Tabellen [basics]: Entwurf in der Entwurfsansicht

Tabellen lassen sich unter Access allein über die Benutzeroberfläche auf zwei Arten entwerfen: über die Datenblattansicht und über die Entwurfsansicht. In diesem Artikel schauen wir uns den Entwurf von Tabellen über die Entwurfsansicht genauer an. Diese ist gegenüber dem Entwurf über die Datenblattansicht etwas strukturierter, während die Datenblattansicht eher für Einsteiger ausgelegt ist. Aber auch wenn man gerade erst mit der Programmierung von Datenbanken unter Access beginnt, ist die Entwurfsansicht für Tabellen kein Buch mit sieben Siegeln – spätestens nach der Lektüre dieses Artikels nicht mehr.

Anlegen einer Tabelle in der Entwurfsansicht

Um eine Tabelle in der Entwurfsansicht zu erstellen, reicht ein Klick auf den Ribboneintrag Erstellen|Tabellen|Tabellenentwurf. Dies öffnet eine neue, leere Tabelle in der Entwurfsansicht und zeigt direkt die passenden Befehle im Ribbon an (siehe Bild 1).

Bild 1: Ausgangsposition beim Erstellen einer Tabelle in der Entwurfsansicht

Die Ansicht sieht im Vergleich zu der Datenblattansicht, mit der man im neueren Access mittlerweile auch den Entwurf von Tabellen anpassen kann, anders aus. Wir finden hier eben nicht die Datenblattansicht vor, mit der man auch direkt Daten in die Tabelle eintragen kann, sondern eine rein auf den Entwurf bezogene Ansicht.

Das Fenster zur Eingabe der Informationen zu einer neuen Tabelle enthält nämlich eine Liste, in die Du die Feldnamen und ihre Datentypen eingeben kannst.

Das sieht auf den ersten Blick etwas karg aus: Wenn Du schon einmal eine Tabelle mit der Datenblattansicht entworfen hast, bist Du zumindest gewohnt, dass Access schon mal das Feld ID als Primärschlüsselfeld hinzufügt.

Diese Aufgabe ist dem Entwickler in der Entwurfsansicht selbst überlassen. Das bringt aber auch Vorteile mit sich: So kann man das Primärschlüsselfeld auch direkt so benennen, wie man es gern haben möchte, und in der Entwurfsansicht lässt sich auch ein vorhandenes Primärschlüsselfeld löschen, was beim Entwurf in der Datenblattansicht nicht möglich ist.

Primärschlüsselfeld anlegen

Die erste Aktion beim Anlegen einer neuen Tabelle ist das Erstellen eines Primärschlüsselfeldes. Dazu legt man das gewünschte Feld an, indem man einfach seinen Namen in der ersten Zeile unter der Spalte Feldname einträgt. Danach wählt man den Felddatentyp aus, der für ein Primärschlüsselfeld in der Regel auf Autowert eingestellt wird (siehe Bild 2).

Bild 2: Auswählen des Felddatentyps für ein Primärschlüsselfeld

Wie hier zu sehen ist, gibt es keine Einträge im Ribbon oder sonst wo, mit denen Du beispielsweise ein Zahlenfeld oder ein Textfeld anlegen kannst. Du musst immer zumindest die folgenden Informationen manuell eingeben beziehungsweise auswählen:

• Feldname
• Felddatentyp

Nachdem wir ein Feld beispielsweise namens KundeID angelegt haben, das wir als Primärschlüssel nutzen wollen, sind noch weitere Schritte nötig. Der erste ist, noch während das neu angelegte Feld in der Liste der Felder aktiviert ist, das Feld mit dem Ribbonbefehl Tabellen-entwurf|Tools|Primärschlüssel zum Primärschlüsselfeld zu machen (siehe Bild 3).

Bild 3: Festlegen eines Feldes als Primärschlüsselfeld

Dadurch sind nun mehrere Dinge geschehen, die wir im Entwurfsfenster der neue Tabelle sehen (siehe Bild 4):

Bild 4: Änderungen nach dem Festlegen als Primärschlüsselfeld

• Im grauen Bereich links vom Feldnamen finden wir ein Symbol, das andeutet, dass dieses Feld das Primärschlüsselfeld der Tabelle ist.
• Die Eigenschaft Indiziert wurde von Ja (Duplikate möglich) auf Ja (Ohne Duplikate) eingestellt.

Weitere Felder anlegen

Auf die gleiche Weise kannst Du nun weitere Felder zur Tabelle hinzufügen. Dabei wiederholen sich immer wieder zumindest die folgenden Schritte:

• Hinzufügen eines Feldnamens
• Auswählen des Felddatentyps

Als Feldname bietet sich eine Bezeichnung an, die den Inhalt der in diesem Feld beschriebenen Eigenschaft beschreibt.

Wie ein Feldname aussehen sollte, erläutern wir in einem separaten Artikel namens Tabellen [basics]: Konventionen (www.access-basics.de/555).

Felddatentyp auswählen

Als Felddatentypen stehen über das Auswahlfeld die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

• Kurzer Text: Texte bis zu einer Länge von 255 Zeichen. Mehr zu diesem Datentyp erfährst Du im Artikel Tabellen [basics]: Textfelder (www.access-basics.de/560).
• Langer Text: Texte mit einer Länge von bis zu einem Gigabyte, wobei aber beispielsweise in Textfeldern nur 64.000 Zeichen angezeigt werden können. Mehr zu diesem Datentyp erfährst Du im Artikel Tabellen [basics]: Memofelder (www.access-basics.de/567)
• Zahl: Zahlen in verschiedenen Größen und mit und ohne Nachkommastellen (Mehr zu diesem Datentyp unter Tabellen [basics]: Zahlenfelder (www.access-basics.de/561).
• Große Ganzzahl: Ein weiterer Zahlendatentyp zur Herstellung der Kompatibilität mit dem Datentyp BigInt des SQL Servers.
• Datum/Uhrzeit: Zahlen, die im Format Double abgespeichert werden. Mehr zum Speichern von Datum und Uhrzeit in Tabellenfeldern liest Du in Tabellen [basics]: Datum und Uhrzeit (www.access-basics.de/564).
• Datum/Uhrzeit erweitert: Zahlen, die im Format Double abgespeichert werden. Mehr zum Speichern von Datum und Uhrzeit in Tabellenfeldern liest Du in Tabellen [basics]: Datum und Uhrzeit (www.access-basics.de/564).
• Währung: Festkommazahl mit einer bestimmten Formatierung. Mehr zu Währungsfeldern unter Tabellen [basics]: Währungsfelder (www.access-basics.de/562).
• Autowert: Stellt die Eigenschaft Feldgröße auf Long Integer ein und legt die Eigenschaft Neue Werte auf Inkrement fest. Wird meist als Felddatentyp für Primärschlüsselfelder verwendet.
• Ja/Nein: Nimmt die Werte 0 und -1 auf und zeigt diese standardmäßig als Kontrollkästchen an. Mehr zu Ja/Nein-Feldern findest Du unter Tabellen [basics]: Ja/Nein-Felder (www.access-basics.de/563).
• OLE-Objekt: Ist im Entwurf über die Datenblattansicht nicht verfügbar. Dieser Felddatentyp erlaubt das Speichern von OLE-Objekten, die auch als solche in entsprechenden Steuerelementen angezeigt werden können.
• Link: Speichert Links.
• Anlage: Speichert Dateien. Mehr zu diesem Datentyp erfährst Du unter Tabellen [basics]: Anlagefelder (www.access-basics.de/565).
• Berechnete: Dies sind Felder, die Werte basierend auf den Werten anderer Felder berechnen. Mehr dazu erfährst Du im Artikel Tabellen [basics]: Berechnete Felder (www.access-basics.de/569).
• Nachschlage-Assistent…: Startet einen Assistenten, mit dem Fremdschlüsselfelder plus Beziehung erstellt werden können. Mehr dazu erfährst Du im Artikel Tabellen [basics]: Der Nachschlage-Assistent (www.access-basics.de/572).

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