Datenblattansicht im Griff

Die Datenblattansicht ist die flexibelste Ansicht, wenn es darum geht, Daten tabellarisch anzuzeigen. Nicht nur der Entwickler, sondern auch der Benutzer kann die Daten mit dieser Ansicht nach Belieben darstellen. Dieser Artikel stellt alle Möglichkeiten der Datenblattansicht unter Access vor.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1110_Datenblattansicht.mdb.

Datenblätter überall

Die Datenblattansicht können Sie gleich für die Darstellung dreier Objekttypen verwenden: Tabellen, Abfragen und Formulare. Gleichwohl sollten Sie spätestens bei übergabe an den Anwender sicherstellen, dass dieser nur über Formulare auf die Daten zugreift und nicht direkt über Tabellen oder Abfragen – auf diese Weise nehmen Sie sich selbst die Möglichkeit, Features wie etwa eine Validierung zu nutzen. Wir konzentrieren uns hier also auf Formulare in der Datenblattansicht – und hier speziell auf Unterformulare.

Unterformular als Datenblatt

Die Darstellung von Daten aus 1:n-Beziehungen erfolgt oft in Haupt- und Unterformular, wobei das Unterformular die verknüpften Daten in der Datenblattansicht anzeigt. Die folgenden Beispiele beziehen sich auf die beiden Formulare frmKategorien und sfmArtikel, wobei das Unterformular sfmArtikel die Tabelle tblArtikel als Datenherkunft verwendet. Außerdem besitzt die Eigenschaft Standardansicht des Unterformulars den Wert Datenblatt (siehe Bild 1).

Bild 1: Unterformular in der Datenblattansicht

Features der Datenblattansicht

Die Datenblattansicht zeigt Daten in tabellarischer Form an, also in je einer Spalte pro Feld. Sie können damit folgende Aktionen durchführen:

• ändern der Reihenfolge der Spalten/Felder
• Spaltenbreite und Zeilenhöhe einstellen
• Felder ein-/ausblenden
• Sortieren nach Spalten/Feldern
• Filtern nach Werten in Spalten/Feldern
• Fixieren der ersten n Spalten
• ändern des Aussehens (Schriftart und -größe)
• ändern der Hintergrundfarbe
• ändern des Gitterrasters
• Einstellen alternierender Hintergrundfarben (ab 2007)
• Bedingte Formatierung festlegen

Schriftart und -größe

Unter Access 2007 und jünger ist die Schriftgröße mit 11 Punkten für viele Zwecke etwas zu groß eingestellt, also schauen wir uns zunächst an, wie wir dies ändern – und vielleicht haben Sie auch in älteren Access-Versionen das Bedürfnis, die Schrift anzupassen.

• Access 2003 und älter zeigen beim Aktivieren des Datenblatts eine Symbolleiste an, mit der Sie die Schrift einstellen können.
• Unter Access 207 und jünger finden Sie im Ribbon-Tab Start einen Bereich, mit dem Sie die Schrifteigenschaften einstellen können. Sie müssen lediglich das Datenblatt aktivieren und dann die gewünschten änderungen durchführen.

Im Gegensatz zu älteren Versionen, wo änderungen automatisch übernommen werden, fragen Access 2007 und jünger nach änderungen der Schriftart beim Speichern, ob die änderungen gespeichert werden sollen. Bei .mde– und .accde-Datenbanken werden gar keine änderungen am Entwurf gespeichert, also auch keine Einstellungen des Datenblatts.

Spaltenbreite einstellen

Access stellt die Spaltenbreiten in der Datenblattansicht nicht automatisch immer so ein, dass alle Texte komplett lesbar sind. Sie können die Spaltenbreiten jedoch manuell einstellen:

• Klicken Sie auf den schmalen vertikalen Strich zwischen zwei Spalten und ziehen Sie diesen bei gedrückter Maustaste nach links oder rechts (siehe Bild 2).



Bild 2: Spaltenbreite einstellen

• Klicken Sie doppelt auf diesen Strich, um automatisch die optimale Spaltenbreite bezogen auf alle aktuell sichtbaren Inhalte einzustellen.
• Klicken Sie doppelt auf den Kopf der anzupassenden Spalte und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Feldbreite aus. Es erscheint ein Dialog, in den Sie die Breite eingeben können.

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