Access [basics]

Berichte bringen einige Eigenschaften mit sich, die man kennen sollte, wenn man optisch ansprechende und funktionale Berichte erstellen möchte. Diese stellen wir im vorliegenden Artikel vor. Sie erfahren hier beispielsweise, wie Sie Duplikate ausblenden, wenn mehrere Datensätze hintereinander teilweise gleiche Daten enthalten. Oder wie Sie den Raum für leere Textfelder freigeben, damit der übrige Inhalt nach oben rutschen kann. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Seitenwechsel an der gewünschten Stelle unterbringen.

Berichte sind eine komfortable und einfache Art, Daten aus den Tabellen einer Access-Datenbank für die Ausgabe auf Papier vorzubereiten. In der heutigen Zeit tendieren wir allerdings dazu, nicht mehr sämtliche Kommunikation auszudrucken, sondern verschicken das eine oder andere Dokument gleich per E-Mail – schneller geht es kaum. Ein Bericht lässt sich allerdings nicht so einfach per E-Mail verschicken: vorher müssen Sie ihn noch in einem Format auf der Festplatte speichern, das möglichst von allen Empfängern gelesen werden kann.

Berichte bieten zwei Möglichkeiten, Daten hierarchisch zu strukturieren: per Unterbericht oder durch sogenannte Gruppierungen. Letztere ermöglicht es beispielsweise, alle Bestellungen eines Kunden anzuzeigen und zu jeder Bestellung auch noch die Bestelldetails mit den Artikeln anzuzeigen oder alle Artikelkategorien mit den dazugehörigen Artikel zu präsentieren. Gruppierungen erlauben dabei eine ganze Reihe von Einstellungen, die dieser Artikel vorstellt.

Berichte bieten die gleichen Möglichkeit zur Berechnung von Werten wie Formulare – und noch einige mehr. Im Gegensatz zu Formularen bieten Berichte die Möglichkeit, eine laufende Summe zu bilden oder Berechnungen über komplette Gruppierungen durchzuführen. In diesem Artikel lernen Sie die Grundlagen zum Rechnen in Berichten.

Ein Bericht bietet einige Bereiche mehr als ein Formular. Damit können Sie auch komplexere Daten strukturiert in einem Bericht darstellen. Neben den Berichtsbereichen, die nur einmal pro Bericht angezeigt werden (Berichtskopf und -fuß) sowie den seitenweise erscheinenden Bereichen (Seitenkopf und -fuß) gibt es noch die Kopf- und Fußbereiche der einzelnen Gruppierungen – um diese kümmert sich ein weiterer Artikel. Dieser Artikel stellt die einzelnen Bereiche vor und erklärt, was Sie bei deren Einsatz beachten müssen.