Nachschlagefelder in Tabellen

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Die einen lieben sie, die anderen hassen sie: Nachschlagefelder in Tabellen. Sie sind ein Werkzeug, mit dem sich Daten aus anderen Tabellen oder auch aus Wertlisten einfach auswählen lassen. Nachschlagefelder erstellen Sie entweder mit dem Nachschlage-Assistent oder auch manuell über die entsprechenden Eigenschaften des als Nachschlagefeld auszulegenden Tabellenfeldes. Dieser Artikel liefert das Know-how, dass Sie zum Erstellen per Assistent, aber auch von Hand benötigen – oder zum Anpassen von Nachschlagefeldern, die auf die eine oder andere Art erstellt wurden.

Glaubenskrieg

Viele Datenbankentwickler schwören darauf, im Tabellenentwurf keine Nachschlagefelder einzurichten. Dabei meinen wir mit Nachschlagefeldern solche Felder, die eigentlich als Fremdschlüsselfeld zum Herstellen einer Beziehung zwischen zwei Tabellen dienen.

Wenn Sie also eine Tabelle namens tblKunden mit einem Primärschlüsselfeld namens KundeID verwenden, und in einer weiteren Tabelle namens tblProjekte ein Feld namens KundeID einrichten, in das Sie den Primärschlüsselwert des Kundendatensatzes eintragen wollen, der mit dem Projektdatensatz verknüpft werden soll, wäre das ein Fall zum Anlegen eines Nachschlagefeldes.

Für die Gegner der Nachschlagfelder reicht es hierbei aus, die Beziehung zwischen den Tabellen im Beziehungen-Fenster einzurichten.

Dazu zieht man das zukünftige Fremdschlüsselfeld KundeID aus der Tabelle tblProjekte auf das Primärschlüsselfeld KundeID der Tabelle tblKunden (siehe Bild 1).

Bild 1: Herstellen einer Beziehung zwischen zwei Tabellen

Anschließend definieren Sie die Eigenschaften der neu erstellten Beziehung. Dazu aktivieren Sie beispielsweise die Option Mit referenzieller Integrität oder Löschweitergabe an verwandte Datensätze (siehe Bild 2).

Bild 2: Bearbeiten einer Beziehung

Anschließend erscheint die Beziehung dann wie in Bild 3 im Beziehungen-Fenster.

Bild 3: Eine Beziehung mit referenzieller Integrität

Damit ist der Fall für den Nachschlagefeld-Gegner erledigt – wenn er beispielsweise in einem Formular ein Kombinationsfeld einrichten soll, mit dem der Benutzer den Kunden für ein Projekt auswählen kann, wird er die notwendigen Eigenschaften manuell für das Kombinationsfeld festlegen.

Der Nachschlage-Assistent

Eine Beziehung einzurichten ist bei Verwendung des Nachschlage-Assistenten bereits integriert.

Den Nachschlage-Assistenten starten Sie, indem Sie für die Spalte Felddatentyp eines Feldes den Eintrag Nachschlage-Assistent… auswählen (siehe Bild 4). Wichtig ist, dass das Feld zuvor bereits einen kompatiblen Datentyp aufweist. Wenn Sie also ein Nachschlagefeld für eine Tabelle mit einem numerischen Primärschlüsselfeld herstellen wollen, sollte das Nachschlagefeld den gleichen Datentyp haben. In der Regel handelt es sich dabei um den Datentyp Zahl.

Bild 4: Aufrufen des Nachschlage-Assistenten

Welche Datenquelle

Der Nachschlage-Assistent fragt im ersten Schritt, ob das Nachschlagefeld Daten aus einer Tabelle enthalten soll oder ob Sie selbst Werte in eine Liste eingeben wollen (siehe Bild 5). Letzteres ist beispielsweise interessant, wenn Sie ein Feld mit wenigen, festen Werten einrichten möchten. Auf diesen Fall gehen wir jedoch in diesem Artikel nicht ein. Uns interessiert das Erstellen eines Nachschlagefeldes für die Auswahl aus einer anderen Tabelle, in diesem Fall tblKunden.

Bild 5: Auswählen der Art der Datenquelle für das Nachschlagefeld

Nachschlage-Tabelle auswählen

Diese Tabelle wählen wir dann im zweiten Schritt des Assistenten aus (siehe Bild 6). Hier finden wir eine Liste der verfügbaren Tabellen vor. Gegebenenfalls können Sie hier auch noch die in der Datenbank enthaltenen Abfragen einblenden oder auch beide Objekttypen. Wir wählen die Tabelle tblKunden aus und wechseln zum nächsten Schritt.

Bild 6: Auswahl der Tabelle mit den Daten für das Nachschlagefeld

Auswählen der Felder

Hier wählen wir aus der Liste aller verfügbaren Felder die Felder aus, die das Nachschlagefeld enthalten soll. Wir sagen bewusst nicht anzeigen, denn es sollen nicht alle auszuwählenden Felder angezeigt werden.

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