VBA [basics]: Aller Anfang ist leicht

Aller Anfang ist leicht? Nun: Das bezieht sich darauf, dass man – im Gegensatz zu anderen Programmiersprachen wie den .NET-Sprachen, PHP oder anderen – einfach nur eine Access-Datenbank laden und den VBA-Editor öffnen muss, um Code einzugeben und diesen direkt ausprobieren zu können. Wir brauchen das Projekt nicht zu erstellen, wir müssen keinen Browser öffnen, um sich die Ausgabe anzusehen oder eine .exe kompilieren – einfacher geht es nicht! Damit starten wir in unsere VBA [basics]-Reihe und machen ein paar erste Schritte im VBA-Editor von Access.

Was ist VBA? Warum überhaupt VBA in Access nutzen?

VBA steht für Visual Basic for Applications und ist eine integrierte Programmiersprache, die in vielen Office-Anwendungen wie Access, Excel und Word verfügbar ist. VBA erlaubt Dir, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, eigene Funktionen zu erstellen und Formulare dynamisch zu steuern. In Access kannst Du damit zum Beispiel Formulare anpassen, Daten prüfen, komplexe Abfragen erstellen oder sogar ganze Arbeitsabläufe automatisieren. Der große Vorteil: Du arbeitest direkt in Deiner Access-Datenbank, ohne zusätzliche Tools installieren zu müssen.

Unterschied Makros vs. VBA

Vielleicht hast Du schon einmal mit Makros gearbeitet. Access-Makros bieten eine einfache Möglichkeit, kleine Abläufe zusammenzustellen, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen. Allerdings sind Makros in ihren Möglichkeiten stark begrenzt und eignen sich eher für einfache Aufgaben. VBA ist hingegen deutlich flexibler und bietet mehr Kontrolle. Du kannst damit Bedingungen abfragen, Fehler abfangen, Variablen nutzen und komplexe Logiken umsetzen. Kurz gesagt: Makros sind eher für ganz einfache Klick-Aktionen gedacht, VBA ist das Werkzeug für alles, was darüber hinausgeht.

Module, Prozeduren, Variablen: Grundbegriffe erklärt

Ein Modul ist ein Container für Deinen VBA-Code. Es gibt Standard-Module (für allgemeine Prozeduren und Funktionen) und Klassenmodule (für Objekte wie Formulare oder Berichte). In Modulen legst Du Prozeduren und Funktionen an. Eine Prozedur ist eine Abfolge von Befehlen, die nacheinander ausgeführt werden, während eine Funktion zusätzlich einen Wert zurückgeben kann. Variablen verwendest Du, um Werte zwischenzuspeichern, mit denen Du im Code weiterarbeiten kannst. Wir gehen in weiteren Artikeln ausführlich auf diese Begriffe ein.

Den VBA-Editor anzeigen

Und damit können wir dann auch direkt einsteigen, ohne uns groß um das Drumherum zu kümmern. Dazu sind nur die folgenden Schritte nötig:

• Starten von Access
• Laden einer Datenbankdatei, zum Beispiel einer .mdb– oder .accdb-Datei
• Öffnen des VBA-Editors

Den VBA-Editor können wir, wenn das Access-Fenster angezeigt wird, zum Beispiel auf die folgenden Arten öffnen:

• Tastenkombination Strg + G: Öffnet den VBA-Editor und fügt die Einfügemarke in den Direktbereich ein
• Tastenkombination Alt + F11: Wechselt den VBA-Editor. Wenn wir diese Tastenkombination im VBA-Editor verwenden, wechseln wir wieder zurück zum Hauptfenster von Access.
• Ribbon-Befehl Datenbanktools|Makro|Visual Basic (siehe Bild 1)



Bild 1: Öffnen des VBA-Editors per Ribbon-Befehl

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