Abfragen [basics]: Einfache Abfragen erstellen

Unter einfachen Abfragen verstehen wir solche Abfragen, die Daten aus nur einer Tabelle anzeigen und dabei die Möglichkeit nutzen, entweder die in dieser Tabelle enthaltenen Felder einzuschränken oder diese in einer alternativen Reihenfolge darzustellen. Weitere mögliche Einschränkungen wäre das Filtern der Datensätze nach verschiedenen Kriterien, Sortierungen et cetera – diese Themen behandeln wir jedoch in eigenen Artikeln.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank 2204_Einfache-AbfragenErstellen.accdb.

Abfragen per Entwurfsansicht

Der Ausgangspunkt für die Erstellung der meisten Abfragen ist die Entwurfsansicht. Hier können Sie die Tabellen, aus denen die Daten stammen, hinzufügen und festlegen, aus welchen Feldern dieser Tabellen die Daten stammen sollen.

Eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht erstellen Sie über den Ribboneintrag Erstellen|Abfragen|Abfrageentwurf. Es erscheint dann eine neue, leere Abfrage in der Entwurfsansicht, die wie in Bild 1 aussieht.

Bild 1: Eine frische Entwurfsansicht

Tabelle hinzufügen

Damit Sie überhaupt Felder auswählen können, die im Abfrageergebnis erscheinen, müssen Sie der Abfrage eine Datenherkunft zuweisen – dabei handelt es sich um eine Tabelle oder auch eine andere Abfrage. Wir wollen in diesem Artikel zunächst Abfragen auf Basis einer einzelnen Tabelle untersuchen.

Für das Auswählen der Tabelle, welche die Daten für die Abfrage liefert, gibt es einen eigenen Dialog namens Tabellen hinzufügen. Diesen können Sie, wenn er nicht ohnehin schon angezeigt wird, über folgende Möglichkeiten anzeigen:

• Anklicken des Ribboneintrags Abfrageentwurf|Abfragesetup|Tabellen hinzufügen (siehe Bild 2)



Bild 2: Aufrufen des Dialogs zum Anzeigen der Tabellen

• Rechtsklick in den oberen Bereich der Abfrage und Auswahl des Eintrags Tabellen anzeigen… aus dem Kontextmenü

Damit erscheint der Bereich Tabellen hinzufügen, der wie in Bild 3 aussieht und vier Bereiche anzeigt. Diese Bereiche lauten:

Bild 3: Dialog zum Hinzufügen von Tabellen

• Tabellen: Zeigt alle lokalen Tabellen der aktuellen Datenbank an.
• Links: Zeigt alle verknüpften Tabellen an.
• Abfragen: Zeigt die Abfragen der aktuellen Datenbank an.
• Alle: Zeigt die Elemente aller Bereiche an.

In der Abbildung sehen wir den aktivierten Bereich Tabellen, der alle in der aktuellen Datenbank enthaltenen Tabellen anzeigt. Auch unter Links finden Sie Tabellen, aber dabei handelt es sich um Tabellen, die aus einer anderen Access-Datenbank stammen und eingebunden wurden oder Tabellen aus einer SQL Server- oder ähnlichen Datenbank, die per ODBC verknüpft wurden.

Die Bezeichnung Links finden wir irreführend, Verknüpfungen würde besser passen.

Tabelle zur Abfrage hinzufügen

Um eine der Tabellen zur Abfrage hinzuzufügen, sind nur zwei Schritte nötig:

• Markieren der benötigten Tabelle im Dialog Tabellen hinzufügen.
• Betätigen der Schaltfläche Ausgewählte Tabellen hinzufügen.

Danach landet die gewählte Tabelle im oberen Bereich des Abfrageentwurfs (siehe Bild 4).

Bild 4: Hinzufügen einer Tabelle per Tabellen hinzufügen-Dialog

Sie können auf diese Weise noch weitere Tabellen zum Abfrageentwurf hinzufügen oder auch gleich mehrere Tabellen markieren und auf einen Schlag hinzufügen.

Tabelle per Drag and Drop hinzufügen

Um eine Tabelle aus dem Dialog Tabellen hinzufügen zum Abfrageentwurf hinzuzufügen, gibt es noch einen alternativen Weg: Sie können auch einfach mit der Maus auf einen der Einträge klicken und diesen bei gedrückter Maustaste in den oberen Bereich des Entwurfsansicht ziehen.

Tabelle aus dem Navigationsbereich zur Abfrage hinzufügen

Und schließlich lassen sich Tabellen auch komplett ohne Einsatz des Dialogs Tabellen hinzufügen zum Abfrageentwurf hinzufügen. Dazu ziehen Sie die gewünschte Tabelle einfach aus dem Navigationsbereich in den oberen Bereich des Abfrageentwurfs.

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