Kategorie: Tabellen entwerfen

Das Speichern von Informationen wie Datum und Uhrzeit in Access-Tabellen ist eigentlich einfach. In bestimmten Situationen kann es jedoch wichtig sein, zu wissen, wie diese Informationen, die meist als Tage, Monate und Jahre beziehungsweise Stunden, Minuten und Sekunden angezeigt werden, tatsächlich in der Datenbank landen. Und wie bei allen Felddatentypen gibt es auch bei diesem interessante Eigenschaften, die wir im vorliegenden Artikel vorstellen.

Wenn man die möglichen Werte für ein Tabellenfeld einschränken möchte, kann man dies auf verschiedene Arten tun. Einige davon finden wir bereits in der Entwurfsansicht von Tabellen. Hier gibt es zunächst die Felddatentypen, die sicherstellen, dass beispielsweise nur Zahlen, Datumsangaben oder Texte in einem Feld landen. Mit der Eigenschaft Feldgröße können wir die Daten weiter einschränken, indem wir zum Beispiel die Anzahl der Zeichen in einem Textfeld begrenzen. Möchte man die Möglichkeiten weiter einschränken, kann man die Gültigkeitsregeln nutzen. Damit legen wir bestimmte Regeln für die eingegebenen Inhalte fest. Hält der Benutzer sich nicht daran, können wir eine entsprechende Meldung anzeigen. Das Spannende ist, dass sich diese Gültigkeitsregeln nicht nur auf einzelne Felder beziehen können, sondern dass wir sie auch auf Datensatzebene nutzen können – indem wir beispielsweise eine Regel definieren, dass der Wert von Feld A nicht größer sein darf als der von Feld B. Wie das alles gelingt, zeigt der vorliegende Artikel!

Wenn Du wie im Artikel Tabellen [basics]: Datenbank aufteilen per Assistent (www.access-basics.de/580) Deine Datenbank in Frontend und Backend aufgeteilt hast, kann es passieren, dass jemand das Verzeichnis oder den Dateinamen des Backends ändert. Da der Pfad zum Backend in den Tabellenverknüpfungen gespeichert ist, die beim Aufteilen der Datenbank erstellt wurden, kann das Frontend das Backend mit den Tabellen nicht mehr finden. Wie Du in einem solchen Fall die Verknüpfungen schnell aktualisierst, zeigt der vorliegende Artikel.

Im Artikel Tabellen [basics]: Verknüpfung aktualisieren (www.access-basics.de/612) haben wir uns angeschaut, wie wir die Verknüpfungen zu den Tabellen in einer Backenddatenbank in einem Frontend wiederherstellen, wenn diese einmal nicht mehr stimmen. Dort ist die Frage aufgetaucht, ob man nicht per Makro beim Öffnen einer Datenbank prüfen kann, ob die Verknüpfungen aktuell sind und, falls dies nicht der Fall ist, automatisch den Benutzer informiert und den Tabellenverknüpfungs-Assistenten aufruft, um die Verknüpfungen zu aktualisieren. Ob und wie das gelingt, schauen wir uns im aktuellen Artikel an.

Lookup-Beziehungen sind solche Beziehungen, wo eine Tabelle, wie beispielsweise zum Verwalten von Kundendaten, ein Feld enthält, mit dem genau eine Eigenschaft dieses Kunden aus den Datensätzen einer anderen Tabelle ausgewählt werden kann. Ein schönes Beispiel dafür ist die Anrede des Kunden. Solche Beziehungen lassen sich sehr schön mit dem Nachschlage-Assistenten definieren, den wir bereits in einem weiteren Artikel beschrieben haben. Im vorliegenden Artikel zeigen wir, wie Du solche Beziehungen von Hand definieren und sie gegebenenfalls noch an spezielle Anforderungen anpassen kannst.

Eine Datenbank aufteilen Warum sollte ich das denn tun Dafür gibt es mehrere Gründe. Diese erklären wir in diesem Artikel – und wir zeigen gleich noch, wie Du die Aufteilung einer Datenbank mit dem dafür vorgesehenen Assistenten durchführen kannst. Als Ergebnis erhältst Du eine neue Backenddatenbank, welche die Tabellen der aufzuteilenden Datenbank aufnimmt, und die ursprüngliche Datenbank wird zum Frontend und erhält Verknüpfungen zu den Tabellen im Backend. So kannst Du im Frontend prinzipiell genauso mit den Daten arbeiten, als ob sich diese in der gleichen Datenbankdatei befinden würden.

Textfelder sind neben Zahlenfeldern vermutlich der am meisten verwendete Felddatentyp. Dabei beziehen wir uns in diesem Artikel explizit auf den Datentyp “Kurzer Text”. Den Datentyp “Langer Text” behandeln wir in einem weiteren Artikel. Mit Textfeldern speichern wir in Tabellen Texte mit einer Länge von bis zu 255 Zeichen. Alles Wissenswerte rund um den Umgang mit Textfeldern zeigen wir in diesem Artikel!

Die einfachste Information, die sich in einem Feld einer Access-Tabelle speichern lässt, ist -1 oder 0. Das ist nämlich der Wert, der in einem Ja/Nein-Feld gespeichert wird. Dieses präsentiert sich in der Datenblattansicht als praktisches Kontrollkästchen, das im angehakten Zustand den Wert -1 repräsentiert und ohne Haken den Wert 0. In diesem Artikel zeigen wir, was Du rund um die Verwendung von Ja/Nein-Feldern berücksichtigen musst und welche Besonderheiten diese aufweisen.

Beziehungen sind das Salz in der Datenbanksuppe. Wenn Du Daten verschiedener Art wie beispielsweise Kunden und Projekte in verschiedenen Tabellen speicherst, dann musst Du auf irgendeine Weise festlegen, für welchen Kunden welches Projekt ausgeführt wird. Wenn die Tabelle mit den Kunden ein Feld aufweist, das die Kundendatensätze eindeutig identifiziert, kannst Du der Projekte-Tabelle ein Feld zuweisen, in das Du den eindeutigen Identifizierer des Kunden einträgst, für den das Projekt durchgeführt wird. Damit erhalten wir eine Zuordnung von Kunden zu Projekten. In der Datenbankwelt gehen wir noch einen Schritt weiter und erstellen eine Beziehung, welche die beiden Tabellen auch noch in Form einer im Datenmodel festgelegten Regel verknüpft. Daraus resultieren noch weitere Möglichkeiten, die wir in diesem Artikel beschreiben werden.

Ein sehr wichtiges Instrument zum Verwalten der Beziehungen einer Datenbank ist das Beziehungen-Fenster. Auch wenn wir im Artikel Tabellen [basics]: Der Nachschlage-Assistent (www.access-basics.de/572) gezeigt haben, wie sich Beziehungen über den Nachschlage-Assistenten erstellen lassen, wirst Du früher oder später entweder selbst Beziehungen anlegen wollen, ohne das gleichzeitig ein Nachschlagefeld erstellt werden soll oder Du möchtest vorhandene Beziehungen bearbeiten. Beides ist im Beziehungen-Fenster möglich, das wir uns im vorliegenden Artikel im Detail ansehen werden.