Kategorie: Reporting mit Berichten

Berichte [basics]: 1:n-Daten im Bericht ausgeben

2026, 3/2026, Reporting mit Berichten

In Formularen ist die Sache bei unserer Beispieldatenbank „Bücherverwaltung“ klar: Sollen zu jedem Leser seine Ausleihen erscheinen, legen wir ein Hauptformular für die Leser an und setzen ein Unterformular für die Ausleihen hinein. Wer diesen Weg in einen Bericht übertragen will, sucht folgerichtig nach dem Unterbericht – und fährt damit einen Umweg. Berichte lösen das Problem anders, nämlich mit einer einzigen Abfrage und einer Gruppierung. Warum das so ist, wie es Schritt für Schritt gelingt und welche Stolpersteine dabei auf uns warten, liest Du in diesem Artikel.

Weiterlesen

Berichte [basics]: Wiederholte Werte ausblenden

2026, 3/2026, Reporting mit Berichten

Im Artikel Berichte [basics]: 1:n-Daten im Bericht ausgeben (www.access-basics.de/****) haben wir Leser und Ausleihen über eine Gruppierung getrennt: der Leser im Gruppenkopf, seine Ausleihen darunter. Manchmal will man aber gar keine Blöcke, sondern eine schlichte Liste – eine Zeile je Ausleihe, den Lesernamen links daneben, so wie man es aus einer Tabellenkalkulation kennt. Nur steht der Name dann in jeder Zeile erneut. Access bietet dafür eine Eigenschaft an, die genau das abstellt – und die tückischer ist, als ihr Name vermuten lässt. Was sie kann, was sie nicht kann und wie Du ihr die entscheidende Schwäche austreibst, liest Du in diesem Artikel.

Weiterlesen

Berichte [basics]: Unterberichte einsetzen

2026, 3/2026, Reporting mit Berichten

Bisher haben wir Berichte gebaut, die Daten aus verknüpften Tabellen über eine Gruppierung strukturieren – der Leser im Gruppenkopf, seine Ausleihen darunter. Das funktioniert tadellos, solange es eine Liste je Datensatz gibt. Sobald es zwei werden, bricht das Verfahren zusammen, und zwar so unauffällig, dass man es leicht übersieht. Wir bauen deshalb einen Steckbrief für Bücher – mit den Autoren und der Ausleihhistorie -, sehen zu, wie er scheitert, und lösen das Problem mit Unterberichten. Wie das gelingt, liest Du in diesem Artikel.

Weiterlesen

Berichte [basics]: Bericht als PDF speichern

1/2026, 2026, Reporting mit Berichten

Einen Bericht als PDF-Datei zu speichern gehört in vielen Access-Anwendungen zum Alltag: Rechnungen, Lieferscheine, Auswertungen – all das lässt sich direkt aus Access heraus als PDF exportieren und per E-Mail versenden oder archivieren. Access bietet dafür gleich mehrere Wege: über die Benutzeroberfläche für den schnellen Export von Hand, und über VBA für den automatisierten Einsatz. In diesem Artikel zeigen wir beide Varianten und gehen besonders auf den VBA-Weg ein, der auch das Filtern des Berichts vor dem Export erlaubt.

Weiterlesen

Berichte [basics]: Berichte per VBA öffnen

2025, 5/2025, Reporting mit Berichten

Der Access-Poweruser öffnet seine Berichte einfach durch einen Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag im Navigationsbereich. Wenn er den Bericht nach bestimmten Daten filtern möchte, kann er dies durch das Definieren von Parametern in der Datensatzquelle des Berichts erledigen und die Parameter beim Öffnen eingeben. Einen Schritt weiter gehen wir, wenn wir die Kriterien für den Bericht per Formular festlegen und diese in der Abfrage des Berichts referenzieren. Das ist aber immer noch recht unflexibel. Wenn der Bericht nach beliebigen Kriterien gefiltert werden und dieser über eine Schaltfläche geöffnet werden soll, die der Benutzer über ein Formular definiert, können wir dazu VBA nutzen. Wie das gelingt, zeigen wir in den folgenden Abschnitten.

Weiterlesen

Berichte [basics]: Grundlagen

2025, 4/2025, Reporting mit Berichten

Berichte sind das Reporting-Tool von Microsoft Access. Damit erstellst Du Dokumente auf Basis der Daten Deiner Datenbank, die Du zum Bespiel zum Ausdrucken oder zum Erstellen von PDF-Dokumenten nutzen kannst. In diesem Artikel zeigen wir die Grundlagen zur Erstellung von Berichten. In weiteren Teilen der Reihe Berichte [basics] gehen wir auf die verschiedenen Möglichkeiten von Berichten ein und zeigen, wir die Daten aus unterschiedlichen Beziehungsarten in Berichten angezeigt werden können.

Weiterlesen

Berichte [basics]: Berichte gruppieren

2025, 4/2025, Reporting mit Berichten

Wenn wir gebundene Steuerelemente im Detailbereich eines Berichts anordnen, erhalten wir bereits eine implizite erste Gruppierung – nämlich nach jedem einzelnen Datensatz. Ein wichtiger Unterschied von Berichten zu Formularen ist, dass wir noch weitere Gruppierungsebenen hinzufügen können, ohne beispielsweise Unterberichte zu nutzen. Wir fügen einfach eine Gruppierung nach einem bestimmten Feld hinzu und können für diese Gruppierung einen Gruppenkopf und/oder einen Gruppenfußbereich anzeigen lassen. Wie das genau funktioniert und welche Vorteile es bringt, zeigen wir in diesem Artikel.

Weiterlesen

Berichte [basics]: Zeit sparen per Berichtsvorlage

2025, 4/2025, Reporting mit Berichten

Wenn wir einen Bericht neu erstellen, zum Beispiel in der Entwurfsansicht, wird dieser von Access mit den Standardeigenschaften für Berichte ausgestattet. Gleiches gilt für die enthaltenen Steuerelemente. Wie sich im Artikel Berichte [basics]: Grundlagen zeigte, sind nicht all diese Einstellungen für jeden Anwendungsfall optimal. Deshalb wollen wir in diesem Artikel zeigen, wie wir die Standardeinstellungen für Berichte und die enthaltenen Steuerelemente nach unseren eigenen Wünschen und Bedürfnissen anpassen können. Dazu erstellen wir eine Berichtsvorlage, in der wir die relevanten Eigenschaften auf die passenden Werte einstellen. Legen wir danach einen neuen, leeren Bericht an, werden diese Einstellungen direkt übernommen und wir können wertvolle Zeit für unnötige Arbeiten sparen.

Weiterlesen

Berichte [basics]: Steuerelemente ausrichten

2025, 4/2025, Reporting mit Berichten

Ein wichtiger Aspekt beim Erstellen von Berichten ist, genau wie bei Formularen, eine saubere Anordnung der Steuerelemente, damit das PDF oder das gedruckte Dokument ordentlich aussieht. Dabei spielen die im Ribbon unter Anordnen zu findenden Vorlagen eine wichtige Rolle – genau wie die verschiedenen Tools des Berichtsentwurfs zum Ausrichten von Steuerelementen oder dem Anpassen ihrer Größe. In diesem Artikel schauen wir uns die verschiedenen Hilfsmittel für die saubere Gestaltung von Berichten an.

Weiterlesen