Kategorie: Formulare für die Dateneingabe

Nutzen wir ein Haupt- und ein Unterformular zur Darstellung von Daten aus 1:n- oder m:n-Beziehungen, kann es zu unerwarteten Problem kommen: Plötzlich verschwinden Datensätze aus dem Unterformular oder es tauchen später Datensätze in der Tabelle mit dem an der Beziehung beteiligten Fremdschlüsselfeld auf, die keinen Wert in diesem Feld haben. In beiden Fällen kann es sein, dass eine unbewusste Fehlbedienung des Gespanns aus Haupt- und Unterformular verantwortlich ist. In diesem Artikel schauen wir uns zunächst einmal an, wie wir diese Probleme reproduzieren können und schauen uns dann einen praktischen Lösungsansätze an.

Access bietet langem verschiedene Darstellungsarten für Formulare und für Datenbankobjekte allgemein an. Standardmäßig erscheinen diese Objekte nach dem Öffnen im sogenannten Registerkartenformat. Das mag für den einen oder anderen Einsatz praktisch sein, für andere jedoch nicht. Zum Glück kann man die Anzeige in den Optionen von Access einstellen, sodass sich für jeden Anwendungsfall die passende Konfiguration festlegen lässt. In diesem Artikel zeigen wir, welche verschiedenen Ansichten es gibt und wie wir diese mit den Access-Optionen einstellen können.

Im Artikel haben wir uns bereits angesehen, wie man die Daten einer m:n-Beziehung mit Haupt- und Unterformular verwalten kann. Wir wollen nun eine Alternative dazu betrachten, bei der wir die Daten der beiden per m:n-Beziehung verknüpften Tabellen mithilfe zweier Listenfelder anzeigen und verwalten wollen. In diesem Fall schauen wir uns die Daten der Tabellen tblBuecher und tblKategorien an, die über die Tabelle tblBuecherKategorien miteinander verknüpft sind. Wir wollen dazu in einem Formular jeweils einen Buchdatensatz anzeigen in zwei Listenfeldern jeweils die dem Buch zugeordneten Kategorien und die nicht zugeordneten Kategorien. Als Sahnehäubchen fügen wir noch einige VBA-Funktionen hinzu, mit denen wir einem Buch neue Kategorien zuweisen oder diese entfernen können.

Tabellen in einer m:n-Beziehung sind Tabellen, die über eine Verknüpfungstabelle miteinander verknüpft sind, sodass jeder Datensatz der ersten Tabelle mit jedem Datensatz der zweiten Tabelle verknüpft werden kann. Die Verknüpfungstabelle realisiert das mit je einem Fremdschlüsselfeld zum Verknüpfen dieser beiden Tabellen. Wollen wir dies in Formularen darstellen, sodass der Benutzer komfortabel mit den Daten in dieser Beziehungsart arbeiten kann, können wir die Daten in einem Hauptformular mit einem Unterformular darstellen. Auch unter den m:n-Beziehungen gibt es verschiedene Variationen. Wir bilden in diesem Artikel die Variante ab, bei der die m:n-Verknüpfungstabelle neben den eigentlichen Verknüpfungsdaten noch weitere Informationen aufnimmt, die sich auf die jeweilige Kombination der Datensätze der beiden Tabellen beziehen.

Wenn wir ein Access-Formular einfach per Doppelklick oder einen Befehl wie DoCmd.OpenForm öffnen, können wir damit in der Regel alle möglichen Datenoperationen durchführen: Neue Datensätze anlegen und vorhandene Datensätze bearbeiten und löschen. Es kann jedoch auch einmal vorkommen, dass der Benutzer die Daten nur betrachten können soll. Oder er soll ein Formular nur zum Anlegen, nur zum Bearbeiten oder sogar nur zum Löschen nutzen können. Vielleicht benötigen wir auch eine Kombination dieser Aktionen. Für all diese Einsatzzwecke können wir das Formular mit entsprechenden Einstellungen versehen. Welche Eigenschaften dies sind und wie wir sie einstellen, zeigen wir in diesem Artikel.

Wenn wir ein Formular mit Daten füllen wollen, gibt es drei Möglichkeiten: Wir weisen direkt eine komplette Tabelle als Datensatzquelle hinzu, legen eine bereits zuvor angelegte Abfrage aus dem Navigationsbereich fest oder wir nutzen den in den Formularentwurf integrierten Abfrageentwurf, um die benötigte Abfrage zu definieren. In diesem Artikel schauen wir uns einmal an, wie sich die letztgenannten beiden Möglichkeiten unterscheiden und welche Variante wir bevorzugen sollten – und welche fortgeschritteneren Optionen es noch gibt.

Die 1:n-Beziehung ist die wichtigste Beziehung in Datenmodellen. Deshalb ist es wichtig, die Darstellungsformen von Daten aus einer 1:n-Beziehung zu kennen, wenn man Datenbankanwendungen programmiert. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, die wir in diesem Übersichtsartikel einmal vorstellen.

Die einfachste Abbildung von 1:n-Beziehungen in Formularen ist die, bei der wir die Daten der Mastertabelle als Datensatzquelle verwenden und die Daten der verknüpften Detailtabelle nur über ein Kombinationsfeld verfügbar machen, das dem Fremdschlüsselfeld der Beziehung entspricht. Damit können wir zunächst einmal nicht die Daten aus der Detailtabelle bearbeiten, was aber auch in den meisten Fällen gar nicht notwendig ist. Und sollte dies doch einmal erforderlich sein, gibt es genügend Möglichkeiten, den verknüpften Datensatz dennoch zu bearbeiten. In diesem Artikel schauen wir uns jedoch erst einmal an, wie einfach es ist, eine 1:n-Beziehung in einem Formular abzubilden, wenn man die richtige Vorarbeit geleistet hat. Und wir zeigen auch, welche Schritte notwendig sind, wenn das nicht geschehen ist.