Eingebaute Access-Funktionen nutzen

Access bietet eine ganze Reihe eingebauter Funktionen an, die wir an verschiedenen Stellen einer Datenbankanwendung nutzen können – in den Eigenschaften von Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten und Makros. Und für die meisten gibt es ein VBA-Pendant, mit dem wir diese Funktionen auch im Code verwenden können. Dieser Artikel zeigt anhand einiger Beispiele, wie wir solche Funktionen nutzen können und wie wir diese überhaupt finden.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank EingebauteFunktionenNutzen.accdb.

Anwendungsbereiche eingebauter Funktionen

Die Anwendungsbereiche eingebauter Funktionen erstrecken sich über alle Objekttypen von Access:

• Eigenschaften in Tabellen
• Eigenschaften von Tabellenfeldern
• Eigenschaften von Abfragen
• Eigenschaften von Abfragefeldern
• Werte von Abfragefeldern
• Kriterien für Abfragefelder
• Eigenschaften von Formularen
• Eigenschaften von Berichten
• Eigenschaften von Steuerelementen
• Eigenschaften beziehungsweise Parameter von Makroaktionen

Eingebaute Funktionen in Tabellen

In den Eigenschaften einer Tabelle bietet sich nur das Feld Gültigkeitsregel als Einsatzort für eingebaute Funktionen an. Hier können wir zum Beispiel prüfen, ob Bedingungen erfüllt sind, die mehrere Felder betreffen.

Wenn wir beispielsweise sicherstellen wollen, dass mindestens für eines von zwei Feldern ein Wert eingegeben wird, zum Beispiel für die Felder Telefon und E-Mail, können wir die Funktion IsNull nutzen.

In diesem Fall weisen wir der Eigenschaft Gültigkeitsregel den folgenden Ausdruck zu:

Nicht (IstNull([Telefon]) Und IstNull([EMail]))

Damit lautet die Gültigkeitsregel übersetzt, dass nicht beide Felder den Wert Null enthalten dürfen, also leer sind. Anderenfalls wird die für die Eigenschaft Gültigkeitsmeldung angegebene Meldung (siehe Bild 1) beim Versuch, den Datensatz zu speichern, ausgegeben.

Bild 1: Beispiel für eine Gültigkeitsregel mit eingebauten Funktionen

Eingebaute Funktionen in Tabellenfeldern

In den Eigenschaften von Tabellenfeldern finden wir weitere Möglichkeiten für den Einsatz eingebauter Funktionen. Neben der Eigenschaft Gültigkeitsmeldung ist dies hier auch für die Eigenschaft Standardwert möglich.

In Bild 2 sehen wir einen Klassiker – das Festlegen des aktuellen Datums als Standardwert für ein Datumsfeld mit der Funktion Datum(). Damit wird das Feld AngelegtAm immer direkt beim Anlegen eines neuen Datensatzes mit dem aktuellen Datum gefüllt.

Bild 2: Eingebaute Funktionen in den Feldeigenschaften einer Tabelle

Das können wir noch erweitern, indem wir die zusätzlich die Funktion Jetzt() verwenden:

Datum() + Jetzt()

Wir verwenden hier das Plus-Zeichen (+) und nicht etwa das Kaufmanns-Und (&), da Datum() und Jetzt() intern Zahlenwerte liefern, die addiert Datum und Uhrzeit ergeben.

Eingebaute Funktionen in Abfragen

Die Eigenschaften von Abfragen selbst bieten keine Gelegenheit, eingebaute Funktionen anzuwenden. Jedoch gibt es einige Möglichkeiten in den Eigenschaften der Felder im Abfrageentwurf und auch für den Feldwert und die Kriterien können wir eingebaute Funktionen einsetzen.

Eingebaute Funktionen als Kriterien von Abfragefeldern

Der erste Einsatzzweck von eingebauten Funktionen dürften die Kriterien der Felder einer Abfrage sein. Natürlich können wir hier feste Werte eingeben oder auch Parameter nutzen, wie wir es im Artikel Abfragen [basics]: Parameterabfragen (www.access-basics.de/605) beschreiben.

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