Access [basics] - DAS ACCESS-MAGAZIN FÜR ALLE, DIE VON 0 AUF 100 WOLLEN

Bericht als PDF speichern

1. Juni 2012 André Minhorst 2012, 3/2012, Reporting mit Berichten

Berichte sind eine komfortable und einfache Art, Daten aus den Tabellen einer Access-Datenbank für die Ausgabe auf Papier vorzubereiten. In der heutigen Zeit tendieren wir allerdings dazu, nicht mehr sämtliche Kommunikation auszudrucken, sondern verschicken das eine oder andere Dokument gleich per E-Mail – schneller geht es kaum. Ein Bericht lässt sich allerdings nicht so einfach per E-Mail verschicken: vorher müssen Sie ihn noch in einem Format auf der Festplatte speichern, das möglichst von allen Empfängern gelesen werden kann.

Gruppierungen in Berichten

1. Juni 2012 André Minhorst 2012, 3/2012, Reporting mit Berichten

Berichte bieten zwei Möglichkeiten, Daten hierarchisch zu strukturieren: per Unterbericht oder durch sogenannte Gruppierungen. Letztere ermöglicht es beispielsweise, alle Bestellungen eines Kunden anzuzeigen und zu jeder Bestellung auch noch die Bestelldetails mit den Artikeln anzuzeigen oder alle Artikelkategorien mit den dazugehörigen Artikel zu präsentieren. Gruppierungen erlauben dabei eine ganze Reihe von Einstellungen, die dieser Artikel vorstellt.

Rechnen in Berichten

1. Juni 2012 André Minhorst 2012, 3/2012, Reporting mit Berichten

Berichte bieten die gleichen Möglichkeit zur Berechnung von Werten wie Formulare – und noch einige mehr. Im Gegensatz zu Formularen bieten Berichte die Möglichkeit, eine laufende Summe zu bilden oder Berechnungen über komplette Gruppierungen durchzuführen. In diesem Artikel lernen Sie die Grundlagen zum Rechnen in Berichten.

Tipps und Tricks

1. Juni 2012 André Minhorst 2011, 9/2011, Tipps und Tricks

In dieser Ausgabe zeigen wir Ihnen, wie Sie das Standardverzeichnis beim öffnen und Erstellen von Datenbanken anpassen, wie Sie Datenbankobjekte ausblenden, damit Otto Normalverbraucher diese nicht mehr im Datenbankfenster beziehungsweise im Navigationsbereich vorfindet, wie Sie schnell die aktuellen Werte für Zeit und Datum in Textfelder eintragen, wie Sie den Wert aus dem gleichen Feld des vorherigen Datensatzes übernehmen und vieles mehr!

Sortieren in Berichten

1. Juni 2012 André Minhorst 2011, 9/2011, Reporting mit Berichten, Tipps und Tricks

In Tabellen stellen Sie die Sortierung in der Datenblattansicht ein, in Abfragen legen Sie diese im Entwurfsraster fest und in Formularen und den enthaltenen Steuerelementen wie Kombinationsfeldern und Listenfeldern gibt die für die Datenherkunft festgelegte Reihenfolge den Takt vor. Wie aber sieht es in Berichten aus Um es vorweg zu nehmen: ganz anders. Dieser Artikel erläutert, wie Sie die in Berichten anzuzeigenden Daten sortieren.

Berichtsbereiche

1. Juni 2012 André Minhorst 2011, 9/2011, Reporting mit Berichten

Ein Bericht bietet einige Bereiche mehr als ein Formular. Damit können Sie auch komplexere Daten strukturiert in einem Bericht darstellen. Neben den Berichtsbereichen, die nur einmal pro Bericht angezeigt werden (Berichtskopf und -fuß) sowie den seitenweise erscheinenden Bereichen (Seitenkopf und -fuß) gibt es noch die Kopf- und Fußbereiche der einzelnen Gruppierungen – um diese kümmert sich ein weiterer Artikel. Dieser Artikel stellt die einzelnen Bereiche vor und erklärt, was Sie bei deren Einsatz beachten müssen.

Optionsgruppen und Optionsfelder

1. Juni 2012 André Minhorst 2011, 9/2011, Formulare für die Dateneingabe, Steuerelemente

Wenn sich für ein Feld einer Tabelle mehrere Werte einstellen lassen, liegen diese Werte meist in einer Lookup-Tabelle und werden per Nachschlagefeld beziehungsweise per Kombinationsfeld ausgewählt. Manchmal ist die Anzahl der verfügbaren Werte jedoch begrenzt und wird vor allem nicht erweitert. Und wenn die Werte dann auch noch übersichtlich im Formular dargestellt werden sollen, ist eine Optionsgruppe mit entsprechenden Optionsfeldern die richtige Wahl.

Kombinationsfeld als Eingabehilfe für Textfelder

1. Juni 2012 André Minhorst 2011, 9/2011, Formulare für die Dateneingabe

Kombinationsfelder haben Sie in Access [basics] bisher als Möglichkeit kennengelernt, Verknüpfungen zu Daten aus anderen Tabellen herzustellen. Das ist auch der meistgenutzte Anwendungszweck von Kombinationsfeldern. Wenn Sie den Benutzern Ihrer Anwendung jedoch das Leben erleichtern möchten, können Sie es auch an anderer Stelle einsetzen – beispielsweise, um bereits eingegebene Werte eines Feldes zur Auswahl anzubieten. Das ist vor allem hilfreich, wenn das Feld Werte enthält, die mehrfach vorkommen, aber dennoch nicht in eine Lookup-Tabelle ausgegliedert wurden.

Rechnen in Formularen

1. April 2012 André Minhorst 2/2012, 2012, Formulare für die Dateneingabe

Es gibt verschiedene Gelegenheiten, in Formularen die Ergebnisse von Rechenoperationen zu präsentieren. Dabei lassen sich viele Berechnungen in Abfragen auslagen, die als Datenherkunft der Formulare dienen, manchmal gelingt dies jedoch nicht. Dieser Artikel zeigt, wie Sie einfache Berechnungen bis hin zu formularübergreifenden Berechnungen durchführen und was Sie dabei beachten müssen.

Bestellungen in Formularen verwalten

1. April 2012 André Minhorst 2/2012, 2012, Formulare für die Dateneingabe

Wer einmal einen Bestellvorgang auf Tabellenebene abgebildet und die entsprechenden Formulare und Berichte erstellt und verstanden hat, kann guten Gewissens behaupten, dass er kein Einsteiger mehr ist. Das Datenmodell erläutern wir im Artikel Bestellungen in Tabellen verwalten, die notwendigen Formulare stellt der vorliegende Artikel vor und um die Berichte kümmern wir uns im Artikel Bestellungen per Bericht ausgeben – es sind also nur noch wenige Schritte bis zum nächsten Level!