Abfragen [basics]: Die Entwurfsansicht

Die Entwurfsansicht für die Erstellung von Abfragen dient in erster Linie dazu, die Tabellen oder Abfragen, aus denen die zu verarbeitenden Daten stammen, und die anzuzeigenden Felder oder Ausdrücke zu erfassen. Es gibt jedoch noch einige Feinheiten, die wir über die verschiedenen Elemente der Entwurfsansicht einstellen können. Dazu gehören das Eigenschaftsblatt, das je nach dem markierten Element unterschiedliche Eigenschaften anzeigt. Außerdem bietet auch das Ribbon einige weitere Möglichkeiten, die wir in der Entwurfsansicht nutzen können. Alles zu diesem Thema liefert dieser Artikel!

Der Abfrageentwurf

Den Abfrageentwurf haben wir in den übrigen Artikeln der Abfragen [basics]-Reihe bereits öfter verwendet. Der wichtigste Bestandteil ist das Abfragefenster selbst in der Entwurfsansicht.

In dieses ziehen wir entweder direkt aus dem Navigationsbereich oder aus dem Bereich Tabellen hinzufügen die Tabellen oder Abfragen, welche die in der Abfrage anzuzeigenden Daten enthalten (siehe Bild 1).

Bild 1: Abfrage-Entwurfsansicht mit einer bereits hinzugefügten Tabelle

Der Bereich Tabellen hinzufügen liefert aus unserer Sicht keine nennenswerten Vorteile gegenüber dem Navigationsbereich als Quelle für die hinzuzufügenden Tabellen oder Abfragen, daher gehen wir an dieser Stelle nicht näher auf diesen ein.

Nach dem Hinzufügen der gewünschten Tabellen oder Abfragen zieht man die Felder, die im Abfrageergebnis angezeigt werden sollen oder die als Kriterien für verschiedene Zwecke dienen, in den unteren Bereich, den wir Entwurfsraster nennen wollen. Mit dem Hinzufügen von Tabellen und Abfragen und dem Definieren der auszugebenden Felder beschäftigen wir uns ausreichend in den übrigen Artikeln dieser Reihe, daher gehen wir direkt zum Kern – den Eigenschaften.

Felder beziehungsweise Spalten im Entwurfsraster

Auch wenn man das Entwurfsraster eigentlich intuitiv nutzen kann, hier die wichtigsten Elemente der jeweiligen Felder beziehungsweise Spalten in diesem Bereich:

• Die obere Zeile namens Feld enthält normalerweise den Namen des Feldes, wie er auch in der Tabelle oder Abfrage, aus der es stammt, angezeigt wird. Allerdings kann man hier auch Ausdrücke unterbringen wie berechnete Ausdrücke, mit denen beispielsweise die Inhalte mehrerer Felder in einem Feld zusammengeführt werden oder Berechnungen oder Formatierungen geschehen.
• Die zweite Zeile namens Tabelle gibt an, aus welcher Tabelle oder Abfrage aus dem oberen Bereich der Entwurfsansicht das Feld stammt. Sobald jedoch ein berechneter Ausdruck in der Zeile Feld steht, wird die Zeile Tabelle in der Regel geleert.
• Die Zeile Sortierung legt fest, ob keine Sortierung oder eine aufsteigende oder absteigende Sortierung nach den Werten dieses Feldes beziehungsweise dieser Spalte erfolgen soll.
• Die Zeile Anzeigen legt fest, ob die Werte dieser Spalte im Abfrageergebnis auftauchen sollen. Das ist manchmal nicht der Fall, wenn die Spalte lediglich als Kriterium dient.
• Die Zeile Kriterien nimmt Bedingungen für den Wert der jeweiligen Spalte auf, aufgrund derer die Daten der Abfrage angezeigt werden sollen.
• Die Zeile Oder nimmt weitere Kriterien auf. Die Kriterien dieser Zeile werden mit allen Kriterien der Zeile Kriterien per Oder verknüpft. Mehr dazu im Artikel Abfragen [basics]: Und und Oder sinnvoll nutzen (www.access-basics.de/606). Die darunter liegenden, nicht mit einer Zeilenüberschrift versehenen Zeilen, kann man mit weiteren per Oder verknüpften Kriterien füllen.

Eine zusätzliche Spalte wird eingeblendet, wenn man im Ribbon auf den Befehl Abfrageentwurf|Einblenden/Ausblenden|Summen klickt oder den Kontextmenübefehl Summen betätigt, die beim Rechtsklick auf eine der Spalten im Entwurfsraster erscheint. Mehr dazu im Artikel Abfragen [basics]: Gruppierungen nutzen (www.access-basics.de/593).

Eigenschaften der verschiedenen Bereiche einblenden

Das Abfragefenster hat in der Entwurfsansicht einen eigenen Bereich zur Anzeige der Eigenschaften von verschiedenen Abfrageelementen. Zum Einblenden des Eigenschaftenblatts gibt es verschiedene Möglichkeiten, zum Beispiel über den Ribbonbefehl Abfrageentwurf|Einblenden/Ausblenden|Eigenschaftenblatt.

Das Eigenschaftenblatt können wir am rechten Rand des Access-Fensters verankern, was praktisch ist, denn so braucht man das Access-Fenster nur zu vergrößern, damit das Eigenschaftenblatt keines der aktuell geöffneten Objekte verdeckt. Wir können es aber auch freischwebend im Access-Fenster platzieren. Und in diesem Zustand können wir es sogar aus dem Access-Fenster herausziehen und es irgendwo auf dem Bildschirm ablegen.

Drei Anwendungsbereiche des Eigenschaftenblatts

Das Eigenschaftenblatt kann für drei verschiedene Elemente im Abfragefenster verwendet werden:

• Für die Eigenschaften der Abfrage selbst. Dazu klickt man entweder in den grauen Bereich im oberen Teil des Abfragefensters oder auf eine noch leere Spalte im Entwurfsraster.
• Für die Eigenschaften einer der Tabellen oder Abfragen, welche die Daten für die Abfrage liefern. Dazu klickt man bei aktiviertem Eigenschaftenblatt die jeweilige Tabelle oder Abfrage an.
• Für die Felder, die in der Abfrage abgebildet oder als Kriterium genutzt werden sollen. Dazu klickt man bei aktiviertem Eigenschaftenblatt auf die jeweilige Spalte im Entwurfsraster im unteren Bereich der Abfrage.

Eigenschaften der Abfrage

Für die Abfrage selbst bietet das Eigenschaftenblatt die Eigenschaften aus Bild 2.

Bild 2: Eigenschaftenblatt für eine Abfrage

Diese lauten wie folgt:

• Beschreibung: Dieser Text wird im Navigationsbereich angezeigt, wenn die Detailansicht aktiviert ist (siehe Bild 3). Dazu klickst Du mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste des Navigationsbereichs und wählst aus dem Kontextmenü den Eintrag Anzeigen nach|Details aus.



Bild 3: Anzeige der Beschreibung einer Abfrage

• Standardansicht: Hier kann nur der Eintrag Datenblatt ausgewählt werden. Uns ist keine Konstellation bekannt, unter der hier weitere Optionen angeboten werden.
• Alle Felder ausgeben: Ist diese Option aktiviert, brauchen wir keine Felder in das Entwurfsraster zu ziehen. Die Abfrage zeigt automatisch alle Felder der enthaltenen Tabellen an. Intern wird dies als SELECT * FROM [Tabellenliste] interpretiert. Und es ist nicht gleichzusetzen damit, dass wir das Sternchen als Platzhalter für alle Felder einer Tabelle in das Entwurfsraster ziehen können, denn dies gilt immer nur für die jeweilige Tabelle. Wir empfehlen, diese Option auf dem Wert Nein zu belassen, und die benötigten Felder explizit zum Entwurfsraster hinzuzufügen.
• Spitzenwerte: Für diese Eigenschaft bietet das Eigenschaftenblatt Optionen wie 5, 25, 10, 5% oder 25% an (siehe Bild 4). Diese Eigenschaft sorgt dafür, dass entweder die mit einer Zahl angegebene Menge an Datensätzen ausgegeben wird oder der angegebene prozentuale Anteil an der Gesamtmenge der Datensätze. Die hier angebotenen Optionen sind jedoch nur als Vorschläge zu verstehen. Du kannst jeden beliebigen Wert eingeben, also beispielsweise auch 1, 3 oder 99%.



Bild 4: Auswahl eines Wertes für die Eigenschaft Spitzenwerte

• Keine Duplikate: Sorgt dafür, dass die Abfrage für die ausgegebenen Daten (also die, deren Felder auch in das Entwurfsraster gezogen wurden), nur eindeutige Datensätze liefert. Den Unterschied zwischen Keine Duplikate und Eindeutige Datensätze zeigen wir weiter unten. Es kann nur eine dieser beiden Eigenschaften den Wert Ja enthalten.
• Eindeutige Datensätze: Sorgt dafür, dass die Abfrage für die ausgegebenen Daten nur solche Datensätze liefert, die bezüglich aller Felder der zugrunde liegenden Tabellen und Abfragen gleich sind. Den Unterschied zwischen Keine Duplikate und Eindeutige Datensätze zeigen wir weiter unten. Es kann nur eine dieser beiden Eigenschaften den Wert Ja enthalten.
• Quelldatenbank: Angabe der Datenbank, aus der die Daten stammen. Wenn die im oberen Bereich angezeigten Tabellen und Abfragen aus der aktuellen Datenbank stammen, zeigt diese Eigenschaft den Wert (aktuell) an. Wir haben versucht, einen anderen Wert einzugeben, zum Beispiel den Pfad zu einer anderen Access-Datenbank, aber damit konnten wir nicht, wie in manchen Quellen angegeben, auf die Tabellen oder Abfragen der angegebenen Datenbank zugreifen. Auch wenn wir einer Abfrage verknüpfte Tabellen aus einer anderen Datenbank hinzufügen, ändert sich der Wert der Eigenschaft Quelldatenbank nicht.
• Quellverbindung: Diese Eigenschaft kann man zur Angabe zusätzlicher Informationen zur Quelldatenbank nutzen, wenn es sich bei dieser nicht um eine Access-Datenbank handelt.
• Datensätze sperren: Diese Eigenschaft bietet die Optionen Keine Sperrungen, Alle Datensätze oder Bearbeiteter Datensatz für den Einsatz in einer Mehrbenutzerumgebung. Damit legen Sie für diese Abfrage fest, ob darin bearbeitete Datensätze gesperrt werden sollen, sodass andere Benutzer, die eventuell von anderen Rechnern aus auf die Daten zugreifen, diese nicht bearbeiten können. Wenn eine Sperrung vorgenommen werden soll, kann man noch festlegen, ob diese nur für den aktuellen Datensatz gilt oder für alle Datensätze der Tabelle.
• Recordsettyp: Hier gibt es die Optionen Dynaset, Dynaset (inkonsistente Aktualisierungen) oder Snapshot. Der Typ Dynaset liefert ein Ergebnis zurück, das lediglich die eindeutigen Schlüsselfelder der in der Abfrage enthaltenen Tabellen enthält. Es werden nur zusätzliche Daten für die Datensätze in den Speicher geladen, die angezeigt werden sollen. Beim Typ Snapshot werden die kompletten Daten, also alle Datensätze mit allen angegebenen Feldern, in den Speicher geladen. Das dauert länger als beim Dynaset. Allerdings können nur die Daten in Abfragen geändert werden, die als Dynaset geöffnet wurden, Abfragen des Typs Snapshot sind schreibgeschützt.
• ODBC-Wartezeit: Wenn die Tabellen aus einer ODBC-Verknüpfung stammen, gibt diese Eigenschaft die Zeit an, die verstreicht, bevor eine Fehlermeldung erscheint, wenn der Datenbankserver keine Daten liefert.
• Filter: Hier kannst Du einen Filterausdruck angeben. Du kannst diesen durch den Ribbonbefehl Start|Sortieren und Filtern|Filter ein/aus aktivieren oder deaktivieren. Ob der Filter direkt beim Anzeigen in der Datenblattansicht aktiviert sein soll, gibt die Eigenschaft Beim Laden filtern an.
• Sortiert nach: Bei der Eigenschaft Sortiert nach sieht es etwas anders aus. Du kannst einen Sortierausdruck wie beispielsweise [Produktbezeichnung] DESC angeben. Dieser wird je nach der Einstellung der Eigenschaft Beim Laden sortieren direkt beim Öffnen angewendet und kann mit dem Ribbonbefehl Start|Sortieren und Filtern|Sortierung entfernen deaktiviert werden. Man kann diese Sortierung aber nicht über das Ribbon aktivieren, und wenn man sie deaktiviert, leert man die Eigenschaft.
• Max Datensätze: Diese Eigenschaft gilt nur für Abfragen auf Basis von per ODBC-Abfragen verknüpfen Tabellen. Sie gibt an, wie viele Datensätze in diesem Fall maximal zurückgegeben werden sollen.
• Unterdatenblattname: Wenn dies nicht automatisch auf Basis der vorliegenden Verknüpfungen erfolgen soll, kannst Du hiermit auswählen, aus welcher Tabelle oder Abfrage Daten als Unterdatenblatt angezeigt werden sollen. Die Eigenschaften rund um die Unterdatenblätter kommen auch bereits im Tabellenentwurf vor und wir gehen im Artikel Tabellen [basics]: Unterdatenblätter (www.access-basics.de) auf diese ein.
• Verknüpfen von: Gibt an, welches Feld der Abfrage für die Verknüpfung mit den im Unterdatenblatt angezeigten Daten verwendet werden soll.
• Verknüpfen nach: Gibt an, welches Feld der automatisch bestimmten oder über die Eigenschaft Unterdatenblattname festgelegten Datenquelle für das Unterdatenblatt für die Verknüpfung der Daten herangezogen werden soll.
• Unterdatenblatthöhe: Gibt die Höhe für das Unterdatenblatt an.
• Unterdatenblatt erweitert: Gibt an, ob die Daten der Unterdatenblätter direkt geöffnet werden sollen.
• Beim Laden filtern: Gibt an, ob der mit der Eigenschaft Filter angegebene Filterausdruck direkt beim Anzeigen der Abfrage in der Datenblattansicht angezeigt werden soll.
• Beim Laden sortieren: Gibt an, ob der für die Eigenschaft Sortiert nach angegebene Ausdruck direkt beim Anzeigen der Datenblattansicht der Abfrage angewendet werden soll.

“Keine Duplikate” oder “Eindeutige Datensätze”

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