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Abfragen [basics]: Gruppierungen nutzen

Abfragen liefern meist immer je einen Datensatz entsprechend der Anzahl der Datensätze der zugrunde liegenden Tabellen. Dabei werden in der Regel die Werte aus den Feldern der Datenquelle abgebildet. Manchmal führen wir in Abfragen Operationen auf diesen Feldern aus, beispielsweise um die Inhalte mehrerer Felder zusammenzuführen oder diese zu formatieren. Wir können in einer Abfrage jedoch auch mehrere Datensätze der Datenquelle zusammenfassen – beispielsweise, um gleichartige Datensätze nur einmal abzubilden oder um die Werte eines oder mehrerer Felder ansonsten gleicher Datensätze zusammenzufassen. So können wir Summen, Mengen und andere Funktionen anwenden. Die Abfragen, mit denen wir solche Ansichten realisieren, nennen sich Gruppierungsabfragen. Dieser Artikel liefert die Grundlagen zum Erstellen solcher Abfragen.

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Abfragen [basics]: Kreuztabellenabfragen per Assistent

Im Artikel Abfragen [basics]: Kreuztabellenabfragen per Assistent (www.access-basics.de/597) haben wir uns angesehen, wie wir Kreuztabellenabfragen mit dem Assistent erstellen. Die Ergebnisse sind brauchbar – erst die Verwendung von Datumsbereichen hat uns an die Grenzen dieses Assistenten gebracht. Deshalb, und weil es noch andere Funktionen gibt, die man nur von Hand erstellen kann, schauen wir uns in diesem Artikel an, was hinter den Kulissen des Kreuztabellenabfragen-Assistenten geschieht und wie wir die Ergebnisse des Assistenten selbst erzeugen können.

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Abfragen [basics]: Daten auswerten mit Kreuztabellen

Die übliche Datenblattansicht von Access ist immer gleich aufgebaut: Sie enthält als Spaltenköpfe die Feldnamen und in den Zeilen die einzelnen Datensätze. In manchem Fällen ist jedoch eine andere Ansicht erforderlich: wenn man die Inhalte zweier Felder einer Tabelle als Zeilen- und Spaltenköpfe verwenden möchte und den Inhalt eines dritten Feldes als eigentliche Werte. Dabei haben wir sogar noch den Bonus, dass wenn wir mehrere Datensätze mit den gleichen Werten für die als Spalten- und Zeilenköpfe verwendeten Felder haben, die eigentlichen Werte sogar noch mit verschiedenen Funktionen aggregieren können. Wie wir solche Kreuztabellen einrichten, zeigen wir in diesem Artikel.

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Abfragen [basics]: Mit Zeiträumen rechnen

Im Artikel Eingebaute Funktionen: Rund um Datum und Uhrzeit (www.access-basics.de/632) haben wir uns die eingebauten Funktionen von Access zum Arbeiten mit Datums- und Uhrzeitwerten beschäftigt. Im vorliegenden Artikel nutzen wir diese, um verschiedene Zeiträume zu ermitteln. Tage, Wochen, Monate zwischen zwei Datumsangaben, das Gleiche für Stunden, Minuten und Sekunden, Berechnen des Alters von Personen, Tage seit und bis zu bestimmten Daten und vieles mehr untersuchen wir in diesem Artikel.

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Abfragen [basics]: Daten zusammenfassen mit UNION

Die meisten Abfragetypen unter Access lassen sich in der Entwurfsansicht zusammenstellen. Einer der Exoten, für die der Entwurf keine Funktion bietet, ist die UNION-Abfrage. Warum ist das so Weil UNION-Abfragen gleich mehrere Abfragen miteinander verbinden, und das lässt sich in der Entwurfsansicht schlicht nicht abbilden. Allerdings gibt es neben der Entwurfsansicht und der Datenblattansicht noch eine dritte Ansicht für Abfragen, nämlich die SQL-Ansicht. Diese lässt sich zu Lernzwecken übrigens auch nutzen, um einmal den SQL-Code herkömmlicher Abfragen zu untersuchen. In diesem Artikel geht es allerdings erst einmal um die UNION-Abfrage: Sie verbindet zwei oder mehr Abfragen mit einander, wobei für diese Abfragen bestimmte Regel gelten – sie müssen zum Beispiel die gleiche Anzahl Felder haben. Alles Wichtige zu UNION-Abfragen liefern die folgenden Seiten.

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Abfragen [basics]: Parameterabfragen

Abfragen sind unter Access das Schweizer Taschenmesser zum Abfragen von Daten aus verschiedenen Feldern unterschiedlicher Tabellen mit bestimmten Kriterien, Sortierungen und Gruppierungen. Bei den Kriterien gibt es allerdings einen kleinen Haken: Gelegentlich sollen nicht feste Kriterien verwendet werden, sondern der Benutzer möchte die Kriterien zur Laufzeit eingeben können. Das ist möglich, indem er immer wieder in die Entwurfsansicht wechselt, die Vergleichswerte anpasst und wieder zur Datenblattansicht umschaltet. Allerdings macht dies auf Dauer keinen Spaß. Da passt es doch gut, dass Access mit den sogenannten Parameterabfragen die Möglichkeit bietet, die Vergleichswerte

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Abfragen [basics]: Inkonsistenzen per Assistent suchen

Der Abfrage-Assistent zur Inkonsistenzsuche hat eine etwas andere Aufgabe, als man es sich eventuell vorstellt. Das kommt jedoch darauf an, welche Vorstellung vom Begriff Inkonsistenz im Bereich Datenbanken hat. In diesem Artikel klären wir die Vorstellung des Abfrage-Assistenten zur Inkonsistenzsuche davon und was wir darüber denken und zeigen, wie Du diesen Assistenten dennoch sinnvoll einsetzen kannst – nämlich um schnell Datensätze zu finden, die noch nicht über das Fremdschlüsselfeld einer bestimmten anderen Tabelle verknüpft wurden.

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Abfragen [basics]: Unterabfragen

Unterabfragen Was soll das nun wieder sein Ich kenne Unterformulare, aber Unterabfragen Nun: Unterabfragen sind ganz einfach Abfragen, deren Ergebnis als Kriterium in einer übergeordneten Abfrage verwendet wird oder deren Ergebnis als Teil des Ergebnisses der Hauptabfrage ausgegeben werden soll. Dabei gibt es für Unterabfragen spezielle Vorgaben, zum Beispiel dass diese nur ein einziges Feld zurückliefern dürfen (wobei das Feld auch eine Funktion eines Feldes sein kann wie eine Summe oder Anzahl). Wie genau man Unterabfragen definiert und wozu Du diese einsetzen kannst, zeige ich Dir in diesem Artikel.

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Abfragen [basics]: Verknüpfungseigenschaften

Zwischen den Verknüpfungseigenschaften der Beziehung von Tabellen und deren Abbild im Entwurf einer Abfrage gibt es einige Unterschiede. Während man im Beziehungenfenster eher die referenzielle Integrität, Löschweitergabe und Aktualisierungsweitergabe definiert, kümmern wir uns im Abfrageentwurf um ganz andere Eigenschaften. Die Stichworte hier lauten Full Join, Left Join, Right Join und Inner Join. Was diese Begriffe bedeuten, erklären wir in diesem Artikel – und Du erfährst auch, für welche Zwecke Du die verschiedenen Join-Typen verwenden kannst.

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Abfragen [basics]: Duplikate per Assistent suchen

Gerade wenn man Daten aus anderen Datenquellen wie Exceltabellen oder CSV-Dateien bekommt, wo der Benutzer keine Möglichkeit zur Sicherung der Qualität der Daten genutzt hat oder wenn sich im Laufe der Zeit Duplikate in vorhandenen Tabellen angesammelt haben, die einmal aufgeräumt werden sollen, will man diese Aufgabe nicht von Hand erledigen. Deshalb kommt es ganz gelegen, dass Access einen Assistenten für diese Aufgabe bietet. Mit diesem erstellen wir eine Abfrage, die für uns die Duplikate findet und anzeigt. Wie Du diesen Assistenten bedienst, zeigen wir im vorliegenden Artikel.

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