Kommunikationsdaten als Bericht

Wie Sie Kommunikationsdaten wie Telefon- und Faxnummern oder E-Mail-Adressen komfortabel verwalten, haben Sie bereits im Artikel Kommunikationsdaten im Griff in Ausgabe 2/2012 erfahren. Nun wollen wir diese Daten aufgreifen und sie in einem Bericht ausgeben. Klar: Heutzutage hat man normalerweise alle Telefonnummern im Handy gespeichert und wählte diese direkt an. Es gibt aber sicher noch viele Menschen, die gern eine Telefonliste auf dem Schreibtisch liegen haben.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1511_Kommunikationsdatenbericht.accdb.

Ausgangsdaten

Die Beispieldatenbank enthält die Tabellen aus Bild 1. Neben der Tabelle tblKunden, die über das Fremdschlüsselfeld AnredeID mit der Tabelle tblAnreden verknüpft ist, gibt es zwei weitere Tabellen, die für uns interessant sind.

Bild 1: Beziehungslayout der Beispieldatenbank

Die erste heißt tblKommunikationsarten und enthält alle möglichen Kommunikationsarten wie Telefon dienstlich, Telefax dienstlich, Mobil privat und so weiter (siehe Bild 2).

Bild 2: Daten der Tabelle tblKommunikationsarten

Die zweite Tabelle heißt tblKommunikationsdetails und verknüpft die Kunden aus der Tabelle tblKunden mit den Datensätzen der Tabelle tblKommunikationsdetails.

Sie dient also als Verknüpfungstabelle für eine m:n-Beziehung zwischen Kunden und Kommunikationsdaten und steuert noch Detaildaten zu jeder Verknüpfung bei – wie etwa die Telefonnummer oder Mailadresse (siehe Bild 3).

Bild 3: Daten der Tabelle tblKommunikationsdetails

Bericht erstellen

Der Bericht zur Darstellung der Kommunikationsdaten soll Daten aus allen im Datenmodell enthaltenen Tabellen außer der Tabelle tblAnreden anzeigen. Dazu gehören Vorname, Nachname, Kommunikationsdetail und Kommunikationsart. Also stellen wir zunächst eine entsprechende Datenherkunft in Form einer Abfrage zusammen, die wie in Bild 4 aussieht und die wie unter dem Namen qryKommunikationsdaten speichern.

Bild 4: Entwurf der Datenherkunft des Berichts

Nun können wir bereits den Bericht erstellen und diesen unter dem Namen rptKommunikationsdaten speichern. Dem Bericht weisen Sie dann für die Eigenschaft Datensatzquelle die soeben erstellte Abfrage qryKommunikationsdaten zu (siehe Bild 5).

Bild 5: Zuweisen der Datenherkunft an den Bericht

Danach wollen wir uns Schritt für Schritt dem perfekten Kommunikationsdaten-Bericht annähern. Als Erstes tragen wir im Detailbereich einfach die benötigten Daten in tabellarischer Form ein – also die Felder Vorname, Nachname, Firma, Kommunikationsart und Kommunikationsdetail. Außerdem benötigen wir natürlich entsprechende Spaltenüberschriften. Wo sollen diese erscheinen Am besten auf jeder Seite. Dann können wir den Berichtsbereich namens Seitenkopf für die Spaltenüberschriften nutzen.

Unter den moderneren Access-Versionen, also ab Version 2007, ziehen Sie die Felder einfach wie gewohnt aus der Feldliste in den Detailbereich des Formulars. Diese sind nun noch alle markiert (falls nicht, markieren Sie alle Steuerelemente durch Aufziehen eines entsprechenden Rahmens).

Tabellarisches Layout einrichten

Anschließend wechseln Sie im Ribbon zum Tab Anordnen. Dort finden Sie links in der Gruppe Tabelle die Schaltfläche Tabelle (siehe Bild 6).

Bild 6: Vorbereiten der Steuerelemente für das tabellarische Layout

Ein Klick auf diese Schaltfläche ordnet alle markierten Steuerelemente so an, dass die Bezeichnungsfelder als Spaltenköpfe in den Seitenkopf-Bereich verschoben werden. Die gebundenen Felder verbleiben im Detailbereich, werden dort aber ebenfalls nebeneinander angeordnet, und zwar genau unter den jeweiligen Bezeichnungsfeldern. Der Clou ist, dass Sie nun die Breite der Steuerelemente anpassen können und dabei die Bezeichnungsfelder ihre Breite entsprechend ändern. Die gebundenen Steuerelemente werden im Detailbereich gegebenenfalls etwas zu weit unten angeordnet. Wenn Sie diese en bloc nach oben verschieben wollen, markieren Sie einfach nur diese Steuerelemente. Ziehen Sie dann an der oberen Markierung eines der Steuerelemente nach oben und vergrößern Sie so die Höhe, bis der gewünschte Abstand zum oberen Rand des Detailbereichs erreicht ist. Dann ziehen Sie den unteren Rand nach oben, bis Sie die vorherige Höhe wieder hergestellt haben (siehe Bild 7).

Bild 7: Felder der Datenherkunft im tabellarischen Layout

Optische Anpassungen

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