Abfragen [basics]: Daten aus mehreren Tabellen

Viele Abfragen enthalten nur eine einzige Tabelle, deren Daten nach verschiedenen Kriterien sortiert oder gefiltert werden sollen. Richtig spannend werden Abfragen aber erst, wenn Du ihr mehr als eine Tabelle hinzufügt. Dabei gibt es verschiedene Konstellationen: Die Tabellen können miteinander verknüpft sein, dann übernimmt die Abfrage diese Verknüpfungen. Wenn sie nicht verknüpft sind, kannst Du sie in einer Abfrage nachträglich verknüpfen, ohne dass Du damit das Datenmodell manipulierst. Auf jeden Fall spielt es eine große Rolle, ob und wie die Tabellen einer Abfrage miteinander verknüpft sind, wenn Du diese anzeigen möchtest.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 2205_AbfragenBasics_MehrereTabellen.accdb.

Tabellen zur Abfrage hinzufügen

Beim Hinzufügen von mehr als einer Tabelle zu einer Abfrage können verschiedene weitere Dinge passieren, die davon abhängig sind, ob im Datenmodell bereits eine Beziehung zwischen diesen Tabellen definiert ist oder nicht und wie die Einstellungen für diese Beziehung lauten.

Beziehungen aus dem Datenmodell werden automatisch übernommen

Nehmen wir also an, wir fügen die beiden offensichtlich miteinander in Beziehung stehenden Tabellen tblKunden und tblAnreden in den Entwurf einer Abfrage, dann bildet diese auch direkt die Beziehung zwischen diesen Tabellen ab (siehe Bild 1).

Bild 1: Verknüpfung zwischen zwei in Beziehung stehenden Tabellen im Abfrageentwurf

Tabellen mit Beziehung

Wenn es wie in der Abbildung eine Beziehung zwischen den Tabellen der Abfrage gibt, dann zeigt diese als Ergebnis nur diejenigen Kombinationen von Datensätzen der beiden Tabellen an, die miteinander verknüpft sind.

Es erscheinen keine Datensätze der Tabelle tblKunden, die nicht mit einer Anrede verknüpft sind und auch keine Einträge der Tabelle tblAnreden, die keinem Kunden zugeordnet sind.

Fügen wir dem Entwurfsraster nun die Felder ID, Vorname und Nachname der Tabelle tblKunden und das Feld Anredebezeichnung der Tabelle tblAnreden hinzu, erhalten wir das Ergebnis aus Bild 2.

Bild 2: Ausgabe der Daten zweier verknüpfter Tabellen in der Datenblattansicht

Tabellen ohne Beziehung

Wir bleiben bei dem gleichen Beispiel und sehen uns an, was geschieht, wenn wir den Beziehungspfeil für diese Abfrage entfernen. Dafür kopieren wir diese zuvor in eine neue Abfrage namens qryKundenUnd-Anreden_OhneVerknuepfung. Um die Beziehung zu entfernen, markieren wir den Beziehungspfeil und löschen diesen einfach durch Betätigen der Entf-Taste. Danach sieht die Abfrage wie in Bild 3 aus.

Bild 3: Zwei Tabellen ohne Verknüpfung

Wie wird das Ergebnis aussehen Dazu wechseln wir in die Datenblattansicht und erhalten die Daten aus Bild 4. Wir finden dort jeden Eintrag der Tabelle tblKunden mit jedem Eintrag der Tabelle tblAnreden kombiniert vor. Das ist leicht zu überschauen, denn es wird schlicht jeder Kunden je einmal mit der Anrede Herr und einmal mit der Anrede Frau dargestellt.

Bild 4: Ergebnis einer Beziehung ohne Verknüpfung

Das heißt also: Wenn wir mehrere Tabellen zum Abfrageentwurf hinzufügen, die nicht durch Beziehungen miteinander verknüpft sind, werden alle Kombinationen der vorliegenden Datensätze aller Tabellen als Ergebnis der Abfrage ausgegeben.

Die nächste wichtige Erkenntnis ist: Wenn wir den Beziehungspfeil zwischen zwei Tabellen im Entwurf einer Abfrage entfernen, hat das keinerlei Auswirkungen auf die tatsächlich in der Datenbank gespeicherte Beziehung zwischen den betroffenen Tabellen.

Über mehrere Tabellen

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