Kategorie: Abfragen für die Datenauswahl

Abfragen sind das Schweizer Taschenmesser von Access, um die Daten aus einer oder mehreren Tabellen zusammenzustellen, zu filtern, zu gruppieren und mehr. Dabei sind Abfragen wie Access selbst eine Einheit, mit der Sie die verschiedenen Aufgaben erledigen können – mit einer grafischen Entwurfsoberfläche stellen Sie die Tabellen und Felder und die gewünschten Kriterien, Sortierungen, Gruppierungen und mehr zusammen und mit der Datenblattansicht können Sie die Ergebnisse betrachten. Schließlich gibt es noch die SQL-Ansicht, mit der Sie den Code, der sich eigentlich hinter dem Entwurf verbirgt, ansehen und ändern. Und manche Abfragen erfordern sogar die Eingabe in dieser Ansicht. Wir werden in dieser Artikelreihe eingehend auf das Erstellen von Abfragen eingehen und die genannten und weitere Aspekte betrachten. Der vorliegende Artikel liefert dabei eine Übersicht und zeigt, in welchen Artikeln wir die einzelnen Themen in den kommenden Ausgaben von Access [basics] behandeln werden.

Die einfachste Möglichkeit, schnell eine Auswahlabfrage zusammenzuklicken, bietet der Auswahlabfrage-Assistent. Mit diesem wählen Sie die zugrunde liegende Tabelle oder Abfrage aus und legen die Felder fest, die im Abfrageentwurf landen sollen. Welche Möglichkeiten dieser Assistent bietet und welche nicht, lesen Sie in diesem Beitrag.

Sowohl im Sport als auch in anderen Bereichen des Lebens gibt es die Anzeige von Daten nach bestimmten Werten – Tabellenstände, Rennergebnisse, Wahlergebnisse und so weiter. Dabei kann es vorkommen, dass zwei oder mehr Einträge in dem Feld, nach dem sortiert werden soll, genau den gleichen Wert enthalten. Gibt es eine Angabe der Platzierung, soll diese dann möglichst für all diese Einträge gleich lauten. In manchen Situationen ist es sogar sinnvoll, die Platzierung dann nur für den ersten Eintrag anzuzeigen und diese für die übrigen Einträge leer zu lassen. Wie das gelingt, zeigen wir im vorliegenden Beitrag.

Im Artikel Das Beziehungen-Fenster (www.access-basics.de/529) haben wir gesehen, dass man für Beziehungen einen Verknüpfungstyp voreinstellen kann. Im vorliegenden Artikel nun schauen wir uns genauer an, was die dortigen Voreinstellungen bewirken und wie sich die Einstellungen generell in Abfragen mit verknüpften Tabellen auswirken. Dabei erfahren Sie, dass diese Verknüpfungstypen ziemlich praktisch sein können – zum Beispiel, um herauszufinden, welche Datensätze der einen Tabelle keine verknüpften Datensätze in der anderen Tabelle haben.

Wenn man lange genug mit einer Datenbank arbeitet, legt man früher oder später einen Datensatz mit redundanten Daten an. Ob es sich um einen Kunden handelt, der zum zweiten Mal in der Kunden-Tabelle erscheint oder um eine Kategorie in der Kategorientabelle – schützen können Sie sich davor nur durch das Festlegen entsprechender eindeutiger Indizes. Diese sorgen für die Meldung eines Fehlers, wenn jemand versucht, das oder die betroffenen Felder eines neuen Datensatzes mit bereits vorhandenen Daten zu füllen. Manchmal vergisst man das jedoch. Dann lautet die Aufgabe: Duplikate finden! Wie das gelingt, zeigt der vorliegende Artikel.

Die Löschweitergabe ist eines der Features der referentiellen Integrität. Bei aktivierter referentieller Integrität bewirkt die Löschweitergabe immer etwas, unabhängig davon, ob Sie die Löschweitergabe aktiviert haben oder nicht. Wenn Sie diese aktiviert haben, löscht sie die mit dem zu löschenden Datensatz verknüpften Datensätze ebenfalls. Wenn Sie sie deaktiviert haben, sorgt sie dafür, dass bereits mit anderen Datensätzen verknüpfte Datensätze nicht mehr gelöscht werden können. In diesem Artikel schauen wir uns das im Detail an und erläutern anhand von Beispielen, wann Sie die Löschweitergabe aktivieren sollten und wann nicht.

Inkonsistenzen in einem Datenbestand können an verschiedenen Stellen entstehen. Die eine Möglichkeit sind Inkonsistenzen, die in Folge von Duplikaten auftreten – also wenn Sie beispielsweise eine Kategorie in zwei verschiedenen Schreibweisen anlegen. Andere Inkonsistenzen treten bei verknüpften Daten zwischen zwei Tabellen auf, deren Beziehung nicht mit referentieller Integrität definiert ist. Hier kann es sein, dass das Fremdschlüsselfeld Werte enthält, die gar nicht im Primärschlüsselfeld der verknüpften Tabelle auftauchen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie solche Inkonsistenzen im Datenbestand aufdecken.

Unter verwaisten Datensätzen verstehen wir solche Datensätze, die nicht über eine Beziehung mit einem Datensatz der anderen an dieser Beziehung verknüpften Tabelle verknüpft sind. Manchmal sind solche Datensätze harmlos und werden unter Umständen sogar noch gebraucht. Manchmal handelt es sich dabei um Karteileichen, die man lieber entsorgen sollte. Für beide Fälle gibt es die gleiche Technik, um verwaiste Datensätze aufzufinden. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Abfragen zum Auffinden verwaister Datensätze erstellen.

Wenn Sie die Beziehung zweier Tabellen mit referentieller Integrität definiert haben und dabei die Löschweitergabe nicht aktiviert ist, können Sie Daten aus der Tabelle mit dem an der Beziehung beteiligten Primärschlüsselfeld nicht ohne weiteres löschen. Manchmal ist das aber dennoch erwünscht – beispielsweise, wenn die Daten zuvor in ein Archiv übertragen wurden. Wie Sie die Daten dann löschen, stellen wir in diesem Artikel vor.

Wenn Sie ein Datenmodell antreffen, das nicht vollständig normalisiert ist, kann es sein, dass dieses aufgrund seiner Beschaffenheit das Speichern von Duplikaten erlaubt. Das ist insbesondere interessant, wenn diese Daten in Tabellen vorliegen, die nicht der dritten Normalform entsprechen. Das bedeutet beispielsweise, dass Sie zu einer Bestellung in einer Bestellungen-Tabelle auch den Kunden inklusive Kundennummer und weiteren Kundendaten angeben. Bevor Sie eine solche Bestellungen-Tabelle in eine Bestellungen- und eine Kundentabelle aufteilen, sollten Sie sicherstellen, dass es keine Inkonsistenzen in den vermutlich bereits vorhandenen Duplikaten gibt und diese gegebenenfalls korrigieren. Um inkonsistente Daten in dieser Form zu finden, verwenden wir am einfachsten eine Abfrage. Wie Sie diese formulieren, zeigt Ihnen dieser Artikel.