Kategorie: Abfragen für die Datenauswahl

Immer wieder taucht die Frage auf, wie man in Access die Inhalte von Zahlenfelder mehrerer Datensätze aufsummiert. Unter Excel ist das einfach – dort trägt man einfach die Summe aus der Summe bis zur vorherigen Zeile plus dem Wert der aktuellen Zeile ein. ändert man Werte, ändern sich auch die Summen. Im Artikel „Laufende Summen in Tabellen“ haben wir uns angesehen, wie dies mit einem zusätzlichen Feld in Tabelle gelingt. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie dies unter Access unter Verwendung von Abfragen gelingt.

Dass gespeicherte Abfragen selbst wieder als Pseudotabellen in andere Abfragen integriert und dort mit anderen Tabellen verknüpft werden können, dürfte Ihnen bekannt sein. Weniger verbreitet jedoch sind jene Abfragen, die ungespeichert als SQL-Ausdruck zur Berechnung von Feldinhalten und Bedingungen dienen. Diese mit den Schlagwörtern Unterabfrage oder Subselect bezeichneten Ausdrücke sind Gegenstand dieses Beitrags.

In der vorigen Ausgabe von Access [basics] schnitten wir das Thema UNION-Abfragen bereits an. Dort wurde ein Kombinationsfeld zur Formularnavigation mit einem UNION-SELECT-Ausdruck als Datenherkunft belegt. Deshalb nehmen wir diese SQL-Spezialität hier einmal etwas allgemeiner unter die Lupe und betrachten zusammengesetzte Abfragen im Detail.

Ob für die Berechnung von Feldern oder für Kriterien, um den Einsatz von VBA-Funktionen in Abfragen und SQL-Ausdrücken werden Sie häufig nicht herum kommen. Die Liste von originären Funktionen der Access-SQL-Engine ist ziemlich kurz, und für alle weitergehenden Rechenaufgaben verwendet Access nach Aussage von Microsoft den sogenannten VBA Expression Service. Betrachten wir in diesem Beitrag, wie beide zusammenspielen und auf was hier das Augenmerk liegen sollte.

Was helfen Artikel-, Kunden-, Bestell- und sonstige Daten, wenn Sie diese zwar schön in einem Formular darstellen, aber diese nicht entsprechend filtern können In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie verschiedene individuelle Filterkriterien mithilfe entsprechender Steuerelemente im Formular festlegen können. Damit filtern Sie dann die in einem Unterformular enthaltenen Daten – in diesem Fall Artikelstammdaten.

Zur Darstellung von Daten mit Balkendiagrammen gibt es verschiedene Varianten. Wenn man beachtet, dass ein Balkendiagramm eine sehr einfache Visualisierung zum Vergleichen von Zahlenwerten ist, sollte man sich fragen, wie man dies mit einfachsten Mitteln hinbekommt. In diesem Fall ist es einfach: Die Länge des Balkens soll ja schlicht und einfach einem Zahlenwert entsprechen. Warum also nicht einfach für jeden Datensatz ein beliebiges Zeichen entsprechend diesem Zahlenwert anzeigen Wie dies gelingt, zeigt der vorliegende Artikel.

Wenn Sie Kreuztabellenabfragen erstellen, die Daten nach dem Datum gruppieren, gibt es einige Besonderheiten gegenüber einfachen Kreuztabellenabfragen. Dazu gehört etwa die Festlegung der Datumsintervalle oder das Anpassen der Spaltenüberschriften. Außerdem zeigen wir in diesem Artikel, wie Sie in einer Kreuztabellenabfrage mit Parametern etwa zum Einschränken des betroffenen Zeitraums arbeiten.

Herkömmliche Auswahlabfragen liefern zeilenweise Daten, wobei jede Zeile gegebenenfalls noch die aggregierten Werte für eine Gruppe von Datensätzen enthält – dies erreichen Sie durch die Gruppierung der Abfragedaten. Wenn die Daten nach mehreren Feldern gruppiert werden sollen, also beispielsweise nach Kunde und Artikel, wird dies in einer Auswahlabfrage schnell unübersichtlich. Den nötigen überblick erhalten Sie, wenn Sie solche Daten in einer Kreuztabelle anzeigen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Kreuztabellen erstellen und was Sie dabei beachten müssen.

Abfragen lassen sich längst nicht nur dazu benutzen, die gewünschten Felder oder Datensätze einer oder mehrerer Tabellen darzustellen. Sie können Daten auch nach bestimmten Kriterien zu Gruppen zusammenfassen und für diese Gruppen verschiedene Informationen abfragen – beispielsweise die Summe bestimmter Zahlenwerte, den größten oder kleinsten Wert und vieles mehr. In diesem Artikel erfahren Sie alles über die Gruppierungsfunktionen in Abfragen.