Kategorie: Abfragen für die Datenauswahl

Datum und Uhrzeit spielen in Datenbankanwendungen eine wichtige Rolle. Ob Du Bestelldaten nach Zeiträumen filtern, das Alter von Datensätzen berechnen oder Geburtstage der nächsten Woche ermitteln willst – Abfragen bieten dafür eine Fülle von eingebauten Funktionen. Dieser Artikel zeigt Dir, welche Zeitfunktionen in Access-Abfragen zur Verfügung stehen und wie Du sie gezielt einsetzt. Außerdem lernst Du die Unterschiede bei der Verwendung von Zeitfunktionen in Abfragen und Formularen/Berichten sowie in VBA kennen.

Abfragen sind nicht darauf beschränkt, nur Felder aus einer Tabelle auszugeben oder nach Feldern aus einer Tabelle zu sortieren oder zu filtern. Wir können auch mehrere Tabellen in einer Abfrage zusammenfassen und die Daten dieser Tabellen ausgeben, filtern und sortieren. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten: Wir können alle Kombinationen aus Daten verschiedener Tabellen ausgeben, wir können nur die verknüpften Datensätze von Tabellen liefern oder auch die Daten einer Tabelle liefern – unabhängig davon, ob in der verknüpften Tabelle auch verknüpfte Datensätze zur ersten Tabelle vorhanden sind. All diese Techniken schauen wir uns im vorliegenden Artikel an.

Wenn wir eine Produkttabelle nutzen, die Zahlenfelder wie beispielsweise zum Speichern des Einzelpreises enthalten, können wir diese zum Filtern nach bestimmten Preisen oder Preisbereichen verwenden. Das ist ein perfekter Einsatzzweck für Abfragen. Diese können wir für die betroffenen Felder mit einen oder mehreren Kriterien ausstatten, die wir dann auch noch mit Operatoren wie Und oder Oder verknüpfen können. Außerdem lassen sich für Zahlen, um die es sich hier handelt, exakte Vergleiche durchführen, Zahlen in bestimmten Bereichen ermitteln und vieles mehr. Dieser Artikel zeigt, wie Sie optimal nach Datensätzen mit bestimmten Werten in Zahlenfeldern suchen.

Microsoft Access ist sehr großzügig, was die Aktualisierbarkeit von Abfragen angeht. Was bedeutet Aktualisierbarkeit von Abfragen überhaupt Das heißt, dass wir den Inhalt einer Abfrage aktualisieren können. Das ist nicht zwingend bei allen Abfragen der Fall. Je nachdem, wie die enthaltenen Tabellen und Felder sowie die Beziehungen zwischen den Feldern definiert sind, kann man die in der Abfrage enthaltenen Daten entweder einfach über die Benutzeroberfläche aktualisieren oder auch nicht. In diesem Artikel schauen wir uns einmal an, was den Unterschied zwischen aktualisierbaren und nicht aktualisierbaren Abfragen ausmacht und warum man diese Grenzen nicht zu weit ausreizen sollte.

Abfragen liefern meist immer je einen Datensatz entsprechend der Anzahl der Datensätze der zugrunde liegenden Tabellen. Dabei werden in der Regel die Werte aus den Feldern der Datenquelle abgebildet. Manchmal führen wir in Abfragen Operationen auf diesen Feldern aus, beispielsweise um die Inhalte mehrerer Felder zusammenzuführen oder diese zu formatieren. Wir können in einer Abfrage jedoch auch mehrere Datensätze der Datenquelle zusammenfassen – beispielsweise, um gleichartige Datensätze nur einmal abzubilden oder um die Werte eines oder mehrerer Felder ansonsten gleicher Datensätze zusammenzufassen. So können wir Summen, Mengen und andere Funktionen anwenden. Die Abfragen, mit denen wir solche Ansichten realisieren, nennen sich Gruppierungsabfragen. Dieser Artikel liefert die Grundlagen zum Erstellen solcher Abfragen.

Im Artikel Abfragen [basics]: Kreuztabellenabfragen per Assistent (www.access-basics.de/597) haben wir uns angesehen, wie wir Kreuztabellenabfragen mit dem Assistent erstellen. Die Ergebnisse sind brauchbar – erst die Verwendung von Datumsbereichen hat uns an die Grenzen dieses Assistenten gebracht. Deshalb, und weil es noch andere Funktionen gibt, die man nur von Hand erstellen kann, schauen wir uns in diesem Artikel an, was hinter den Kulissen des Kreuztabellenabfragen-Assistenten geschieht und wie wir die Ergebnisse des Assistenten selbst erzeugen können.

Die übliche Datenblattansicht von Access ist immer gleich aufgebaut: Sie enthält als Spaltenköpfe die Feldnamen und in den Zeilen die einzelnen Datensätze. In manchem Fällen ist jedoch eine andere Ansicht erforderlich: wenn man die Inhalte zweier Felder einer Tabelle als Zeilen- und Spaltenköpfe verwenden möchte und den Inhalt eines dritten Feldes als eigentliche Werte. Dabei haben wir sogar noch den Bonus, dass wenn wir mehrere Datensätze mit den gleichen Werten für die als Spalten- und Zeilenköpfe verwendeten Felder haben, die eigentlichen Werte sogar noch mit verschiedenen Funktionen aggregieren können. Wie wir solche Kreuztabellen einrichten, zeigen wir in diesem Artikel.

Im Artikel Eingebaute Funktionen: Rund um Datum und Uhrzeit (www.access-basics.de/632) haben wir uns die eingebauten Funktionen von Access zum Arbeiten mit Datums- und Uhrzeitwerten beschäftigt. Im vorliegenden Artikel nutzen wir diese, um verschiedene Zeiträume zu ermitteln. Tage, Wochen, Monate zwischen zwei Datumsangaben, das Gleiche für Stunden, Minuten und Sekunden, Berechnen des Alters von Personen, Tage seit und bis zu bestimmten Daten und vieles mehr untersuchen wir in diesem Artikel.

Die meisten Abfragetypen unter Access lassen sich in der Entwurfsansicht zusammenstellen. Einer der Exoten, für die der Entwurf keine Funktion bietet, ist die UNION-Abfrage. Warum ist das so Weil UNION-Abfragen gleich mehrere Abfragen miteinander verbinden, und das lässt sich in der Entwurfsansicht schlicht nicht abbilden. Allerdings gibt es neben der Entwurfsansicht und der Datenblattansicht noch eine dritte Ansicht für Abfragen, nämlich die SQL-Ansicht. Diese lässt sich zu Lernzwecken übrigens auch nutzen, um einmal den SQL-Code herkömmlicher Abfragen zu untersuchen. In diesem Artikel geht es allerdings erst einmal um die UNION-Abfrage: Sie verbindet zwei oder mehr Abfragen mit einander, wobei für diese Abfragen bestimmte Regel gelten – sie müssen zum Beispiel die gleiche Anzahl Felder haben. Alles Wichtige zu UNION-Abfragen liefern die folgenden Seiten.