1:1-Beziehungen in Formularen

1:1-Beziehungen können für eine ganze Reihe von Anwendungzwecken sinnvoll sein. Sie können damit beispielsweise die Liefer- und/oder die Rechnungsanschrift für einen Kundendatensatz in eigenen Tabellen speichern, um so verschiedene Ziele zu erreichen: beispielsweise die Anzahl der Felder je Tabelle zu verringern, verschiedene Teile der Daten mit unterschiedlichen Berechtigungen versehen und so weiter. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie Sie die Formular zur Darstellung einer 1:1-Beziehung gestalten können.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1806_11BeziehungInFormularen.accdb.

Voraussetzungen

Grundlage für diesen Artikel ist ein weiterer Artikel namens 1:1-Beziehungen. Hier erfahren Sie, wie Sie eine 1:1-Beziehungen erstellen. Kurz zusammengefasst: Sie legen eine Tabelle etwa namens tblKunden an, welche die Basisdaten des Kunden speichert.

Weitere Tabellen wie tblKundenLieferadresse und tblKundenRechnungsadresse enthalten jeweils ein mit einem eindeutigen Index versehenes Fremdschlüsselfeld, über das eine Beziehung zur Tabelle tblKunden hergestellt wird. Wichtig dabei ist, dass Sie die Beziehung im Beziehungen-Fenster anlegen, indem Sie das Primärschlüsselfeld der Tabelle tblKunden auf das Fremdschlüsselfeld der Tabellen tblKundenLieferadressen und tblKundenRechnungsadressen ziehen.

Vorbereitung

Als Vorbereitung legen wir eine Abfrage an, welche die drei Tabellen tblKunden, tblKundenLieferadressen und tblKundenRechnungsadressen enthält. Sie weist im Entwurfsraster alle Felder der Tabelle tblKunden sowie alle Felder der beiden übrigen Tabellen mit Ausnahme des jeweiligen Primärschlüssel- und Fremdschlüsselfeldes auf (siehe Bild 1). Die Abfrage speichern wir unter dem Namen qryKundenLieferadressenRechnungsadressen.

Bild 1: Entwurf der Abfrage qryKundenLieferadressenRechnungsadressen

Anschließend nehmen wir noch eine wichtige änderung vor. Wenn wir die Abfrage so nutzen, wie Sie aktuell konfiguriert ist, liefert diese nur solche Datensätze der Tabelle tblKunden, für die es sowohl in der Tabelle tblKundenLieferadressen als auch in der Tabelle tblKundenRechnungsadressen einen verknüpften Datensatz gibt.

Daher müssen wir noch die Verknüpfungseigenschaften für die beiden Verknüpfungen einstellen. Das erledigen wir, indem wir doppelt auf einen der Verknüpfungspfeile klicken. Dies öffnet den Dialog aus Bild 2. Hier wählen wir die folgende Option aus:

Bild 2: Verknüpfungseigenschaften der 1:1-Beziehung zwischen den Tabellen tblKunden und tblKundenRechnungsadressen

Beinhaltet ALLE Datensätze aus 'tblKunden' und nur die Datensätze aus 'tblKundenRechnungsadressen', bei denen die Inhalte der verknüpften Felder beider Tabellen gleich sind.

Die gleiche Einstellung nehmen wir auch für die Beziehung zwischen den Tabellen tblKunden und tblKundenLieferadressen vor. Danach sieht der obere Teil des Abfrageentwurfs wie in Bild 3 aus. Wenn jetzt nur ein Eintrag in der Tabelle tblKunden vorliegt, aber keiner oder nur einer in den beiden übrigen Tabellen, werden die Felder der entsprechenden Tabelle im Abfrageergebnis leer angezeigt.

Bild 3: Abfrage mit angepassten Verknüpfungseigenschaften

Fehler beim Ausführen der Abfrage

Das war zumindest die Theorie, denn in der Tat erscheint beim Wechsel in die Datenblattansicht der Abfrage die folgende Fehlermeldung:

Die SQL-Anweisung konnte nicht ausgeführt werden, da sie mehrdeutige äußere Verknüpfungen enthält. Damit eine der VErknüpüfungen zuerst ausgeführt wird, müssen Sie eine separate Abfrage erstellen, die die erste Verknüpfung ausführt, und dann diese Abfrage in die SQL-Anweisung einschließen.

Das heißt also: Wir müssen erst eine Abfrage erstellen, welche die Daten der Tabelle tblKunden mit einer der beiden per 1:1-Beziehung verknüpften Tabellen liefert und diese dann in einer zweiten Abfrage mit der anderen verknüpften Tabelle zusammenführen.

Die erste Abfrage ist schnell erstellt. Dazu löschen Sie einfach die Tabelle tblKundenRechnungsadressen aus der Abfrage qryKundenLieferadressenRechnungsadressen und ändern den Namen auf qryKundenLieferadressen. Der Entwurf sieht dann wie in Bild 4 aus. Der Wechsel in die Datenblattansicht birgt die nächste überraschung: Auch hier taucht diese Fehlermeldung auf.

Bild 4: Erster Teil der Abfrage mit zwei 1:1-Beziehungen

Können wir die Daten der 1:1-Beziehung also gar nicht so darstellen, dass nur die Daten einer Tabelle ausgegeben werden, wenn es in der zweiten Tabelle keine verknüpften Daten gibt Das wäre ungünstig, weil wir ja dann nur neue Datensätze in einem Formular auf Basis dieser Abfrage anlegen könnten. Wenn wir hier nur die Daten zur Tabelle tblKunden hinzufügen und kein Feld der Tabelle tblKundenLieferadressen füllen, können wir dies auch nachträglich nicht mehr erledigen, weil dieser Datensatz der Tabelle tblKunden schlicht nicht mehr angezeigt werden kann – zumindest nicht in einer Abfrage zusammen mit der Tabelle tblKundenLieferadressen.

Formular zur Anzeige der Daten

Nun haben wir durch das obige Problem zwei Möglichkeiten: Wir verwenden eine Version der Abfrage, welche die Daten der drei Tabellen zusammenführt, als Datensatzquelle des Formulars und sorgen gleich beim Anlegen der ersten Werte für die Felder der Tabelle tblKunden dafür, dass jeweils ein Datensatz in den Tabellen tblKundenLieferadressen und tblKundenRechnungsadressen erstellt wird.

Dann hätten wir allerdings nicht den Vorteil, dass nur für solche Datensätze, die tatsächlich eine Lieferadresse und/oder Rechnungsadresse erhalten, auch ein Datensatz in einer der Tabellen tblKundenLieferadressen und/oder tblKundenRechnungsadressen angelegt wird. Sprich: Wir könnten auch gleich eine einzige Tabelle anlegen, die wieder alle Felder des Kunden inklusive Rechnungsadresse und Lieferadresse enthält.

Die Alternative ist, mit zwei Unterformularen zu arbeiten, welche die Daten der Tabellen tblKundenRechnungsadressen und tblKundenLieferandressen enthalten. Wir schauen uns einfach beide Lösungen an.

Formular mit automatischen Datensätzen

Als Datensatzquelle des ersten Formulars verwenden wir also eine Abfrage, die alle drei Tabellen, also tblKunden, tblKundenRechnungen und tblKundenLieferadressen enthält (siehe qryKundenRechnungsadressenLieferadressen).

Dann fügen wir die Felder etwa wie in Bild 5 zum Formularentwurf des neuen Formulars namens frmKunden1zu1EinFormular hinzu. Dadurch, dass die doppelt vorkommenden Felder in der Abfrage alle noch mit dem Tabellennamen versehen werden, haben wir allerdings noch eine kleine Fleißaufgabe für die Bezeichnungsfelder vor uns.

Bild 5: Erster Entwurf des Formulars

Nachdem diese erledigt ist und wir noch je einen Rahmen für die Felder der Lieferadresse und der Rechnungsadresse hinzugefügt haben, sieht das Formular in der Formularansicht wie in Bild 6 aus.

Bild 6: Formular optisch aufbereitet

Hier haben wir außerdem noch die Beschriftungsfelder angepasst sowie die Aktivierreihenfolge richtig eingestellt. Nun experimentieren wir ein wenig, indem wir einen neuen Datensatz anlegen.

Experimente im Formular mit einer Abfrage über die beiden 1:1-Beziehungen

Wir legen einen neuen Datensatz an, wobei wir mit den oberen Feldern beginnen und dann die Felder mit der Lieferadresse und der Rechnungsadresse füllen. In dieser Reihenfolge gelingt das ohne Probleme – der Datensatz wird korrekt mit den verknüpften Datensätzen in den drei Tabellen gespeichert und der Datensatz erscheint nach dem Verlassen und dem erneuten Anzeigen wieder im Formular frmKunden1zu1EinFormular.

Nun beginnen wir mit dem Anlegen bei den Feldern der Tabelle tblLieferadresse, also im Rahmen mit der überschrift Lieferadresse, tragen dann die Rechnungsadresse ein und erst dann die Daten der Tabelle tblKunden. Auch das gelingt – der Datensatz wird gespeichert und im Formular angezeigt.

Wenn wir nur die Daten der Lieferadresse und/oder der Rechnungsadresse eintragen, ohne auch nur ein Feld der Tabelle tblKunden auszufüllen und dann versuchen, den Datensatz zu speichern, erhalten wir die Fehlermeldung aus Bild 7.

Bild 7: Fehler beim Versuch, nur Daten in die Tabelle tblKundeLieferadresse zu schreiben

Dieses Problem beheben wir gleich mit ein paar Zeilen VBA-Code.

Eine weitere Variante ist, Daten in die Felder der Tabelle tblKunden einzugeben, aber dann nur die Felder keiner oder nur einer der beiden Tabellen tblKundenLieferadressen oder tblKundenRechnungsadressen zu füllen.

Das funktioniert zwar ohne Fehler und die Daten werden auch in den betroffenen Tabellen gespeichert. Wenn allerdings nicht in jeder der Tabellen tblKundenLieferadressen und tblKundenRechnungsadressen ein Datensatz zu dem Datensatz aus tblKunden enthalten ist, werden die Daten nicht von der Abfrage qryKundenRechnungsadressenLieferadressen zurückgeliefert. Diese Abfrage liefert nur solche Daten, für die es in allen drei Tabellen entsprechend verknüpfte Datensätze gibt.

Auch hier können wir per VBA dafür sorgen, dass zumindest ein ansonsten leerer Datensatz in der nicht vom Benutzer ausgefüllten Tabelle tblKundenLieferadressen oder tblKundenRechnungsadressen angelegt wird. Wie das geht, lesen Sie weiter unten.

Speichern ohne Kundendaten verhindern

Um den Fehler zu verhindern, der beim Versuch auftritt, die Lieferadresse oder Rechnungsadresse ohne Angabe der Basisdaten zum Kunden zu speichern, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wir fangen den Fehler ab und ersetzen diesen durch eine benutzerdefinierte, gut verständliche Fehlermeldung, nach dessen Anzeige der Fokus in eines der noch auszufüllenden Felder verschoben wird.

Oder wir legen automatisch einen Datensatz in der Tabelle tblKunden an, sobald der Benutzer mit der Bearbeitung eines der Felder der Tabellen tblKundenLieferadressen oder tblKundenRechnungsadressen begonnen hat.

Die erste Variante zeigen wir im Formular frmKunden1zu1EinFormular_FehlerAbfangen. Diesem Formular fügen wir für die Ereigniseigenschaft Bei Fehler eine Ereigniseigenschaft hinzu, die wie folgt aussieht:

Private Sub Form_Error(DataErr As Integer, _
        Response As Integer)
    Debug.Print DataErr
End Sub

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