Abfragen [basics]: Duplikate per Assistent suchen

Gerade wenn man Daten aus anderen Datenquellen wie Exceltabellen oder CSV-Dateien bekommt, wo der Benutzer keine Möglichkeit zur Sicherung der Qualität der Daten genutzt hat oder wenn sich im Laufe der Zeit Duplikate in vorhandenen Tabellen angesammelt haben, die einmal aufgeräumt werden sollen, will man diese Aufgabe nicht von Hand erledigen. Deshalb kommt es ganz gelegen, dass Access einen Assistenten für diese Aufgabe bietet. Mit diesem erstellen wir eine Abfrage, die für uns die Duplikate findet und anzeigt. Wie Du diesen Assistenten bedienst, zeigen wir im vorliegenden Artikel.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank 2301_DuplikatePerAssistent.accdb.

Duplikate in Tabellen

Was genau verstehen wir eigentlich unter Duplikaten Duplikate sind Datensätze, die in einem oder mehreren Feldern exakt die gleichen Daten aufweisen. Wir können nach Datensätzen suchen, die nur im Feld EMail einer Tabelle namens tblKunden doppelte Werte enthalten.

Das wäre sinnvoll, denn dann hat sich ein Kunde vermutlich doppelt registriert oder ist auf andere Weise mehrfach in der Tabelle gelandet. Vielleicht haben wir auch Kundendatensätze, die zwar mit zwei verschiedenen E-Mail-Adressen gespeichert wurden, aber dahinter steckt dennoch die gleiche Person – in diesem Fall kann es dennoch sinnvoll sein, dieses Duplikat zu finden und die betroffenen Datensätze zu einem zusammenzuführen.

Letzterer Schritt ist allerdings ein Thema für einen späteren Artikel.

Beispielduplikate

Der Beispieldatenbank haben wir eine Tabelle namens tblKunden mit ausreichend Duplikaten für Testzwecke hinzugefügt.

Hier können wir später verschiedene Optionen des Assistenten ausprobieren (siehe Bild 1).

Bild 1: Tabelle mit Beispieldaten

Abfrage-Assistent starten

Den Aufruf des Abfrage-Assistenten finden wir nicht direkt. Stattdessen rufen wir über den Ribbonbefehl Erstellen|Abfragen|Abfrage-Assistent erst einmal den Dialog zur Auswahl der verfügbaren Abfrage-Assistenten auf (siehe Bild 2).

Bild 2: Aufrufen des Abfrage-Assistenten

Hier finden wir dann auch den Eintrag Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche (siehe Bild 3).

Bild 3: Übersicht der Abfrage-Assistenten

Tabelle mit Duplikaten auswählen

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