Abfragen [basics]: Aktualisierbare Abfragen

Microsoft Access ist sehr großzügig, was die Aktualisierbarkeit von Abfragen angeht. Was bedeutet Aktualisierbarkeit von Abfragen überhaupt Das heißt, dass wir den Inhalt einer Abfrage aktualisieren können. Das ist nicht zwingend bei allen Abfragen der Fall. Je nachdem, wie die enthaltenen Tabellen und Felder sowie die Beziehungen zwischen den Feldern definiert sind, kann man die in der Abfrage enthaltenen Daten entweder einfach über die Benutzeroberfläche aktualisieren oder auch nicht. In diesem Artikel schauen wir uns einmal an, was den Unterschied zwischen aktualisierbaren und nicht aktualisierbaren Abfragen ausmacht und warum man diese Grenzen nicht zu weit ausreizen sollte.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank AbfragenBasics_AktualisierbareAbfragen.accdb.

Woran erkennt man eine nicht aktualisierbare Abfrage

Wir gehen hier davon aus, dass wir uns die zu untersuchende Abfrage in der Datenblattansicht der jeweiligen Abfrage anschauen.

Hier gibt es zunächst einmal ein eindeutiges Zeichen, das eine Abfrage nicht aktualisierbar ist, und zwar die Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Datensatzes in der Navigationsleiste der Abfrage. Wenn diese aktiviert ist, dann ist auch die Abfrage aktualisierbar – wie bei der einfachen Abfrage auf Basis der Tabelle tblBuecher aus Bild 1.

Bild 1: Aktualisierbare Abfrage

Scrollen wir weiter nach unten, entdecken wir einen neuen, leeren Datensatz – auch dies ist ein Merkmal einer aktualisierbaren Abfrage (siehe Bild 2).

Bild 2: Ein weiteres Merkmal einer aktualisierbaren Abfrage

Die einfachste Art, eine Abfrage in eine nicht aktualisierbare Abfrage umzuwandeln, ist das Einstellen der Eigenschaft Recordsettyp in den Abfrage-Eigenschaften auf den Wert Snapshot (siehe Bild 3).

Bild 3: Eine Snapshot-Abfrage ist nicht aktualisierbar.

Wechseln wir danach in die Datenblattansicht, ist die Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Datensatzes deaktiviert. Außerdem ist auch die Zeile mit dem neuen, leeren Datensatz verschwunden (siehe Bild 4).

Bild 4: Eine nicht aktualisierbare Abfrage

Doch hier soll es weniger um Abfragen gehen, die durch Einstellungen wie die oben genannte nicht aktualisierbar sind, sondern deren Entwurf dafür sorgt, dass die Daten nicht mehr aktualisierbar sind. Dabei schauen wir uns genau an, was den Ausschlag dafür gibt, ob eine Abfragen noch aktualisierbar ist oder nicht.

Nicht aktualisierbare Abfrageentwürfe