Unterdatenblätter in Tabellen

Manch einer hat sich vielleicht schon gewundert, was das für interessante Plus-Zeichen in seinem Datenblatt sind – egal, ob es sich um die Ansicht in einer Tabelle, einer Abfrage oder in einem Formular handelt. In diesem Artikel schauen wir uns an, was es mit den Unterdatenblättern auf sich hat, die sich beim Anklicken der Plus-Zeichen öffnen. Dabei erfahren Sie auch, warum diese automatisch erscheinen und wie Sie die Anzeige der Unterdatenblätter beeinflussen können.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 2004_UnterdatenblaetterInTabellen.accdb.

Unterdatenblätter – wann erscheinen sie

Unterdatenblätter werden nicht in jeder Tabelle angezeigt. Also finden wir zunächst einmal heraus, wovon es abhängt, ob eine Tabelle die Plus-Zeichen zum öffnen der Unterdatenblätter anzeigt oder nicht.

Der Verdacht liegt nahe, dass es etwas mit den Beziehungen zwischen den Tabellen auf sich hat. In der Tat prüft Access beim öffnen einer Tabelle, ob es zu der aktuellen Tabelle eine Beziehung gibt, in der diese Tabelle das an der Beziehung beteiligte Primärschlüsselfeld stellt und die andere Tabelle das Fremdschlüsselfeld.

Das ist schon deshalb logisch, weil meist mehrere Datensätze in einem Unterdatenblatt angezeigt werden – genau, wie es in 1:n-Beziehungen der Fall ist.

Wir schauen uns Beispiele aus der Beispieldatenbank an, welche die Tabellen der Südsturm-Datenbank enthält. Die Tabelle tblBestelldetails kommt ohne Unterdatenblätter, wie Sie Bild 1 entnehmen können. Warum aber wird hier kein Unterdatenblatt angezeigt Weil es keine Tabelle mehr gibt, die über ein Fremdschlüsselfeld mit dieser Tabelle verknüpft ist.

Bild 1: Tabelle ohne Unterdatenblätter

Ganz anders sieht es bei der Tabelle tblArtikel aus. Diese weist für jeden Datensatz ein Plus-Zeichen auf, das beim Anklicken Datensätze der Tabelle tblBestellungen liefert (siehe Bild 2).

Bild 2: Tabelle mit Unterdatenblatt

Dabei handelt es sich nicht zufällig um genau die Datensätze der Tabelle tblBestelldetails, die auch über das Fremdschlüsselfeld ArtikelID mit der Tabelle tblArtikel verknüpft sind.

Eigenschaften zum Einstellen der Unterdatenblätter

Können wir dieses Verhalten abstellen Immerhin möchten Sie vielleicht nicht in allen Datenblattansichten von Tabellen, Abfragen und Formularen die Möglichkeit bieten, verknüpfte Datensätze anzuzeigen.

Dazu schauen wir uns die Eigenschaften einer Tabelle an, die wir in der Entwurfsansicht mit dem Ribbon-Eintrag Ent-wurf|Ein-blen-den/Aus-blen-den|Eigen-schaften-blatt.

Das Eigenschaftenblatt zeigt die folgenden für uns relevanten Eigenschaften (siehe Bild 3):

Bild 3: Eigenschaften für Unterdatenblätter

• Unterdatenblatt erweitert: Gibt an, ob die Unterdatenblätter gleich beim öffnen der Tabelle ausgeklappt angezeigt werden sollen.
• Unterdatenblatthöhe: Gibt die Höhe des Unterdatenblatts an. 0cm bedeutet, dass die Höhe an die verknüpften Datensätze angepasst wird. Sie können die Höhe mit dieser Eigenschaft nur begrenzen – ein Wert, der eine größere Höhe als die Höhe der anzuzeigenden Datensätze liefert, wird ignoriert.
• Unterdatenblattname: Hier ist standardmäßig der Wert [Automatisch] eingestellt, und genau das sorgt dafür, dass Access automatisch erkennt, welche Daten im Unterdatenblatt angezeigt werden soll. Sie können hier auch explizit den Namen einer Tabelle angeben.
• Verknüpfen von: Wenn Sie unter Unterdatenblattname eine Tabelle angeben, müssen Sie hier angeben, welches Feld der aktuellen Tabelle zum Herstellen der Verknüpfung der Datensätze des Hauptdatenblatts zu denen des Unterdatenblatts hergestellt werden soll.
• Verknüpfen nach: Wenn Sie unter Unterdatenblattname eine Tabelle angeben, müssen Sie hier angeben, welches Feld der verknüpften Tabelle zum Herstellen der Verknüpfung der Datensätze des Hauptdatenblatts zu denen des Unterdatenblatts hergestellt werden soll.

Unterdatenblatt deaktivieren

Als Erstes möchten wir wissen, wie wir die Anzeige von Unterdatenblättern deaktivieren können. Dazu schauen wir uns die Auswahlmöglichkeiten der Eigenschaft Unterdatenblattname an und finden dort den Wert [Keines] (siehe Bild 4). Stellen wir diesen Wert ein und öffnen wir eine Tabelle, die zuvor Unterdatenblätter angezeigt hat, erneut, finden wir eine Datenblattansicht ohne Unterdatenblatt.

Bild 4: Auswahl eines Unterdatenblattes

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