Formulare [basics]: Benannte oder integrierte Abfrage

Wenn wir ein Formular mit Daten füllen wollen, gibt es drei Möglichkeiten: Wir weisen direkt eine komplette Tabelle als Datensatzquelle hinzu, legen eine bereits zuvor angelegte Abfrage aus dem Navigationsbereich fest oder wir nutzen den in den Formularentwurf integrierten Abfrageentwurf, um die benötigte Abfrage zu definieren. In diesem Artikel schauen wir uns einmal an, wie sich die letztgenannten beiden Möglichkeiten unterscheiden und welche Variante wir bevorzugen sollten – und welche fortgeschritteneren Optionen es noch gibt.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank FormulareBasics_BenannteOderIntegrierteAbfrage.accdb.

Auswahl der Datensatzquelle

Ein Formular kann die Daten aus Tabellen oder Abfragen anzeigen. Damit die Daten überhaupt verfügbar werden, müssen wir über die Eigenschaft Datensatzquelle festlegen, welche Tabelle oder Abfrage wir verwenden wollen (siehe Bild 1).

Bild 1: Auswahl der Datensatzquelle für ein Formular

Dabei ist die Auswahl der in der Datenbank enthaltenen Tabellen und Abfragen nur die offensichtlichste Möglichkeit, eine Datensatzquelle zu selektieren. Wir können auch auf die Schaltfläche mit den drei Punkten klicken und öffnen so die Entwurfsansicht einer Abfrage. Ob diese bereits Tabellen und Felder enthält, hängt davon ab, ob die Eigenschaft Datensatzquelle bereits Informationen enthält. Hier gibt es folgende Möglichkeiten:

• Die Eigenschaft Datensatzquelle ist leer: Dann wird ein neuer, leerer Abfrageentwurf geöffnet. Hier können wir nun Tabellen und Abfragen hineinziehen und die Felder für das Abfrageergebnis auswählen.
• Die Eigenschaft Datensatzquelle enthält bereits den Namen einer Tabelle: Dann erscheint die Meldung aus Bild 2, mit der man durch Betätigen der Schaltfläche Ja einen neuen Abfrageentwurf öffnet, der bereits die ausgewählte Tabelle als Datenquelle enthält. Es befinden sich dann allerdings noch keine Felder im Entwurfsraster.



Bild 2: Rückfrage, ob eine neue Abfrage erstellt werden soll