Tabellen [basics]: Entwurf in der Datenblattansicht

Seit einigen Jahren kann man Tabellen in Access nicht nur über die Entwurfsansicht entwerfen, sondern auch über eine erweiterte Version der Datenblattansicht. Dieses bietet nun auch die Möglichkeit, Felder direkt hinzuzufügen, zu entfernen oder umzubenennen. Außerdem findest Du im Ribbon umfangreiche Tools, mit denen sich die Funktionen, die zuvor nur über die Entwurfsansicht verfügbar waren, ausführen lassen. In diesem Artikel zeigen wir, wie Du die Datenblattansicht nutzen kannst, um Tabellen mit Access zu erstellen.

Aufrufen der Datenblattansicht zum Erstellen einer neuen Tabelle

Der Befehl zum Anlegen einer neuen, leeren Tabelle ist im Ribbon unter Erstellen|Tabellen|Tabelle zu finden (siehe Bild 1).

Bild 1: Anlegen einer neuen Tabelle über die Datenblattansicht

Dies legt eine neue Tabelle, in der Regel namens Tabelle1, an und zeigt diese gleich in der Datenblattansicht.

Das Ribbon bietet einige Tools an, mit denen Du die Tabelle gestalten kannst (siehe Bild 2).

Bild 2: Entwurf einer neuen Tabelle über die Datenblattansicht

Felder zur Tabelle hinzufügen

Das, was den Tabellenentwurf in der Datenblattansicht so attraktiv für Einsteiger macht, ist die Möglichkeit, Felder direkt über die Eingabe von Feldwerten anzulegen und so Access automatisch den zu verwendenden Datentyp einstellen zu lassen (siehe Bild 3).

Bild 3: Automatisches Festlegen von Datentypen auf Basis der Inhalte

Wenn Du also einige Werte in die Felder eingibst, entscheidet Access auf Basis des Wertes in der ersten Spalte, welchen Felddatentyp das Feld vermutlich haben soll. Das gelingt allerdings auch nur begrenzt, denn zum Beispiel Ja/Nein-Felder lassen sich auf diese Weise nicht erstellen.

Und auch wenn man Zahlenwerte gefolgt von einem Währungszeichen eingibt, wählt Access nicht automatisch eine Währungsformatierung für dieses Feld.

Einigen wir uns also darauf, dass dieses Feature wirklich nur für absolute Einsteiger ist und wenden uns den sinnvolleren Funktionen zu.

Das Feld ID

Access fügt einer neuen, leeren Tabelle in dieser Ansicht automatisch ein Feld namens ID hinzu. Außerdem stellt es dieses direkt als Primärschlüsselfeld ein und legt es als Autowertfeld aus, damit beim Anlegen neuer Datensätze automatisch Werte für dieses Feld vergeben werden.

Allerdings finden wir den Grund, warum das Primärschlüsselfeld automatisch angelegt wird, auch direkt: Diese Ansicht bietet nämlich keine Möglichkeit, selbst ein Primärschlüsselfeld anzulegen.

Allerdings kannst Du das Primärschlüsselfeld umbenennen, was wir gleich einmal erledigen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

• Doppelklick auf den Feldnamen und anschließendes Ändern des Feldnamens
• Auswahl des Kontextmenü-Eintrags Feld umbenennen für den Spaltenkopf des Feldes (siehe Bild 4)



Bild 4: Umbenennen eines Feldes

Anlegen eines neuen Feldes

Um ein neues Feld anzulegen, gibt es verschiedene Wege:

• Den ersten haben wir schon kennengelernt – hier fügt man einfach Daten zur Tabelle hinzu und lässt Access automatisch den Felddatentyp bestimmen.
• Der zweite ist das Menü, das aufklappt, wenn man oben im Datenblatt auf die Schaltfläche mit dem Nach unten-Pfeil neben dem Text Zum Hinzufügen klicken klickt. Dies öffnet die Auswahl der verfügbaren Felddatentypen aus Bild 5.



Bild 5: Anlegen eines neuen Feldes

• Der dritte ist die Verwendung eines der Einträge im Ribbon unter Tabelle Felder|Hinzufügen und Löschen (siehe Bild 6). Gemeinsam mit den Einträgen unter Weitere Felder unter Grundtypen finden wir hier die gleichen Felddatentypen wie im zuvor erwähnten Auswahlfeld.



Bild 6: Anlegen eines neuen Feldes per Ribbon

Sobald man ein neues Feld angelegt hat, erscheint dieses in der Datenblattansicht und bietet das Umbenennen des Feldnamens an (siehe Bild 7).

Bild 7: Ändern des Namens des neuen Feldes

Als Feldname bietet sich eine Bezeichnung an, die den Inhalt der in diesem Feld beschriebenen Eigenschaft beschreibt.

Wie ein Feldname aussehen sollte, erläutern wir in einem separaten Artikel namens Tabellen [basics]: Konventionen (www.access-basics.de/555).

Nachdem der Feldname angepasst ist, kann man mit dem Hinzufügen des nächsten Feldes fortschreiten.

Felder löschen

Wenn Du ein Feld zu viel angelegt hast und es wieder löschen willst, hast Du ebenfalls verschiedene Möglichkeiten. Die erste ist, das Feld zu markieren und dann den Ribbonbefehl Tabelle Felder|Hinzufügen und Löschen|Löschen zu betätigen. Die zweite findet sich im Kontextmenü des Spaltenkopfes des zu löschenden Feldes ganz unten unter Feld löschen.

Tabelle speichern

Spätestens, wenn Du versuchst, die frisch erstellte Tabelle zu speichern, fordert Access Dich zur Eingabe eines Namens für die Tabelle auf.

Der Tabellenname sollte mit dem Präfix tbl beginnen und danach folgt der Plural der mit den Feldern der Tabelle beschriebenen Elemente, also beispielsweise tblKunden, tblProdukte, tblAnreden oder tblBestellungen.

Welche Regeln sich für das Anlegen von Tabellennamen bewährt haben, beschreiben wir übrigens auch im Artikel Tabellen [basics]: Konventionen (www.access-basics.de/555).

Die verschiedenen Datentypen der Datenblattansicht

Wir sprechen die verschiedenen Datentypen hier nur kurz an, da diese meist Eigenarten aufweisen, die wir in eigenen Artikeln auflösen möchten. Hier sind die verfügbaren Datentypen:

• Kurzer Text: Texte bis zu einer Länge von 255 Zeichen. Mehr zu diesem Datentyp erfährst Du im Artikel Tabellen [basics]: Textfelder (www.access-basics.de/560).
• Zahl: Zahlen in verschiedenen Größen und mit und ohne Nachkommastellen (Mehr zu diesem Datentyp unter Tabellen [basics]: Zahlenfelder (www.access-basics.de/561).
• Währung: Festkommazahl mit einer bestimmten Formatierung. Mehr zu Währungsfeldern unter Tabellen [basics]: Währungsfelder (www.access-basics.de/562).
• Datum und Uhrzeit: Zahlen, die im Format Double abgespeichert werden. Mehr zum Speichern von Datum und Uhrzeit in Tabellenfeldern liest Du in Tabellen [basics]: Datum und Uhrzeit (www.access-basics.de/564).
• Ja/Nein: Nimmt die Werte 0 und -1 auf und zeigt diese standardmäßig als Kontrollkästchen an. Mehr zu Ja/Nein-Feldern findest Du unter Tabellen [basics]: Ja/Nein-Felder (www.access-basics.de/563).
• Rich-Text: Text des Datentyps Langer Text, der mit Rich-Text-Funktion versehen ist. Mehr zu Rich-Text-Feldern unter Tabellen [basics]: Rich-Text-Felder (www.access-basics.de/568).
• Anlage: Speichert Dateien. Mehr zu diesem Datentyp erfährst Du unter Tabellen [basics]: Anlagefelder (www.access-basics.de/565).
• Link: Speichert Links.
• Langer Text: Texte mit einer Länge von bis zu einem Gigabyte, wobei aber beispielsweise in Textfeldern nur 64.000 Zeichen angezeigt werden können. Mehr zu diesem Datentyp erfährst Du im Artikel Tabellen [basics]: Memofelder (www.access-basics.de/567)
• Nachschlagen und Beziehung: Startet einen Assistenten, mit dem Fremdschlüsselfelder plus Beziehung erstellt werden können. Mehr dazu erfährst Du im Artikel Tabellen [basics]: Der Nachschlage-Assistent (www.access-basics.de/572).
• Berechnete Felder: Dies sind Felder, die Werte basierend auf den Werten anderer Felder berechnen. Mehr dazu erfährst Du im Artikel Tabellen [basics]: Berechnete Felder (www.access-basics.de/569).

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