Tabellen [basics]: Einführung

Was sind Tabellen überhaupt im Kontext von Datenbankentwicklung und wozu und wie nutzen wir diese Welche Möglichkeiten bietet die Benutzeroberfläche von Access, um Tabellen zu erstellen Welche Datentypen bietet Access an und wann verwendest Du welchen Datentyp Wie werden die Daten auf die Felder einer Tabelle aufgeteilt und ab wann benötigst Du mehr als eine Tabelle zum Speichern von Daten Wann und warum müssen Tabellen über eine Beziehung verknüpft werden und welche Beziehungsarten gibt es überhaupt All dies und mehr erläutern wir in dieser Grundlagen-Artikelreihe zum Thema Tabellen!

Einführung

Das Erstellen von Tabellen ist ein umfassendes Thema. Wir möchten in dieser Artikelreihe alle Aspekte so umfangreich wie nötig beschreiben. Daher findest Du in diesem ersten Teil erst einmal eine Übersicht darüber, was Dich in den folgenden Teilen noch erwartet – und vor allem, in welchem Artikel welche Informationen folgen.

Daher gehen wir im vorliegenden Artikel erst einmal nicht ins Detail, sondern legen den Rahmen für die Artikelreihe fest.

Tabellen – welche Arten gibt es

Auch wenn man denkt, eine Tabelle wäre eine Tabelle, ist das nicht ganz richtig: Es gibt nämlich verschiedene Tabellentypen unter Access. Die wichtigste Unterscheidung für Tabellen ist die nach dem Ort, wo sich die Tabelle befindet und nach der Herkunftsart:

• Lokale Tabellen: Das sind Access-Tabellen, die in der gleichen Datei gespeichert werden, in der die Tabelle im Navigationsbereich angezeigt wird.
• Verknüpfte Tabellen: Dies sind Access-Tabellen, die sich auch in einer Access-Datenbank befinden, aber nicht in der aktuell geöffneten Datenbank. Eigene Datenbankdateien, die nur die Tabellen enthalten, die dann in andere Datenbankdateien eingebunden werden, welche die Benutzeroberfläche enthalten, nutzt man, wenn man mit mehreren Benutzern auf die gleichen Daten zugreifen will.
• ODBC-Tabellen: Über eine ODBC genannte Technik können Sie Tabellen aus anderen Datenbanksystem wie SQL Server, MySQL et cetera einbinden. Ihre Daten werden dann wie die lokaler Tabellen angezeigt und sie können diese üblicherweise auch bearbeiten.
• Andere verknüpfte Datenquellen: Du kannst auch Verknüpfungen zu anderen Datenquellen wie Excel-Tabellen, Textdateien et cetera herstellen. Auch diese Verknüpfungen werden im Navigationsbereich unter Tabellen angezeigt.

Auch wenn die anderen Tabellenarten interessant sind: In dieser Artikelreihe konzentrieren wir uns auf lokale Tabellen.

Tabellen anlegen

Zum Anlegen einer Tabelle bietet Access verschiedene Möglichkeiten an. Diese befinden sich im Ribbon unter Erstellen|Tabellen (siehe Bild 1):

Bild 1: Anlegen einer Tabelle

• Tabelle: Erstellt eine neue Tabelle und zeigt diese in der Datenblattansicht an.
• Tabellenentwurf: Erstellt eine neue Tabelle und zeigt diese in der Entwurfsansicht an.
• SharePoint-Listen|…: Unter SharePoint-Listen finden wir einige weitere Elementtypen. Diese kannst Du nutzen, wenn Du einen SharePoint-Server nutzt und Daten dort verfügbar machen möchtest. Im Rahmen dieser Artikelreihe gehen wir nicht auf SharePoint-Funktionen ein.

Was gehört in eine Tabelle

Es gibt viele Beispiele dafür, dass eine ganze Menge Informationen in einer einzigen Tabelle landen. Ein Paradebeispiel dafür ist eine Tabelle mit Projekten und Kundendaten. Eine solche Tabelle würde dann nicht nur die Projektdaten wie Projektbezeichnung, Startdatum et cetera enthalten, sondern auch noch die Daten des Kunden, für den dieses Projekt ausgeführt wird.

Das ist grundsätzlich nicht falsch, aber schon wenn Sie ein zweites Projekt für den gleichen Kunden anlegen, haben Sie die gleichen Kundendaten mehrmals in verschiedenen Zeilen beziehungsweise Datensätzen der Tabelle.

In einer funktionalen Access-Datenbank würden Sie die Daten dieser beiden Tabellen auf zwei Tabellen aufteilen. Damit haben wir also schon zwei Beispiele dafür, welche Daten in einer Tabelle zusammengefasst werden sollten. Und es gibt noch mehr davon:

• Kunden
• Projekte
• Produkte
• Kategorien
• Bestellungen
• Bestelldetails
• Anreden

Natürlich gibt es für andere Anwendungsfälle noch viele andere mögliche Tabellen. Die Gemeinsamkeit ist schon erkennbar: Es handelt sich immer um die Zusammenfassung mehrerer Eigenschaften eines bestimmten Objekts wie eben bei Kunden oder Projekten.

Felder anlegen

Wir steigen hier noch nicht in die Praxis ein, sondern schauen uns erst einmal theoretisch an, was Felder sind. Ein Feld ist nur die Definition, wie eine Spalte einer Tabelle aussieht. Dabei liefert das Feld über den Feldnamen erst einmal die Spaltenüberschrift (diese kann auch angepasst werden) und den Datentyp, dem die in dieser Spalte der Tabelle enthalten Werte entsprechen müssen.

Für Felder kannst Du noch eine Menge anderer Eigenschaften festlegen, die wir an entsprechender Stelle beschreiben. Am wichtigsten sind zuerst einmal der Feldname und der Datentyp des Feldes.

Als Feldnamen verwendet man eine Bezeichnung, die bestmöglich wiedergibt, welche Werte sich in der entsprechenden Spalte befinden. Dafür gibt es verschiedene Regeln, die wir uns ebenfalls im Detail anschauen.

Hier sehen wir uns erst einmal an, welche Datentypen Access für die Felder unserer Tabellen vorsieht. In der Datenblattansicht, mit der Du normalerweise auch Tabellen entwerfen kannst, sind die wichtigsten Datentypen direkt verfügbar:

• Kurzer Text
• Zahl
• Währung
• Datum und Uhrzeit
• Ja/Nein

Und es gibt noch weitere Datentypen, die sich hinter dem Ribboneintrag Weitere Felder verbirgt – hier findet sich eine umfangreiche Liste mit allen denkbaren Datentypen und -formaten.

Wenn Du Informationen zu einem speziellen Datentyp suchst, findest Du diese in einigen Artikeln.

Diese picken sich jeweils einen dieser Datentypen heraus und heißen wie folgt:

• Textfelder: Artikel Tabellen [basics]: Textfelder (www.access-basics.de/560)
• Zahlenfelder: Artikel Tabellen [basics]: Zahlenfelder (www.access-basics.de/561)
• Währungsfelder: Artikel Tabellen [basics]: Währungsfelder (www.access-basics.de/562)
• Ja/Nein-Felder: Artikel Tabellen [basics]: Ja/Nein-Felder (www.access-basics.de/563)
• Datum und Uhrzeit: Artikel Tabellen [basics]: Datum und Uhrzeit (www.access-basics.de/564)
• Anlagefelder: Artikel Tabellen [basics]: Anlagefelder (www.access-basics.de/565)
• Mehrwertige Felder: Artikel Tabellen [basics]: Mehrwertige Felder (www.access-basics.de/566)
• Memofelder: Artikel Tabellen [basics]: Memofelder (www.access-basics.de/567)
• Rich-Text-Felder: Artikel Tabellen [basics]: Rich-Text-Felder (www.access-basics.de/568)
• Berechnete Felder: Artikel Tabellen [basics]: Berechnete Felder (www.access-basics.de/569)

Was gehört in ein Feld

Auch was den Inhalt von Feldern angeht, gibt es viele Möglichkeiten. In der Welt der Datenbanken finden wir alle denkbaren Aufteilungen. In der Regel sollten die Informationen so granular wie möglich auf die einzelnen Felder aufgeteilt werden, aber auch nicht so fein, dass man die gesuchten Daten nur noch mithilfe von Abfragen sinnvoll zusammenstellen kann.

Ein paar Beispiele für Felder, die zu viele Daten enthalten:

• wenn das Feld beispielsweise Name heißt und dieses Vorname und Nachname und gegebenenfalls auch noch die Anrede enthält
• wenn das Feld die PLZ und den Ort enthält

Im Falle des Namens sollte dieser auf verschiedene Felder aufgeteilt werden. Wir benötigen also zumindest Felder für Anrede, Vorname und Nachname. Anrede ist wiederum ein Feld, in das man keine Texte hineinschreiben sollte, weil dort sonst Bezeichnungen wir Herr und Herrn landen und wir dann nicht so einfach alle Einträge ermitteln können, welche eigentlich die Anrede Herr aufweisen – wir müssen dann zum Beispiel noch nach der Alternative Herrn suchen. Mehr dazu weiter unten unter Lookup-Beziehungen.

Und auch bei PLZ und Ort hat es sich als funktional erwiesen, jeweils ein eigenes Feld für die beiden Elemente zu verwenden.

Bei Straße und Hausnummer gibt es erstaunlicherweise eher den Konsens, dass beides in einem Feld gespeichert wird.

Spezialfall: Primärschlüsselfeld

Der wichtigste Spezialfall für ein Feld in einer Access-Tabelle ist das Primärschlüsselfeld. Jede Tabelle sollte aus Gründen, die wir weiter unten erläutern, ein Feld mit einem eindeutigen Zahlenwert enthalten. Die erste Eigenschaft dieses Feldes ist also, dass es jeden Wert nur einmal aufnehmen darf. Damit sorgt dieses Feld dafür, dass die Datensätze dieser Tabelle aufgrund dieses Feldes unterschieden werden können.

Das Primärschlüsselfeld hat normalerweise noch eine weitere Eigenschaft, die andere Zahlenfelder nicht aufweisen: Es wird beim Anlegen eines neuen Datensatzes automatisch mit einem Wert gefüllt, der normalerweise dem bisher höchsten vergebenen Wert in diesem Feld plus eins entspricht. Das heißt, dass Sie normalerweise am Primärschlüsselfeld auch ablesen können, in welcher Reihenfolge die Datensätze angelegt wurden.

Indizes oder: Suchen leicht gemacht

Das oben beschriebene Feld, das einem Datensatz ein eindeutiges Merkmal verleiht, nennt man auch Primärindex. Neben diesem Indexfeld gibt es noch weitere Indextypen. Einige sorgen nur dafür, dass Du Datensätze besonders leicht nach den Werten eines mit einem Index versehenen Feldes durchsuchen kannst. Andere legen eine sogenannte Restriktion fest. Damit kannst Du bestimmen, dass ein Feld nur eindeutige Werte aufnehmen kann – beispielsweise um sicherzustellen, dass in einer Tabelle mit Kategorien jede Kategorie nur einmal enthalten ist. Es kann auch sein, dass Du dafür sorgen möchtest, dass eine Kombination von zwei oder mehr Feldern immer eindeutig ist. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Du in einer Tabelle Bestellpositionen verwaltest. In einer solchen Tabelle sollen einer Bestellung die bestellten Produkte zugeordnet werden. Dabei soll jede Bestellung normalerweise jedes Produkt nur einmal als Position enthalten – natürlich kannst Du über ein Feld wie Menge angeben, wie viele Exemplare dieses Produkts bestellt wurden. In diesem Fall würde man einen eindeutigen Index anlegen für die Felder, die auf die jeweilige Bestellung und das jeweilige Produkt verweisen.

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