Tabellen [basics]: Textfelder

Textfelder sind neben Zahlenfeldern vermutlich der am meisten verwendete Felddatentyp. Dabei beziehen wir uns in diesem Artikel explizit auf den Datentyp “Kurzer Text”. Den Datentyp “Langer Text” behandeln wir in einem weiteren Artikel. Mit Textfeldern speichern wir in Tabellen Texte mit einer Länge von bis zu 255 Zeichen. Alles Wissenswerte rund um den Umgang mit Textfeldern zeigen wir in diesem Artikel!

Kurzer Text

Mit dem Datentyp Kurzer Text adressiert Microsoft explizit kürzere Zeichenketten mit einer Länge von bis zu 255 Zeichen. Längere Zeichenketten kannst Du in Feldern mit dem Datentyp Langer Text, früher Memofeld, speichern.

Der Datentyp Kurzer Text wird beim Entwurf von Tabellen automatisch als Datentyp für neue Felder vorgeschlagen (siehe Bild 1).

Bild 1: Tabelle mit einem Textfeld des Datentyps Kurzer Text

Kurzer Text als Standard für neue Felder

Das ist kein Zufall, denn dieser Datentyp ist sicher der am meisten verwendete in den meisten Datenbanken. Dennoch kann man es in den Optionen einstellen, wenn man einen anderen Datentyp als Standard bevorzugt.

Dazu öffnen wir mit dem Befehl Datei|Optionen die Access-Optionen und wechseln dort zum Bereich Objekt-Designer. Hier finden wir die Option Standardfeldtyp vor, der normalerweise auf Kurzer Text eingestellt ist (siehe Bild 2).

Bild 2: Einstellen des Standardfelddatentyps

Standardfeldgröße für Textfelder

Die Option darunter ist ebenfalls interessant. Diese gibt an, welche Feldgröße beim Anlegen neuer Textfelder verwendet wird. Der Standardwert lautet 255.

Feldgröße einstellen

Wenn wir die Eigenschaften eines Feldes mit dem Datentyp Kurzer Text in der Entwurfsansicht einer Tabelle anschauen, sehen wir dort, wie durch den Standardwert in den Access-Optionen vorgegeben, den Wert 255.

Gelegentlich hört man, dass man die Feldgröße so klein wie möglich gestalten soll, weil sonst unnnötig Speicherplatz verbraucht wird. Für PLZ-Felder würde demnach beispielsweise eine Feldgröße von 5 ausreichen. Allerdings wirkt sich die gewählte Feldgröße nicht auf die Dateigröße aus. Das können wir leicht nachweisen: Wir haben der Tabelle tblKunden mit dem Feld Firma 300.000 Datensätze hinzugefügt. Bei einer Feldgröße von 255 Zeichen hat die Datenbank im komprimierten Zustand eine Größe von 12.876 KB.

Danach haben wir die Eigenschaft Feldgröße des Feldes Firma auf den Wert 50 eingestellt und die Datenbank erneut komprimiert. Da die Größe der Datenbankdatei sich nicht geändert hat, gehen wir davon aus, dass sich die Feldgröße nicht auf die Dateigröße auswirkt.

Format von Textfeldern

Mit der Eigenschaft Format können wir die Darstellung der tatsächlich gespeicherten Texte manipulieren. Während das in Tabellen eigentlich nicht erforderlich ist, da man die Daten in der Regel nicht direkt in Tabellen bearbeitet, werden einige Einstellungen wie beispielsweise Format in Formulare und Berichte übernommen.

Voraussetzung dafür ist, dass das jeweilige Objekt an die Tabelle gebunden ist und die Felder aus der Feldliste in das Formular beziehungsweise die Tabelle gezogen wurde. Der Vorteil ist, dass man solche Einstellungen nur an einer Stelle vornehmen muss und diese sich überall auswirkt, wo man ein Textfeld auf Basis dieses Tabellenfeldes erstellt. Für die Einstellung der Eigenschaft Format gibt es verschiedene Platzhalter:

• @: Platzhalter für ein beliebiges Zeichen, wobei nicht gefüllte Platzhalter als Leerzeichen dargestellt werden
• &: Platzhalter für ein beliebiges Zeichen, wobei nicht gefüllte Platzhalter nicht angezeigt werden
• !: Erzwingt, dass Platzhalterzeichen von links nach rechts aufgefüllt werden. Muss das erste Zeichen der Format-Eigenschaft sein.
• <: Wandelt alle Buchstaben des zu formatierenden Textes in kleine Buchstaben um. Muss links vom Text platziert werden, aber rechts von einem eventuell vorhandenen Ausrufezeichen (!).
• >: Wandelt alle Buchstaben des zu formatierenden Textes in große Buchstaben um. Muss links vom Text platziert werden, aber rechts von einem eventuell vorhandenen Ausrufezeichen (!).
• “Text in Anführungszeichen”: Text in Anführungszeichen wird an der entsprechenden Stelle ohne die Anführungszeichen eingefügt.
• \: Der Backslash sorgt dafür, dass das folgende Zeichen nicht als Format-Anweisung verstanden, sondern einfach ausgegeben wird.
• [Farbe]: Eine Angabe wie [Blau] an beliebiger Stelle wird als Anweisung zur farbigen Formatierung interpretiert.

Beispiele für die Format-Funktion

Wir haben in der Beispieldatenbank ein Formular angelegt, mit dem Du die verschiedenen Einstellungen der Format-Eigenschaft ausprobieren kannst. Das erste Feld nimmt den gespeicherten Text entgegen, das zweite den Wert für die Eigenschaft Format und das dritte zeigt den mit dem Format formatierten Text aus dem ersten Textfeld an (siehe Bild 3).

Bild 3: Formular zum Ausprobieren der Format-Einstellungen

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