Kategorie: Abfragen für die Datenauswahl

Gerade wenn man Daten aus anderen Datenquellen wie Exceltabellen oder CSV-Dateien bekommt, wo der Benutzer keine Möglichkeit zur Sicherung der Qualität der Daten genutzt hat oder wenn sich im Laufe der Zeit Duplikate in vorhandenen Tabellen angesammelt haben, die einmal aufgeräumt werden sollen, will man diese Aufgabe nicht von Hand erledigen. Deshalb kommt es ganz gelegen, dass Access einen Assistenten für diese Aufgabe bietet. Mit diesem erstellen wir eine Abfrage, die für uns die Duplikate findet und anzeigt. Wie Du diesen Assistenten bedienst, zeigen wir im vorliegenden Artikel.

Einer der Hauptanwendungsfälle von Abfragen ist neben dem Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Tabellen, dem Sortieren und der Ausgabe nur einzelner Felder das Filtern nach verschiedenen Kriterien. Wenn es nur um das Filtern nach den Werten in einem einzigen Feld geht, ist es noch überschaubar. Spannender wird es, wenn man nach mehreren Feldern filtern möchte. Dann ist die Frage: Sollen die Kriterien mit Und oder Oder verknüpft werden Oder sogar mit beidem Den verschiedenen Möglichkeiten für die Verknüpfung von Kriterien gehen wir in diesem Artikel auf den Grund.

Die Entwurfsansicht für die Erstellung von Abfragen dient in erster Linie dazu, die Tabellen oder Abfragen, aus denen die zu verarbeitenden Daten stammen, und die anzuzeigenden Felder oder Ausdrücke zu erfassen. Es gibt jedoch noch einige Feinheiten, die wir über die verschiedenen Elemente der Entwurfsansicht einstellen können. Dazu gehören das Eigenschaftsblatt, das je nach dem markierten Element unterschiedliche Eigenschaften anzeigt. Außerdem bietet auch das Ribbon einige weitere Möglichkeiten, die wir in der Entwurfsansicht nutzen können. Alles zu diesem Thema liefert dieser Artikel!

Eine der wichtigsten Aufgaben von Abfragen in Access ist das Sortieren von Daten aus einer oder mehreren Tabellen. Theoretisch kann man Daten zwar auch in Tabellen nach verschiedenen Feldern in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren. Allerdings gibt es dort verschiedene Hindernisse, die wir uns in diesem Artikel ansehen – und gleich zeigen, wie die Sortierung der Daten mithilfe einer Abfrage viel besser gelingt. Außerdem schauen wir uns an, wozu wir Daten überhaupt sortieren sollten!

Das Filtern ist eine der wichtigsten Funktionen von Abfragen. In anderen Artikeln haben wir bereits gezeigt, welche Besonderheiten das Filtern von Textfeldern und Zahlenfeldern mit sich bringt. Im vorliegenden Artikel schauen wir uns das Filtern von Datensätzen nach dem Wert von Datumsfeldern an. Mögliche Kriterien sind ein bestimmtes Datum, die Zeit ab oder bis zu einem Datum, die Zeit zwischen zwei Daten, der heutige Tag, ein bestimmter Monat oder ein bestimmtes Jahr und viele mehr.

Viele Abfragen enthalten nur eine einzige Tabelle, deren Daten nach verschiedenen Kriterien sortiert oder gefiltert werden sollen. Richtig spannend werden Abfragen aber erst, wenn Du ihr mehr als eine Tabelle hinzufügt. Dabei gibt es verschiedene Konstellationen: Die Tabellen können miteinander verknüpft sein, dann übernimmt die Abfrage diese Verknüpfungen. Wenn sie nicht verknüpft sind, kannst Du sie in einer Abfrage nachträglich verknüpfen, ohne dass Du damit das Datenmodell manipulierst. Auf jeden Fall spielt es eine große Rolle, ob und wie die Tabellen einer Abfrage miteinander verknüpft sind, wenn Du diese anzeigen möchtest.

Wenn wir eine Kundentabelle oder eine andere Tabelle wie eine Produkttabelle nutzen, die Bezeichnungen für Elemente wie Firma, Vorname, Nachname oder Produktbezeichnung enthalten, wollen wir früher oder später über diese Bezeichnungen nach Datensätzen suchen. Das ist ein perfekter Einsatzzweck für Abfragen. Diese können wir für die betroffenen Felder mit einen oder mehreren Kriterien ausstatten, die wir dann auch noch mit Operatoren wie Und oder Oder verknüpfen können. Außerdem lassen sich für Texte, um die es sich hier handelt, verschiedene Platzhalter einsetzen, damit wir nicht die genauen Bezeichnungen kennen müssen, um die gewünschten Datensätze aufzufinden. Dieser Artikel zeigt, wie Sie optimal nach Texten in Textfeldern suchen.

Abfragen zeigen in der Regel die Felder der zugrunde liegenden Tabellen in ihren Spalten an. Manchmal liefern diese Felder jedoch nicht genau die gewünschten Daten – beispielsweise, weil wir in einer Spalte einer Abfrage den kompletten Namen eines Kunden in der Form “Minhorst, André” darstellen wollen. Oder wir möchten nicht den Inhalt eines Datumsfeldes, sondern nur die dort enthaltene Jahreszahl ausgeben. Ein anderes Beispiel sind echte Berechnungen wie beispielsweise der Preis für eine Bestellposition, der sich aus dem Einzelpreis, der Menge und dem Mehrwertsteuersatz zusammensetzt. Wie Du solche Berechnungen in Abfragen realisieren kannst, zeigt dieser Artikel.

Abfragen sind das Schweizer Taschenmesser von Access, um die Daten aus einer oder mehreren Tabellen zusammenzustellen, zu filtern, zu gruppieren und mehr. Dabei sind Abfragen wie Access selbst eine Einheit, mit der Sie die verschiedenen Aufgaben erledigen können – mit einer grafischen Entwurfsoberfläche stellen Sie die Tabellen und Felder und die gewünschten Kriterien, Sortierungen, Gruppierungen und mehr zusammen und mit der Datenblattansicht können Sie die Ergebnisse betrachten. Schließlich gibt es noch die SQL-Ansicht, mit der Sie den Code, der sich eigentlich hinter dem Entwurf verbirgt, ansehen und ändern. Und manche Abfragen erfordern sogar die Eingabe in dieser Ansicht. Wir werden in dieser Artikelreihe eingehend auf das Erstellen von Abfragen eingehen und die genannten und weitere Aspekte betrachten. Der vorliegende Artikel liefert dabei eine Übersicht und zeigt, in welchen Artikeln wir die einzelnen Themen in den kommenden Ausgaben von Access [basics] behandeln werden.