Rechnen in Berichten

Berichte bieten die gleichen Möglichkeit zur Berechnung von Werten wie Formulare – und noch einige mehr. Im Gegensatz zu Formularen bieten Berichte die Möglichkeit, eine laufende Summe zu bilden oder Berechnungen über komplette Gruppierungen durchzuführen. In diesem Artikel lernen Sie die Grundlagen zum Rechnen in Berichten.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1203_RechnenInBerichten.mdb.

Datensatzweise berechnen

Wie in Formularen können Sie auch innerhalb eines Datensatzes eines Berichts Berechnungen durchführen. Dies gelingt entweder direkt in der zugrunde liegenden Abfrage oder aber durch Angabe der Berechnungsformeln in den Steuerelementen zur Anzeige des Ergebnisses.

Als Grundlage für die Beispiele dieses und der folgenden Abschnitte dient ein Bericht, der die Tabelle tblArtikel beziehungsweise eine darauf aufbauende Abfrage als Datenherkunft verwendet (siehe Bild 1).

Bild 1: Grundlage für die Beispiele dieses Artikels: ein Bericht mit Artikeln, Einzelpreisen und Lagerbeständen.

Berechnung im Textfeld

Im ersten Beispiel soll der Bericht den Wert der gelagerten Artikel pro Artikel ausgeben (siehe Bild 3). Dazu fügen Sie dem Bericht im Detailbereich ein Steuelement etwa namens txtWertLagerbestand hinzu, das den folgenden Ausdruck für die Eigenschaft Steuerelementinhalt verwendet:

Bild 2: Eine weitere Zeile zeigt das Produkt aus Einzelpreis und Lagerbestand an.

=Einzelpreis*Lagerbestand

Die Entwurfsansicht des Berichts sieht nun wie in Bild 2 aus. Gegebenenfalls müssen Sie noch die Eigenschaft Format des Steuerelements txtWertLagerbestand auf Währung einstellen.

Bild 3: Hinzufügen eines Feldes zur Berechnung des Wertes der Artikel im Lager

Berechnung per Abfrage

Das gleiche Ergebnis erhalten Sie, wenn Sie eine Abfrage namens qryWertLagerbestand erstellen (siehe Bild 4). Das berechnete Feld WertLagerbestand enthält die folgende Berechnungsformel:

Bild 4: Abfrage zur Berechnung des Werts des Lagerbestands je Artikel

WertLagerbestand: [Einzelpreis]*[Lagerbestand]

Der Bericht rptArtikelMitPreisUndBestand_GesamtAbfrage verwendet diese Abfrage als Datenherkunft. Er ist genauso aufgebaut wie der Bericht aus dem vorherigen Beispiel, verwendet aber statt eines Textfeldes mit einer Berechnungsformel gleich das in der Abfrage berechnete Feld (siehe Bild 5).

Bild 5: Bericht mit Berechnungsergebnis aus einer Abfrage

Gesamtsumme für einen Bericht

Als nächstes soll der Bericht auf der letzten Seite die Gesamtsummen der gelagerten Artikel und des Warenwerts ausgeben. Dazu bietet sich der Berichtsfuß-Bereich an, den Sie mit einem Rechtsklick auf einen der Bereichsköpfe und anschließende Auswahl des Kontextmenüeintrags Seitenkopf/-fuß in der Entwurfsansicht des Berichts hinzufügen.

Den Berichtskopfbereich lassen Sie verschwinden, indem Sie seine Höhe auf 0cm einstellen (entweder durch Setzen der Eigenschaft oder durch Ziehen mit der Maus). Gleiches erledigen Sie für den Seitenfußbereich des Berichts.

Das Ergebnis soll wie in Bild 6 aussehen. Um dieses zu erreichen, führen Sie zwei Schritte durch. Als Erstes legen Sie direkt unter dem Feld Lagerbestand im Bereich Berichtsfuß ein neues Steuerelement namens txtLagerbestandSumme an.

Bild 6: Summe der gelagerten Artikel und ihrer Preise

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