Lookup-Daten in Berichten

Für Lookup-Daten stellt Access einiges an Unterstützung bereit – vor allem mit dem Nachschlagefeld für Tabellen, das auch in Abfragen und als Kombinationsfeld in Formulare übernommen wird. In Berichten jedoch wollen Sie keine Kombinationsfelder anzeigen, was jedoch geschieht, wenn Sie ein Nachschlagefeld aus der Datensatzherkunft in den Berichtsentwurf ziehen. Wie Sie die Datensatzherkunft anpassen müssen, um die Daten aus Lookup-Feldern auch in Berichten sauber anzuzeigen, zeigt der vorliegende Artikel.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 2004_LookupdatenInBerichten.accdb.

Problem Nachschlagefeld

Nachschlagefelder, deren Definition wir ausführlich im Artikel Nachschlagefelder in Tabellen erläutern, haben eine Menge Vorteile, aber gelegentlich funktionieren Sie nicht, wie man es sich wünscht.

Wenn Sie beispielsweise ein Nachschlagefeld für das Feld AnredeID der Tabelle tblKunden definieren, das zur Auswahl der Daten der Tabelle tblAnreden dienen soll, können Sie dieses prima in Formularen weiterverwenden. Immerhin ist dort in den meisten Fällen auch die Möglichkeit der Auswahl einer Anrede gewünscht.

Wenn Sie jedoch einen Bericht auf Basis der gleichen Tabelle erstellen und die Felder in den Berichtsentwurf ziehen, wird auch dort ein Kombinationsfeld für das als Nachschlagefeld definierte Feld AnredeID angelegt (siehe Bild 1).

Bild 1: Formular-Entwurf unseres Beispielformulars

Wenn Sie die Druckvorschau anzeigen, finden Sie dort zwar kein Kombinationsfeld vor, sondern ein Textfeld – hier mit dem mittlerweile in das Tabellenlayout überführten Bericht (siehe Bild 2). Access erkennt also automatisch, dass hier zwar ein Kombinationsfeld vorhanden ist, stellt es aber dennoch als Textfeld dar.