Access Datenbankvorlage erstellen

Wenn Sie eine neue Access-Datenbank anlegen, hat diese immer die gleichen Basiseinstellungen. Zum Beispiel zeigt Access standardmäßig immer die Objekte in der Registerkartenansicht an. Falls Sie die hier die Einstellung “Überlappende Fenster” bevorzugen, müssen Sie immer die Optionen öffnen, die Einstellung ändern, die Optionen schließen und die Datenbank erneut öffnen. Nun: Irgendwelche Standardeinstellungen muss Access ja bereitstellen. Die gute Nachricht ist: Sie können die Einstellungen anpassen und müssen nicht immer die gleichen Änderungen vornehmen. Auf den folgende Seiten zeigen wir, wie Sie eine Access Datenbankvorlage erstellen!

Warum eine Access Datenbankvorlage erstellen

Es ist immer das Gleiche beim Programmieren von Beispielen für meine Artikel: Ich lege eine neue Access-Datenbank an, füge Objekte wie Tabellen, Abfragen oder Formulare hinzu.

Wenn ich dann einen Screenshot für die Leser machen möchte, stelle ich fest, dass die Objekte noch in der Registerkartenansicht erscheinen. Das ist im Grunde kein Problem und manch ein Entwickler legt seine Anwendungen sogar darauf aus, dass die Elemente in der Registerkartenansicht erscheinen. Zumindest für Screenshots ist diese Ansicht allerdings nicht besonders hilfreich.

Also öffne ich zu diesem Zeitpunkt immer die Access-Optionen, wechsle zum Bereich Aktuelle Datenbank und stelle die Option Dokumentfensteroptionen auf den Wert Überlappende Fenster ein (siehe Bild 1). Damit diese Einstellung erscheint, schließe ich die Datenbankdatei und öffne diese erneut (das geht am schnellsten mit dem Ribbon-Befehl Tools|Datenbank komprimieren und reparieren).

Bild 1: Einstellen der Dokumentfensteroptionen

Access Datenbankvorlage erstellen – der einfachste Weg

Noch schöner wäre es, wenn Access die Objekte direkt beim Öffnen einer Access-Datenbank in der überlappenden Ansicht präsentieren würde. Dazu gibt es eine ganz einfache Lösung:

• Sie erstellen eine neue, leere Datenbank.
• Sie führen die gewünschten Änderungen durch, die Sie gern auch beim Anlegen neuer Datenbanken verwenden würden.
• Statt eine neue Datenbank zu erstellen, kopieren Sie einfach die so hergestellte Vorlage und nutzen diese.

Dieser Weg ist praktikabel und schnell umsetzbar. Allerdings sieht Access noch eine elegantere Lösung vor. Ihnen ist sicher aufgefallen, dass Access beim Anlegen einer neuen Datenbank immer eine Reihe von Datenbankvorlagen zur Auswahl anbietet.

Hier klickt man gewohnheitsmäßig immer schnell auf den Eintrag Leere Datenbank. Aber was wäre, wenn wir eigene Access Datenbankvorlagen erstellen – oder die Vorlage namens Leere Datenbank ersetzen könnten

Access Datenbankvorlage erstellen per .accdt-Datei

Es gibt nämlich seit einigen Versionen von Access die sogenannte .accdt-Datei (t steht hier für Template, zu deutsch: Vorlage). Dabei handelt es sich um ein Datenbankformat, das Access automatisch als Datenbankvorlage erkennt, wenn sich eine Datei mit dieser Dateiendung in einem bestimmten Verzeichnis befindet. Allerdings benötigen Sie zum Erstellen einer solchen Vorlage mehr als nur eine Änderung der Dateiendung. Access bietet dazu eine spezielle Art zum Speichern der Datenbankdatei an. Gehen wir also davon aus, dass wir die gewünschten Änderungen in einer neu erstellten Datenbank bereits vorgenommen haben – in diesem Fall das Einstellen der Option Dokumentfensteroptionen auf den Wert Überlappende Fenster.

Export als Access Datenbankvorlage

Dann können Sie im Ribbon den Befehl Datei|Speichern unter auswählen. Es erscheint der Bereich Speichern unter, wo Sie unter anderem die Option Vorlage (*.accdt) finden (siehe Bild 2).

Bild 2: Bereich zum Speichern von Access-Datenbanken, hier als Access Datenbankvorlage

Dies öffnet den Dialog Neue Vorlage aus dieser Datenbank erstellen, den Sie in Bild 3 sehen – hier noch ohne Werte.

Bild 3: Eingabe der Details für das Erstellen einer Access Datenbankvorlage

Im Folgenden schauen wir uns an, welche Informationen Sie für die einzelnen Felder hinterlegen.

• Name: Hier stellen Sie den Namen für die zu erstellende Access Datenbankvorlage ein.
• Beschreibung: Die Beschreibung soll angeben, was die Datenbankvorlage enthält. Sie erscheint im Auswahldialog für Datenbankvorlagen, wenn Sie auf den entsprechenden Eintrag klicken.
• Kategorie: Hier bietet Access standardmäßig nur den Eintrag Benutzervorlagen an.
• Symbol: Angezeigt mit 64×32 Pixel: Hier können Sie ein Symbol auswählen. Dieses kann eine beliebige Größe haben, erscheint aber mit 64×32 Pixeln.
• Vorschau: Hier wählen Sie ein Bild aus, das als Vorschau erscheint.
• Primäre Tabelle: Diese Option steht für Datenbankvorlagen nicht zur Verfügung.
• Instanziierungsformular: Hier können Sie ein Formular auswählen, das Access beim Anlegen einer neuen Datenbank auf Basis dieser Vorlage aufruft. Das Formular kann beispielsweise VBA-Code ausführen, der weitere Einstellungen an der Datenbank vornimmt. Oder Sie fragen damit Informationen vom Benutzer ab, welche die Vorlage für die Instanziierung der neuen Datenbank benötigt.
• Anwendungspart: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, erstellt Access keine Datenbankvorlage, sondern ein sogenanntes Anwendungspart.
• Alle Daten in Paket einbeziehen: Legt fest, ob die in den Tabellen der zum Erstellen der Vorlage verwendeten Datenbank enthaltenen Daten in die Vorlage landen sollen. Falls nicht, überträgt Access nur die leeren Tabellen.

Einstellungen für die Access Datenbankvorlage vornehmen

Für unser einfaches Beispiel reicht eigentlich die Angabe eines Namens für die Vorlage aus. Um zu zeigen, wie sich einige weitere Einstellungen auswirken, fügen wir noch eine Beschreibung, ein Symbol und ein Vorschau-Bild hinzu (siehe Bild 4).

Bild 4: Angaben zum Erstellen einer Access-Datenbankvorlage

Anschließend klicken wir auf die Schaltfläche OK. Als Ergebnis erscheint eine Meldung, die angibt, an welcher Stelle die neue Datenbankvorlage gespeichert wurde – in diesem Fall unter c:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\Leere Datenbank Plus.accdt. Die Meldung finden Sie in Bild 5.

Bild 5: Erfolgsmeldung nach dem Anlegen der neuen Access Datenbankvorlage

Die neue Access Datenbankvorlage nutzen

Um die neue Datenbankvorlage zu nutzen, schließen wir Access und öffnen es erneut. Im Begrüßungsdialog finden wir unsere selbst erstellte Access Datenbankvorlage noch nicht vor.

Dazu betätigen Sie den Link Weitere Vorlagen rechts in der Liste der Datenbankvorlagen (siehe Bild 6).

Bild 6: Ein Klick auf Weitere Vorlagen liefert mehr Vorlagenmaterial.

Danach erscheinen der Eintrag Leere Datenbank und darunter im Bereich Office einige weitere Vorlagen. Unsere Datenbankvorlage ist allerdings immer noch nicht in Sicht.

Um diese anzuzeigen, klicken Sie hier auf den Bereich Persönlich. Nun erscheint endlich unsere Access Datenbankvorlage. Ein Klick auf das Icon zeigt die Details dieser Datenbankvorlage an (siehe Bild 7).

Bild 7: Die neue Access Datenbankvorlage beim Neustart von Access

Das von uns in den Vorlagen-Eigenschaften eingestellte Icon erscheint hier gar nicht. Dafür stellen wir allerdings fest, dass die Vorlage die Umlaute falsch interpretiert – wir konnten nicht herausfinden, wie man das anpassen kann.

Immerhin stellen wir im Optionen-Dialog der so erstellten Datenbank fest, dass die in der Vorlage geänderte Option Dokumentfensteroptionen wie gewünscht den Wert Überlappende Fenster aufweist – und darum ging es ja primär.

Eigene Access Datenbankvorlage prominenter präsentieren

Ein Wunsch wäre noch, dass wir nicht erst einige Male klicken müssen, um unsere benutzerdefinierte Access Datenbankvorlage zu finden. Dieser Wunsch geht sehr schnell und ganz von allein in Erfüllung!

Beim nächsten Öffnen von Access finden wir die Schaltfläche zum Anlegen einer neuen Datenbank auf Basis der Datenbankvorlage Leere Datenbank Plus nämlich direkt auf der Startseite vor (siehe Bild 8).

Bild 8: Einmal verwendet, erscheint die neue Access Datenbankvorlage auf der Startseite.

Hier landen immer die zuletzt verwendeten Access Datenbankvorlagen.

Access Datenbankvorlage nachträglich ändern

Wenn Sie die Vorlage nach dem ersten Erstellen anpassen wollen, werden Sie schnell feststellen, dass das nicht funktioniert. Wenn Sie die .accdt-Datei mit Access öffnen, erstellt Access immer gleich eine neue Datenbank auf Basis dieser Vorlage. Auch das Öffnen der .accdt-Datei per Texteditor liefert keine anpassbaren Inhalte.

Also ist die einzige Möglichkeit, die Datenbank zu verwenden, die Sie bereits zum Erstellen der ersten Version Ihrer Access Vorlagendatenbank verwendet haben.

Diese könnten Sie wie in den folgenden Abschnitten besprochen weiter anpassen und erstellen dann jeweils eine neue Version.

Da Sie das Formular mit den Informationen wie Titel, Beschreibung et cetera immer wieder neu ausfüllen müssen, sollten Sie sich genau überlegen, welche Einstellungen Sie alle in die Vorlage übernehmen wollen.

Access Datenbankvorlage weitergeben

Wenn Sie eine richtig praktische Vorlage erstellt haben, möchten Sie diese vielleicht auf einem anderen Rechner oder auf virtuellen Maschinen nutzen oder diese sogar an anderen Benutzer weitergeben.

Das ist mit den .accdt-Dateien unter Access 2016 und neuer kein Problem, denn diese brauchen Sie einfach nur zu kopieren und auf dem Zielrechner in das entsprechende Verzeichnis einzufügen. Dieses lautet standardmäßig:

c:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\ Templates\Access\

Beim ersten Start von Access nach dem Einfügen einer .accdt-Datei zeigt Access neu hinzugefügte Vorlagen direkt unter den persönlichen Vorlagedateien an.

Weitere sinnvolle Voreinstellungen beim Erstellen einer Access Datenbankvorlage

Damit kommen wir zu einem wichtigen Punkt: Welche Einstellungen kann man noch vornehmen, um optimal von Access Datenbankvorlagen zu profitieren Eigentlich können Sie dabei alle Einstellungen berücksichtigen, die Sie im Bereich Aktuelle Datenbank der Access-Optionen finden.

Die Einstellungen der Access-Optionen haben wir uns in einer eigenen Artikelreihe angesehen. Die Optionen für die aktuelle Datenbank haben wir dabei im Artikel Access-Optionen, Teil 1 (www.access-basics.de/484) und Access-Optionen, Teil 2 (www.access-basics.de/493) beleuchtet. Hier einige Optionen, die einen Blick wert sind:

• Formular anzeigen: Wenn Sie in der Access Datenbankvorlage ein Formular angelegt haben, das beim Starten automatisch erscheinen soll, können Sie dessen Namen für diese Eigenschaft angeben. Damit zeigt die Anwendung das Formular direkt beim Start an.
• Dokumentfensteroptionen: Diese Option haben wir bereits weiter oben besprochen.
• Beim Schließen komprimieren: Sinnvoll für Anwendungen mit Daten im Frontend.
• Layoutansicht aktivieren: Wenn Sie normalerweise mit der Entwurfsansicht auskommen, können Sie diese Ansicht standardmäßig deaktivieren.
• Entwurfsänderungen für Tabellen in der Datenblattansicht aktivieren: Sinnvoll zu deaktivieren, wenn Sie Tabellen ohnehin nur in der Entwurfsansicht bearbeiten. Dadurch blendet Access die Spalte zum Hinzufügen eines Feldes mit der Beschriftung Zum Hinzufügen klicken dauerhaft aus.
• Auf abgeschnittene Zahlenfelder prüfen: Brauchen Sie eine Hervorhebung, wenn Zahlen nicht vollständig im Feld erscheinen, verwenden Sie diese Funktion, sollen die Zahlen abgeschnitten werden, deaktivieren Sie diese.
• Bildeigenschaften-Speicherformat: heutzutage sollen Bilder eigentlich immer im Originalformat in Tabellen liegen, daher behält man hier in der Regel Quellbildformat beibehalten (kleinere Dateigröße) bei.
• Navigationsoptionen: Diese legen Sie in der Regel individuell für eine Datenbankanwendung fest.
• Optionen für Objektnamen-Autokorrektur: Diese Optionen können Sie aus Performancegründen deaktivieren, wenn Sie sie nicht nutzen wollen.

Datenbankobjekte in Access Datenbankvorlagen

Für verschiedene Projekttypen ist es sinnvoll, bestimmte Datenbankobjekte direkt in einer Vorlage bereitzustellen. Eine professionelle Datenbankanwendung sollte beispielsweise Befehle im einem benutzerdefinierten Ribbon anzeigen.

Dazu benötigen Sie eine Tabelle namens USysRibbons, in der Sie die Ribbon-Definitionen speichern. Also könnten Sie diese auch einer Access Datenbankvorlage hinzufügen.

Wenn Sie gelegentlich neue Add-In-Assistenten erstellen, brauchen Sie eine Tabelle namens USysRegInfo, welche die Informationen enthält, die der Add-In-Manager beim Installieren des Add-Ins in die Registry einträgt. Eine Vorlage für ein solches Add-In sollte diese Tabelle bereits enthalten. Diese könnten Sie auch gleich mit Beispieldaten für die verschiedenen Typen von Add-Ins füllen.

Viele Tabellen werden Sie immer wieder in verschiedenen Datenbanken benötigen. So brauchen Sie in fast jeder Datenbank, die Personendaten in irgendeiner Art speichert, eine Anreden-Tabelle. Also könnten Sie eine solche Tabelle in einer Vorlage bereitstellen. Auch eine Tabelle zum Speichern von Optionen wäre interessant. Löschen können Sie diese ja immer noch!

Weitere Datenbankobjekte

Solange es darum geht, eine allgemeine Vorlage für das Erstellen von Datenbanken zusammenzustellen, die Sie in Ihrem Programmieralltag unterstützt, ist das Hinzufügen weiterer Datenbankobjekte wohl weniger sinnvoll.

Diese Möglichkeit wird interessanter, wenn Sie Access Datenbankvorlagen für einen speziellen Anwendungsfall programmieren, die Sie dann beispielsweise online der Öffentlichkeit zur Verfügung stellen. Dieses Thema behandeln wir gegebenenfalls in einem späteren Artikel.

Sie können aber natürlich Formulare zur Bearbeitung der Daten der oben beschriebenen Tabellen hinzufügen, beispielsweise für die Anwendungsoptionen.

Access Datenbankvorlagen und VBA

Auch Änderungen, die Sie am VBA-Projekt vorgenommen haben, übernimmt die Vorlage beim Anlegen einer neuen Datenbank. Dabei gibt es die folgenden interessanten Möglichkeiten:

• Standardmodule mit immer wieder verwendeten VBA-Deklarationen, -Funktionen oder -Prozeduren
• Klassenmodule
• Hinzufügen von Verweisen im Verweise-Dialog

Wenn Sie beispielsweise in der Mehrzahl Ihrer Datenbankanwendungen mit XML programmieren, können Sie einen Verweis auf die Bibliothek Microsoft XML, vX.0 hinzufügen (siehe Bild 9).

Bild 9: Auch Verweise werden in einer Access-Datenbankvorlage gespeichert.

Zusammenfassung und Ausblick

Dieser Artikel hat gezeigt, wie Sie eine einfache Access Datenbankvorlage erstellen, mit der Sie oft verwendete Voreinstellungen direkt in eine neue Datenbank übernehmen können.

Die Umsetzung ist recht einfach und Sie sparen einige Handgriffe, wenn die von Ihnen bevorzugten Einstellungen direkt beim Anlegen einer neuen Datenbank vorhanden sind.

Ein spannendes Thema ist für fortgeschrittene Datenbankvorlagen das beim Anlegen einer Anwendung auf Basis dieser Vorlage automatisch aufgerufene Formular. Dieses kann etwa den Benutzer fragen, wie die neue Anwendung heißt, um diese Information gleich in den Anwendungstitel einzutragen. Vielleicht ist das Thema einer der folgenden Ausgaben von Access [basics]!