Tabellarische Berichtslayouts

Wenn Sie die Felder der Datensatzquelle eines Berichts aus der Feldliste in den Bericht ziehen, landen diese dort immer in der gleichen Anordnung – nämlich untereinander und mit Beschriftungsfeldern versehen. Zum Glück bietet Access seit einiger Zeit Funktionen, mit denen Sie das Layout dieser Elemente im Berichtsentwurf schnell hin- und herschalten können. Dieser Artikel zeigt, wie das funktioniert.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1803_Berichtslayouts.accdb.

Steuer-elemente zum Bericht hinzufügen

Wir gehen davon aus, dass Sie die Daten einer einfachen Tabelle wie etwa der Tabelle tblKunden in einem Bericht ausgeben möchten. Daher legen wir einen neuen Bericht namens rptKunden an (über den Ribbonbefehl Erstellen|Berichte|Berichtsentwurf) und weisen diesem als Datensatzquelle die Tabelle tblKunden zu.

Dann zeigen wir durch einen Klick auf den Ribboneintrag Entwurf|Tools|Vorhandene Felder hinzufügen die Feldliste an und ziehen die dort noch zu markierenden Felder per Drag and Drop in den Detailbereich des Berichtentwurfs (siehe Bild 1).

Bild 1: Einfügen der Felder in den Detailbereich des Berichts

Hier erhalten wir nun die Standardanordnung – die Felder landen untereinander im Bericht und erhalten auf der linken Seite passende Bezeichnungsfelder.

Nun möchten wir allerdings eine tabellarische Anordnung erzeugen, das heißt, wir wollen beispielsweise alle Bezeichnungsfelder am unteren Rand des Bereichs Seitenkopf anordnen und die Textfelder nebeneinander im Detailbereich – und zwar so, dass die Textfelder genau unter dem jeweiligen Bezeichnungsfeld landet und diese auch jeweils genau gleich breit sind. Wer schon mit Access in älteren Versionen gearbeitet hat, weiß, dass man dies früher tatsächlich von Hand erledigen musste.

Anorden mit Layout

Seit einigen Access-Versionen gibt es jedoch die Möglichkeit, dies auf einfachere Weise zu realisieren. Dazu markieren Sie zunächst alle betroffenen Steuer-elemente, wobei es ausreicht, die gebundenen Steuer-elemente zu berücksichtigen. Dann wählen wir im Ribbon das Tab Anordnen aus, wo wir in der Gruppe Tabelle die beiden Einträge Gestapelt und Tabelle finden (siehe Bild 2).

Bild 2: Markieren aller Felder und Anwenden eines Layouts

Hier wollen wir den Eintrag Tabelle anklicken, der das Resultat aus Bild 3 verursacht. Es wurde als Erstes ein Rahmen um alle Elemente gezogen, den Sie an dem Symbol oben links auf dem Formular bewegen können – momentan allerdings nur nach links und nach rechts, da die Elemente die aktuellen Berichtsbereiche nicht verlassen können. Alle Bezeichnungsfelder wurden in den Seitenkopf-Bereich verschoben, während die Textfelder im Detailbereich verblieben sind. Außerdem wurden die Elemente wie gewünscht in tabellarischer Form nebeneinander angeordnet statt wie zuvor übereinander. Schon jetzt hat uns dieser einfache Mausklick also eine Menge manueller Arbeit abgenommen.

Bild 3: Anwendung des Layouts Tabelle

Welche Möglichkeiten ergeben sich daraus noch Zunächst einmal können wir die Breiten von Bezeichnungsfeld und Textfeld anpassen und das jeweils andere Element wird, da es an die gleiche Spalte im Raster gebunden ist, automatisch mit angepasst.

Ein Doppelklick auf den rechten oder linken viereckigen Griff eines der Bezeichnungsfelder oder Textfelder passt die Breite automatisch an den Inhalt an. Das hilft hier natürlich nur bedingt weiter, da wir ja den Inhalt der Textfelder in der Entwurfsansicht nicht kennen – wir kommen jedoch später auf dieses Feature zurück.

Wenn die überschriften zu hoch landen

Wenn der Seitenkopf des Berichts beim Anlegen des tabellarischen Layouts eine zu große Höhe hatte, legt Access die Spaltenüberschriften ganz oben in diesem Bereich an. Das sieht dann beispielsweise wie in Bild 4 aus. Wie können wir dieses Layout retten und die Spaltenüberschriften weiter unten platzieren, nämlich direkt am unteren Rand des Seitenkopf-Bereichs Dazu sind nur wenige Handgriffe nötig.

Bild 4: Missglücktes Layout

Als Erstes sorgen Sie dafür, dass nur noch die obere Reihe mit den Bezeichnungsfelder markiert ist. Dazu ziehen Sie einfach mit der Maus einen Rahmen auf, der alle Bezeichnungsfelder erfasst (siehe Bild 5).

Bild 5: Markieren der Bezeichnungsfelder

Dann greifen Sie einen der viereckigen Griffe unten an den Bezeichnungsfeldern und ziehen diesen nach unten, bis der untere Rand etwa mit dem unteren Rand des Seitenkopfes abschließt (siehe Bild 6).

Bild 6: Vergrößern durch Ziehen nach unten

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