die Verwendung einer Access-Datenbank. Während der Entwicklung öffnen wir darüber die Elemente unserer Anwendung in den verschiedenen Ansichten. Wenn wir die Anwendung an einen Benutzer weitergeben, können wir entscheiden, ob wir dem Benutzer den Zugriff über den Navigationsbereich erlauben wollen oder ob wir die Befehle zum Aufrufen der verschiedenen Funktionen der Anwendungen ins Ribbon verlegen wollen. Im ersteren Fall können wir den Navigationsbereich durchaus noch so anpassen, dass der Benutzer nicht durch Hunderte von Objekten navigieren muss, sondern diese übersichtlich präsentiert bekommt. Losgelöst davon zeigen wir in diesem Artikel aber auch die übrigen Funktionen des Navigationsbereichs und schauen uns auch die dafür verfügbaren Optionen an.

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Formulare [basics]: m:n-Beziehung mit Unterformular

1/2025, 2025, Formulare für die Dateneingabe

Tabellen in einer m:n-Beziehung sind Tabellen, die über eine Verknüpfungstabelle miteinander verknüpft sind, sodass jeder Datensatz der ersten Tabelle mit jedem Datensatz der zweiten Tabelle verknüpft werden kann. Die Verknüpfungstabelle realisiert das mit je einem Fremdschlüsselfeld zum Verknüpfen dieser beiden Tabellen. Wollen wir dies in Formularen darstellen, sodass der Benutzer komfortabel mit den Daten in dieser Beziehungsart arbeiten kann, können wir die Daten in einem Hauptformular mit einem Unterformular darstellen. Auch unter den m:n-Beziehungen gibt es verschiedene Variationen. Wir bilden in diesem Artikel die Variante ab, bei der die m:n-Verknüpfungstabelle neben den eigentlichen Verknüpfungsdaten noch weitere Informationen aufnimmt, die sich auf die jeweilige Kombination der Datensätze der beiden Tabellen beziehen.

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