Internetmarke mit Access nutzen

Im Artikel CSV-Export für Adressen haben wir uns mit der Vorbereitung von Adressdaten für den Einsatz mit dem Versanddienstleister Hermes beschäftigt. Dieser versendet allerdings nur Pakete und zweitens wollen wir uns hier ja nicht einseitig mit dem Angebot eines einzelnen Unternehmens beschäftigen. Deshalb und weil ich damit gerade einige Erfahrungen sammeln durfte, schauen wir uns im vorliegenden Artikel die Möglichkeiten an, die Internetmarke der Deutschen Post für unsere Zwecke einzusetzen.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1210_Internetmarke.mdb.

Internetmarke nutzen

Die Internetmarke ist ein relativ neues Angebot der Deutschen Post, um online verschiedene Medien mit Porto zu bedrucken. Wer einen solchen Dienst von Access aus nutzt, der hat nicht nur im Sinn, gelegentlich eine Briefmarke auszudrucken, sondern wird auf Basis der Adressen in seiner Datenbank eine oder mehrere Adressetiketten erstellen wollen.

Das Ergebnis wird in Form einer ein- oder mehrseitigen PDF-Datei geliefert. In meinem Fall wurden Etiketten mit den Maßen 62 x 100 mm für einen Brother-Etikettendrucker benötigt. Das Ergebnis sah beispielsweise wie in Bild 1 aus.

Bild 1: Beispiel für ein Adressetikett

Dazu sind folgende Dinge nötig:

• Eine Abfrage, welche die Adressdaten in einem geeigneten Format liefert,
• das auf Basis dieser Abfrage exportierte Ergebnis in Form einer .csv-Datei,
• eine Portokasse bei der deutschen Post sowie
• ein Zugang zum Angebot Internetmarke.

Wir kümmern uns in diesem Artikel zunächst um die Gestaltung der zur übergabe von Adressen benötigten .csv-Datei, schauen uns dann die die übergabe dieser Datei an das Online-Angebot der Post an und erstellen dann schließlich die gewünschte .csv-Datei mit Access.

Ich habe bislang zwei verschiedene Formate für die übergabe von Adressdaten zum Erstellen von Internetmarken ausprobiert. Das erste bezieht sich auf reguläre deutsche oder ausländische Empfänger, das zweite auf Sendungen, die an Packstationen geschickt werden sollen.

Es gibt noch zwei weitere Formate für den Versand an ein Postfach und für den Versand an Großempfänger – mehr Informationen hierzu finden Sie unter https://internetmarke.deutschepost.de/internetmarke/content/help.do.

Die erste Variante ist wie in Bild 2 aufgebaut. Die einzelnen Zeilen enthalten in dieser Reihenfolge folgende Informationen:

Bild 2: .csv-Datei für den Upload von Adressdaten

• Feldnamen (eine Zeile),
• Daten für den Versender (eine Zeile) und
• Empfängerdaten (eine oder mehrere Zeilen).

Die zulässige Länge der Daten für die einzelnen Felder, die übrigens durch Semikola voneinander getrennt werden, entsprach in der Praxis nicht den Vorgaben in der Hilfe.

Damit Sie zuverlässige Informationen erhalten, haben wir geprüft, welche Felder wieviele Zeichen aufnehmen können. Dabei hilft eine .csv-Datei, die verschieden lange Einträge je Feld enthält (siehe Bild 3).

Bild 3: Test-CSV-Datei zur Ermittlung der Zeichenzahl je Feld

Mit dieser Testdatei öffnen wir nun das Internetangebot der Post (http://www.post.de) und klicken dann links auf Briefmarken kaufen|Internetmarke.

Es erscheint der Dialog aus Bild 4. Hier können Sie sich, sofern Sie bereits über einen Zugang verfügen, einloggen (oben über den Link Login). Dies ist vorteilhaft, da einige zuletzt verwendete Einstellungen wie etwa das Papierformat übernommen werden. Danach klicken Sie auf Internetmarken für|Briefe.

Bild 4: Startpunkt beim Erstellen von Internetmarken

Dies zeigt eine andere Ansicht des vorherigen Schrittes an (siehe Bild 5). Sie können hier nun einfach das Porto drucken lassen, aber das ist ja nicht unser Ziel. Stattdessen klicken Sie auf Adresse hinzufügen, um weitere Optionen zu erhalten – zum Beispiel über den Eintrag Adress-Datenimport (siehe Bild 6).

Bild 5: Einblenden der Befehle zum Hinzufügen von Adressen

Bild 6: Hinzufügen von Adressen per Datenimport

Klicken Sie auf diesen Eintrag, erscheint ein HTML-Popup, das einen Dateiauswahl-Dialog anbietet, um die .csv-Datei auf Ihrem Rechner hochzuladen.

Nach der Auswahl klicken Sie auf Datei hochladen, um die Daten auf den Server der Post zu übertragen (siehe Bild 7).

Bild 7: Auswahl einer Datei zum Hochladen

Nach dem Hochladen zeigt ein Dialog das Ergebnis an. Sollten Fehler aufgetreten sein (was bei unserer Testdatei zu erwarten war), zeigt der Dialog diese nun an (siehe Bild 8).

Bild 8: Prüfen des Ergebnisses des Uploads

Leider gibt es keine explizite Fehlerbeschreibung, sondern nur den Hinweis auf den jeweils falschen Eintrag. Bei der Testdatei haben wir beispielsweise die Werte 1, 12, 123 und so weiter für das Feld PLZ angegeben.

Ist gleichzeitig Deutschland als Empfängerland festgelegt, führen alle Werte, die nicht aus fünf Ziffern bestehen, zu einem Fehler. Bei ausländischen Adressen ist der Dienst etwas lässiger: hier können Sie auch andere Werte eintragen. Sie müssen also schon genau kontrollieren, ob die PLZ zum angegebenen Länderkennzeichen passt.

Eigentlich wollten wir mit der Testdatei ermitteln, wie lang die einzelnen Einträge für die verschiedenen Felder sein dürfen. Das Ergebnis sieht so aus:

• Name: 50 Zeichen
• Zusatz: 50 Zeichen
• Straße: 35 Zeichen
• Nummer: 10 Zeichen
• PLZ: je nach Land, maximal 59 Zeichen
• Ort: 35 Zeichen

Länderkennzeichen

Die Länderkennzeichen sind zweistellig. Eine Liste der Kennzeichen (zum Beispiel DE für Deutschland) finden Sie unter folgendem Link:

http://de.wikipedia.org/wiki/ISO-3166-1-Kodierliste

Etiketten erstellen

Davon ausgehend, dass alle Einträge in Ihrer .csv-Datei korrekt sind, können Sie nun die gewünschten Einträge auswählen. Ein Tipp vorneweg: Wenn Sie Sendungen mit verschiedenen Beträgen frankieren möchten, wählen Sie zunächst die Adressen für den ersten Betrag aus (siehe Bild 9). Nachdem Sie den Dialog mit OK geschlossen haben, können Sie sich die Vorschau für die Etiketten ansehen.

Bild 9: Auswählen der Adressaten

Legen Sie dann oben fest, ob Sie einen Standardbrief, einen Kompaktbrief oder eine andere Sendung frankieren möchten. Geben Sie dort außerdem die Anzahl ein – wobei diese bei der Erstellung von Frankierungen für mehrere Kunden wohl 1 lauten dürfte.

Außerdem müssen Sie noch das Papierformat auswählen. Hier ist standardmäßig DIN A4 Normalpapier eingestellt. Wenn Sie auf ein anderes Medium drucken möchten, klicken Sie rechts auf Papierformat ändern.

Die Angabe des anfänglich angegebenen Mediums wird in ein Auswahlfeld umgewandelt, sodass Sie eines der verfügbaren Formate auswählen können. Es gibt eine ganze Reihe Formate – in meinem Fall etwa (siehe Screenshot oben) kam der Eintrag Brother DK-11202 Versand-Etikett 62 x 100 zum Einsatz.

Sie können im gleichen Zuge auch noch einen Testdruck ausführen, indem Sie auf den Link kostenloser Testdruck der ersten Seite klicken. In diesem Fall erhalten Sie die Möglichkeit, ein entsprechendes PDF-Dokument herunterzuladen, zu betrachten und gegebenenfalls testweise auszudrucken.

Weitere Frankierungen

Wenn Sie verschiedene Frankierungen mit einem Bezahlvorgang abwickeln möchten, klicken Sie unter den Daten für die soeben angelegten Frankierungen wieder auf den Eintrag Internetmarken für|Briefe. Es erscheint erneut der oben bereits vorhandene Bereich, sodass Sie nun erneut die Adressen einlesen, die Adressaten auswählen und die Portoart sowie das Papierformat festlegen können.

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