2025 - Access [basics]

Berichte [basics]: Grundlagen

1. August 2025 André Minhorst 2025, 4/2025, Reporting mit Berichten

Berichte sind das Reporting-Tool von Microsoft Access. Damit erstellst Du Dokumente auf Basis der Daten Deiner Datenbank, die Du zum Bespiel zum Ausdrucken oder zum Erstellen von PDF-Dokumenten nutzen kannst. In diesem Artikel zeigen wir die Grundlagen zur Erstellung von Berichten. In weiteren Teilen der Reihe Berichte [basics] gehen wir auf die verschiedenen Möglichkeiten von Berichten ein und zeigen, wir die Daten aus unterschiedlichen Beziehungsarten in Berichten angezeigt werden können.

Berichte [basics]: Berichte gruppieren

1. August 2025 André Minhorst 2025, 4/2025, Reporting mit Berichten

Wenn wir gebundene Steuerelemente im Detailbereich eines Berichts anordnen, erhalten wir bereits eine implizite erste Gruppierung – nämlich nach jedem einzelnen Datensatz. Ein wichtiger Unterschied von Berichten zu Formularen ist, dass wir noch weitere Gruppierungsebenen hinzufügen können, ohne beispielsweise Unterberichte zu nutzen. Wir fügen einfach eine Gruppierung nach einem bestimmten Feld hinzu und können für diese Gruppierung einen Gruppenkopf und/oder einen Gruppenfußbereich anzeigen lassen. Wie das genau funktioniert und welche Vorteile es bringt, zeigen wir in diesem Artikel.

Berichte [basics]: Zeit sparen per Berichtsvorlage

1. August 2025 André Minhorst 2025, 4/2025, Reporting mit Berichten

Wenn wir einen Bericht neu erstellen, zum Beispiel in der Entwurfsansicht, wird dieser von Access mit den Standardeigenschaften für Berichte ausgestattet. Gleiches gilt für die enthaltenen Steuerelemente. Wie sich im Artikel Berichte [basics]: Grundlagen zeigte, sind nicht all diese Einstellungen für jeden Anwendungsfall optimal. Deshalb wollen wir in diesem Artikel zeigen, wie wir die Standardeinstellungen für Berichte und die enthaltenen Steuerelemente nach unseren eigenen Wünschen und Bedürfnissen anpassen können. Dazu erstellen wir eine Berichtsvorlage, in der wir die relevanten Eigenschaften auf die passenden Werte einstellen. Legen wir danach einen neuen, leeren Bericht an, werden diese Einstellungen direkt übernommen und wir können wertvolle Zeit für unnötige Arbeiten sparen.

Berichte [basics]: Steuerelemente ausrichten

1. August 2025 André Minhorst 2025, 4/2025, Reporting mit Berichten

Ein wichtiger Aspekt beim Erstellen von Berichten ist, genau wie bei Formularen, eine saubere Anordnung der Steuerelemente, damit das PDF oder das gedruckte Dokument ordentlich aussieht. Dabei spielen die im Ribbon unter Anordnen zu findenden Vorlagen eine wichtige Rolle – genau wie die verschiedenen Tools des Berichtsentwurfs zum Ausrichten von Steuerelementen oder dem Anpassen ihrer Größe. In diesem Artikel schauen wir uns die verschiedenen Hilfsmittel für die saubere Gestaltung von Berichten an.

Abfragen [basics]: Nach Zahlenfeldern filtern

1. Juni 2025 André Minhorst 2025, 3/2025, Abfragen für die Datenauswahl

Wenn wir eine Produkttabelle nutzen, die Zahlenfelder wie beispielsweise zum Speichern des Einzelpreises enthalten, können wir diese zum Filtern nach bestimmten Preisen oder Preisbereichen verwenden. Das ist ein perfekter Einsatzzweck für Abfragen. Diese können wir für die betroffenen Felder mit einen oder mehreren Kriterien ausstatten, die wir dann auch noch mit Operatoren wie Und oder Oder verknüpfen können. Außerdem lassen sich für Zahlen, um die es sich hier handelt, exakte Vergleiche durchführen, Zahlen in bestimmten Bereichen ermitteln und vieles mehr. Dieser Artikel zeigt, wie Sie optimal nach Datensätzen mit bestimmten Werten in Zahlenfeldern suchen.

Formulare [basics]: Probleme mit Form und Subform

1. Juni 2025 André Minhorst 1/2025, 2/2025, 2025, 3/2025, Formulare für die Dateneingabe

Nutzen wir ein Haupt- und ein Unterformular zur Darstellung von Daten aus 1:n- oder m:n-Beziehungen, kann es zu unerwarteten Problem kommen: Plötzlich verschwinden Datensätze aus dem Unterformular oder es tauchen später Datensätze in der Tabelle mit dem an der Beziehung beteiligten Fremdschlüsselfeld auf, die keinen Wert in diesem Feld haben. In beiden Fällen kann es sein, dass eine unbewusste Fehlbedienung des Gespanns aus Haupt- und Unterformular verantwortlich ist. In diesem Artikel schauen wir uns zunächst einmal an, wie wir diese Probleme reproduzieren können und schauen uns dann einen praktischen Lösungsansätze an.

VBA [basics]: Aller Anfang ist leicht

1. Juni 2025 André Minhorst 2025, 3/2025, VBA-Grundlagen

Aller Anfang ist leicht? Nun: Das bezieht sich darauf, dass man – im Gegensatz zu anderen Programmiersprachen wie den .NET-Sprachen, PHP oder anderen – einfach nur eine Access-Datenbank laden und den VBA-Editor öffnen muss, um Code einzugeben und diesen direkt ausprobieren zu können. Wir brauchen das Projekt nicht zu erstellen, wir müssen keinen Browser öffnen, um sich die Ausgabe anzusehen oder eine .exe kompilieren – einfacher geht es nicht! Damit starten wir in unsere VBA [basics]-Reihe und machen ein paar erste Schritte im VBA-Editor von Access.

VBA [basics]: Projekten, Modulen und Klassen verwalten

1. Juni 2025 André Minhorst 2025, 3/2025, VBA-Grundlagen

In einer Access-Datei, also einer Datei mit der Endung .mdb oder .accdb (oder anderen, ähnlichen Endungen für Spezialfälle), finden wir genau ein VBA-Projekt, das zu dieser Datei gehört (es kann noch weitere eingebundene Projekte geben, aber das ist ein fortgeschrittenes Thema). Dieses Projekt enthält Module und Verweise auf einzubindende Bibliotheken. Die Module teilen sich wieder auf in Standardmodule und Klassenmodule. Die Klassenmodule teilen sich auf in alleinstehende Klassenmodule und Klassenmodule, die zu einem Formular oder Bericht gehören. Diese Begriffe schauen wir uns im vorliegenden Artikel an und zeigen, wie wir diese optimal im VBA-Editor verwalten können.

VBA [basics]: Einführung in den VBA-Editor

1. Juni 2025 André Minhorst 2025, 3/2025, Formulare für die Dateneingabe, VBA-Grundlagen

Der VBA-Editor ist die Schaltzentrale für die Programmierung unter VBA. Hier legen Sie Routinen an, schreiben den Code, starten die Ausführung von manchen Routinen zum Debuggen. Bevor wir damit starten, wollen wir allerdings erst einmal die einzelnen Elemente des VBA-Editors vorstellen. Deshalb werfen wir in diesem Artikel einen Blick auf Elemente wie die Menüs und ihre Einträge, die Symbolleisten, das Code-Fenster, den Direktbereich, den Objektkatalog das Lokalfenster, das Überwachungsfenster, die Aufrufe-Liste und das Verweise-Fenster und erläutern kurz, wozu diese dienen. Später werden wir in weiteren Artikel im Detail auf die einzelnen, am meisten verwendeten Elemente eingehen.

VBA [basics]: Klassenmodule für Formulare und Berichte

1. Juni 2025 André Minhorst 2025, 3/2025, VBA-Grundlagen

Neben Standardmodulen und alleinstehenden Klassenmodulen landen früher oder später noch die Klassenmodule von Formularen und Berichten im Projekt-Explorer Ihres VBA-Projekts. Diese legt Access in der Regel „nebenbei“ für uns an, wenn wir eine Ereignisprozedur für ein Formular, einen Bericht oder ein Steuerelement anlegen. Wir zeigen in diesem Artikel erst einmal die Grundlagen für den Umgang mit den Klassenmodulen für Formulare und Berichte und legen dabei wenige Beispielereignisprozeduren an. In weiteren Artikeln gehen wir dann umfassend auf die Techniken zum Programmieren von Formularen und Berichten ein.