Kategorie: Reporting mit Berichten

Mit Berichten kann man mehr anstellen, als dies bei Betrachtung der Entwurfsansicht und der Eigenschaften den Anschein macht. So können Sie mit Berichten auch durchaus mehrere Datensätze pro Zeile anzeigen, was durch reines Platzieren von Steuerelementen in den entsprechenden Bereichen allerdings nur in der mehrspaltigen Ansicht möglich ist. In diesem Artikel schauen wir uns die verschiedenen Möglichkeiten an.

Wie Sie Kommunikationsdaten wie Telefon- und Faxnummern oder E-Mail-Adressen komfortabel verwalten, haben Sie bereits im Artikel Kommunikationsdaten im Griff in Ausgabe 2/2012 erfahren. Nun wollen wir diese Daten aufgreifen und sie in einem Bericht ausgeben. Klar: Heutzutage hat man normalerweise alle Telefonnummern im Handy gespeichert und wählte diese direkt an. Es gibt aber sicher noch viele Menschen, die gern eine Telefonliste auf dem Schreibtisch liegen haben.

Im Artikel Kommunikationsdaten als Bericht in Ausgabe 11-12/2015 haben Sie erfahren, wie Sie mehrere Datensätze mit teilweise gleichen Daten ohne Wiederholungen ausgeben. Dies wollen wir in diesem Artikel verfeinern, indem wir die wiederholt auftretenden Daten gleich in einen Gruppenkopf und nur die eindeutigen Daten im Detailbereich anzeigen. Das ganze verteilen wir noch auf mehrere Spalten und fügen ein paar schicke Icons hinzu – fertig ist die perfekte Telefonliste!

Häufig unterschätzt man als Entwickler den Umfang von Daten, welche die Anwender der Datenbank zu Papier bringen möchten. Sollen diese Ausdrucke ansprechend gestaltet sein, so kommen Sie nicht umhin, dafür Berichte zu erstellen – der Ausdruck von Formularen sieht selten gut aus. Auch wenn Access über seine Oberfläche für den Druck alles mitbringt, stoßen Sie spätestens dann auf Probleme, wenn Sie auf die eingebauten Menüelemente verzichten und den Druck per VBA steuern wollen.

In Ausgabe 2/2012 haben wir bereits Tabellen und Formulare zum Verwalten von Bestellungen vorgestellt. Nun liefern wir einen Bericht nach, mit dem Sie pro Bestellung eine eigene Rechnung erstellen können. Mit einer Rechnung treffen wir dabei auf ein typisches Beispiel für den Einsatz von Berichten.

Daten landen meist in tabellarischer Form in Berichten (Ausnahmen wie Rechnungen et cetera bestägigen die Regel). Oft braucht eine solche Liste nicht annähernd die komplette Seitenbreite. Zum Glück bietet Access die Möglichkeit, Berichte mehrspaltig auszugeben. Dieser Artikel zeigt, wo Sie die Spaltenanzahl eines Berichts einstellen und was Sie beachten müssen, damit Ihre Daten genau nach Wunsch auf die verschiedenen Spalten aufgeteilt werden.

Wer mit Access arbeitet, möchte in der Regel auch die enthaltenen Daten hübsch aufbereitet als Bericht präsentieren. Damit der Bericht erscheint, ist allerdings noch ein wenig Handarbeit nötig: Schließlich wollen Sie dem Benutzer Ihrer Datenbank ja hoffentlich nicht das Datenbankfenster oder den Navigationsbereich als Steuerzentrale anbieten, sondern das öffnen von Berichten und anderen Elementen per Menü, Ribbon oder schlicht von einem Formular aus ermöglichen. Dieser Artikel liefert die nötigen Grundlagen zum Anzeigen von Berichten.

Berichte bieten zwei Möglichkeiten, Daten hierarchisch zu strukturieren: per Unterbericht oder durch sogenannte Gruppierungen. Letztere ermöglicht es beispielsweise, alle Bestellungen eines Kunden anzuzeigen und zu jeder Bestellung auch noch die Bestelldetails mit den Artikeln anzuzeigen oder alle Artikelkategorien mit den dazugehörigen Artikel zu präsentieren. Gruppierungen erlauben dabei eine ganze Reihe von Einstellungen, die dieser Artikel vorstellt.

Berichte bringen einige Eigenschaften mit sich, die man kennen sollte, wenn man optisch ansprechende und funktionale Berichte erstellen möchte. Diese stellen wir im vorliegenden Artikel vor. Sie erfahren hier beispielsweise, wie Sie Duplikate ausblenden, wenn mehrere Datensätze hintereinander teilweise gleiche Daten enthalten. Oder wie Sie den Raum für leere Textfelder freigeben, damit der übrige Inhalt nach oben rutschen kann. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Seitenwechsel an der gewünschten Stelle unterbringen.