Berechnete Felder in Tabellen

Berechnete Felder in Tabellen sind ein Feature, das mit der Version 2010 von Access hinzugekommen ist. Dabei handelt es sich um die Möglichkeit, die Inhalte der übrigen Felder in einem Feld wie in einem berechneten Feld in einer Abfrage zusammenzuführen. So können Sie etwa den Nettopreis und den Mehrwertsteuersatz eines Artikels in zwei Feldern angeben und in einem dritten Feld, das als berechnetes Feld ausgelegt wird, den Bruttopreis speichern. Dieser Artikel zeigt, wie berechnete Felder funktionieren und welche Vor- und Nachteile diese haben.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1901_BerechneteFelder.accdb.

Berechnete Felder

Wenn Sie ohne den Einsatz berechneter Felder Informationen aus mehreren Feldern zusammenführen wollen, verwenden Sie eine Abfrage. Wenn wir etwa eine Tabelle namens tblKunden mit den Feldern AnredeID, Vorname und Nachname verwenden und diese über das Feld AnredeID mit der Tabelle tblAnreden verknüpft ist, die wiederum das Feld Anrede besteuert, dann können wir mit einer Abfrage leicht berechnete Felder mit Inhalten wie , oder hinzufügen. Dies sieht dann in der Entwurfsansicht etwa wie in Bild 1 aus.

Bild 1: Abfrage mit berechneten Feldern

Die passende Datenblattansicht finden Sie in Bild 2.

Bild 2: Berechnete Felder in einer Abfrage

Kundennamen in Tabelle zusammenstellen

Können wir das auch mit berechneten Feldern in einer Tabelle erreichen Teilweise auf direktem Wege, teilweise sind Einschränkungen vorhanden.

Wir schauen uns das an genau den beiden berechneten Feldern der Abfrage aus dem vorherigen Beispiel an, in dem wir zunächst zwei Felder der aktuellen Tabelle zusammengeführt und um ein zusätzliches Literal ergänzt haben (ein Komma und ein Leerzeichen zwischen Nachname und Vorname) und dann in einem weiteren berechneten Feld noch den Wert des Feldes Anrede aus einer verknüpften Tabelle ermittelt haben – auch hier mit zwei zusätzlichen Literalen, in diesem Fall mit zwei Leerzeichen.

Berechnetes Feld anlegen

Ein neues berechnetes Feld legen Sie zunächst wie jedes andere Feld an, indem Sie den Feldnamen in einer neuen, leeren Zeile der Entwurfsansicht der betroffenen Tabelle hinzufügen.

In diesem Fall geben wir den Namen Kunde in die Tabelle tblKunden ein und wählen dann als Datentyp den Wert Berechnet aus (siehe Bild 3).

Bild 3: Auswählen des Datentyps Berechnet

Danach erscheint der Ausdrucks-Generator, der im Gegensatz zum Ausdrucks-Generator etwa für Kriterien in Abfragen einige Einträge weniger aufweist (siehe Bild 4).

Bild 4: Eingabe des zu berechnenden Ausdrucks mit dem Ausdrucks-Generator

Wir benötigen in diesem ersten Beispiel die beiden Felder Nachname und Vorname, die wir jeweils per Doppelklick hinzufügen. Der Inhalt des oberen Fensters sieht dann so aus:

[Nachname] "Ausdr" [Vorname]

Den mittleren Teil ersetzen Sie dann wie im Bild, sodass das Ergebnis wie folgt aussieht:

[Nachname] & ", " & [Vorname]

Schließen wir den Ausdrucks-Generator mit einem Klick auf die OK-Schaltfläche, landet der Ausdruck in der Eigenschaft Ausdruck des berechneten Feldes im Tabellenentwurf. Auch wenn die Tabelle bereits zuvor einige Datensätze enthielt, wird die Berechnung der Inhalt für das neue Feld ausgeführt, sodass die Datenblattansicht nun wie in Bild 5 aussieht.

Bild 5: Das erste berechnete Feld der Tabelle

Berechnete Felder im Praxiseinsatz

Bevor wir das zweite berechnete Feld anlegen, wollen wir uns anschauen, was das berechnete Feld macht. Wenn wir die vorhandenen Daten in den beiden Feldern Vorname und Nachname eines Datensatzes ändern, wird der Inhalt des berechneten Feldes Kunde direkt nach dem Verlassen des jeweiligen Feldes aktualisiert. Das Komma zwischen Nachname und Vorname wird sogar direkt nach dem Beginn der Bearbeitung eines neuen Datensatzes hinzugefügt. Auch wenn erst eines der Felder Vorname oder Nachname ausgefüllt ist, landet das Komma im berechneten Feld. Das sieht dann etwa wie in Bild 6 aus.

Bild 6: Nicht komplett ausgefüllte Datensätze sehen im berechneten Feld nicht gut aus.

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