Tipps und Tricks 6/2020

Bei den Tipps und Tricks dieser Ausgabe finden Sie zwei interessante Themen. Das erste dreht sich um die Eingabe von Datumsangaben mit nur zwei Ziffern für die Jahreszahl. Irgendwie muss Access diese nämlich interpretieren. Aber wie werden diese interpretiert – und wo legt man fest, wie dies geschieht, wenn einem diese Art der Interpretation nicht gefällt Das zweite Thema dreht sich um das Beziehungen-Fenster. Hier hat Microsoft bei den neueren Versionen von Access ein paar sehr praktische Funktionen hinzugefügt, zum Beispiel das Markieren und Verschieben mehrerer Tabellen gleichzeitig. Mehr dazu auf den folgenden Seiten!

Zweistelliges Jahr in Datumsangaben

Wenn Sie in Access Datumsangaben angeben und dabei nur zweistellige Jahreszahlen verwenden, muss Access diese irgendwie interpretieren. Unter Access 365 und Windows 10 sieht das so aus:

  • 1.1.20 wird zu 1.1.2020
  • 1.1.30 wird zu 1.1.2030
  • 1.1.40 wird zu 1.1.2040
  • 1.1.50 wird zu 1.1.1950

Ab wann aber wird nicht mehr das Jahr 2000, sondern das Jahr 1900 angenommen Das können wir zunächst experimentell herausfinden, indem wir in einem Datumsfeld die entsprechenden Werte testweise eingeben (siehe Bild 1). Im unserem Fall war der 31.12.49 der letzte Tag, der als 2000er-Jahr interpretiert wurde und der 1.1.50 der erste, der ein Datum mit 1900er-Jahr lieferte.

Der 1.1.50 wird als 1.1.1950 interpretiert.

Bild 1: Der 1.1.50 wird als 1.1.1950 interpretiert.

Für manche Anwendungsfälle ist das jedoch ungünstig. Wer viel mit dem Geburtsdatum von Rentnern arbeitet, möchte den 1.1.40 vielleicht lieber als 1.1.1940 interpretiert haben.

Wer die Ablaufdaten von Lebensversicherungen eingibt, gibt vielleicht 1.1.50 ein und möchte dies als 1.1.2050 interpretiert haben.

Aber wo und wie können wir das einstellen Das gelingt in der Systemsteuerung. Diese öffnen Sie, indem Sie im Windows-Suchfeld Systemsteuerung eingeben. In der Systemsteuerung klicken Sie auf Region.

Hier finden Sie die Schaltfläche Weitere Einstellungen (siehe Bild 2).

Systemsteuerung für die Region

Bild 2: Systemsteuerung für die Region

Klicken Sie diese an, erscheint ein weiterer Dialog namens Format anpassen. Hier wechseln Sie zum Registerreiter Datum, wo Sie im unteren Bereich unter Kalender die Option Eine zweistellige Jahreszahl wird interpretiert als Jahr zwischen: finden (siehe Bild 3).

Einstellung für die Interpretation zweistelliger Jahreszahlen

Bild 3: Einstellung für die Interpretation zweistelliger Jahreszahlen

Und hier ist tatsächlich festgelegt, dass Daten mit zweistelligen Jahreszahlen als Datum von 1950 bis 2049 interpretiert werden.

Wollen Sie beispielsweise, dass zweistellige Jahreszahlen immer als 2000er-Jahre interpretiert werden, stellen Sie den Wert des veränderbaren Feldes auf 2099 ein.

Beziehungen-Fenster optimal nutzen

In neueren Access-Versionen (Access 365, Access 2019) hat Microsoft das Beziehungen-Fenster aktualisiert. Sie finden hier folgende neue Möglichkeiten:

  • Neue Kontextmenü-Befehle für die Tabellen im Beziehungen-Fenster
  • Markieren und Verschieben mehrerer Tabellen gleichzeitig
  • Optimieren der Höhe und Breite von Tabellen per Doppelklick auf den rechten oder unteren Rahmen
  • Scrollen mit der Maus

Erweitertes Kontextmenü für Tabellen im Beziehungen-Fenster

Im Kontextmenü von Tabellen im Beziehungen-Fenster finden Sie nun die folgenden neuen Befehle (siehe Bild 4):

Neue Kontextmenü-Einträge für das Beziehungen-Fenster

Bild 4: Neue Kontextmenü-Einträge für das Beziehungen-Fenster

  • öffnen: öffnet die Tabelle direkt in der Datenblattansicht.
  • Größe anpassen: Passt die Breite und die Höhe an die Inhalte der Tabellen an.

Markieren und verschiebenen mehrerer Objekt gleichzeitig

Sie können nun mehrere Objekte im Beziehungen-Fenster gleichzeitig markieren und durch Ziehen mit der Maus verschieben.

Um gezielt einzelne Objekte zu markieren, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken dann zum Auswählen oder Abwählen auf die gewünschten Tabellen.

Alternativ ziehen Sie einfach einen Rahmen um alle Objekte auf, die Sie zur Auswahl hinzufügen möchten.

Leider ist noch kein genaues Positionieren mit den Cursor-Tasten möglich. In Bild 5 haben wir beispielsweise alle Tabellen markiert.

Markieren mehrerer Tabellen gleichzeitig

Bild 5: Markieren mehrerer Tabellen gleichzeitig

Höhe und Breite von Objekten im Beziehungen-Fenster optimieren

Wenn Sie doppelt auf den rechten oder unteren Rahmen eines der Objekte im Beziehungen-Fenster klicken, werden die Breite und die Höhe an die enthaltenen Felder angepasst.

Sollte der Name des Objekts mehr Platz einnehmen als der längste Feldname, wird dies allerdings nicht berücksichtigt.

Scrollen im Beziehungen-Fenster mit der Maus

Sie können nun im Beziehungen-Fenster mit dem Mausrad scrollen. Für vertikales Scrollen drehen Sie einfach am Mausrad. Um horizontal zu scrollen, halten Sie dabei die Umschalt-Taste gedrückt. Das gelingt allerdings nur, solange sich der Mauszeiger auf dem leeren, grauen Bereich des Beziehungen-Fensters befindet.

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