2023 - Access [basics]

Abfragen [basics]: Daten zusammenfassen mit UNION

1. Oktober 2023 André Minhorst 2023, 5/2023, Abfragen für die Datenauswahl

Die meisten Abfragetypen unter Access lassen sich in der Entwurfsansicht zusammenstellen. Einer der Exoten, für die der Entwurf keine Funktion bietet, ist die UNION-Abfrage. Warum ist das so Weil UNION-Abfragen gleich mehrere Abfragen miteinander verbinden, und das lässt sich in der Entwurfsansicht schlicht nicht abbilden. Allerdings gibt es neben der Entwurfsansicht und der Datenblattansicht noch eine dritte Ansicht für Abfragen, nämlich die SQL-Ansicht. Diese lässt sich zu Lernzwecken übrigens auch nutzen, um einmal den SQL-Code herkömmlicher Abfragen zu untersuchen. In diesem Artikel geht es allerdings erst einmal um die UNION-Abfrage: Sie verbindet zwei oder mehr Abfragen mit einander, wobei für diese Abfragen bestimmte Regel gelten – sie müssen zum Beispiel die gleiche Anzahl Felder haben. Alles Wichtige zu UNION-Abfragen liefern die folgenden Seiten.

Tabellen [basics]: Datum/Zeit oder Datum und Zeit

1. Oktober 2023 André Minhorst 2023, 5/2023

Microsoft Access bietet verschiedene Möglichkeiten, um Datums- und Uhrzeitangaben zu speichern. Da der entsprechende Datentyp im Tabellenentwurf Datum/Uhrzeit heißt, gehen wir erst einmal von der Intention aus, das beides im gleichen Feld gespeichert wird. Deshalb hat Microsoft auch eine spezielle Art vorgesehen, wie es Datums- und Uhrzeitangaben intern speichert – nämlich als Double-Wert, bei dem der ganzzahlige Anteil angibt, wie viele Tage seit dem 30.12.1899 vergangen sind und bei dem der Teil hinter dem Komma die Uhrzeit definiert. Nun stellt sich allerdings eine Frage: Kann man eigentlich Datum und Uhrzeit auch in jeweils einem eigenen Feld speichern und wann macht das im Vergleich zum Speichern beider Informationen in einem einzigen Feld überhaupt Sinn

Eingebaute Funktionen: Domänenfunktionen

1. August 2023 André Minhorst 2023, 4/2023, Access-Funktionen

Access bietet eine Menge Funktionen an, die in den Eigenschaften und Ausdrücken von Access-Objekten wie Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten und Makros verwendet werden können. Einige davon dienen der Abfrage von Informationen aus Tabellen und Abfragen – die sogenannten Domänenfunktionen. Entsprechend beginnen die Namen dieser Funktionen mit Dom – wie DomWert, DomMax, DomMin und so weiter. In diesem Artikel zeigen wir, welche Domänenfunktionen es gibt, welche Funktion sie haben und wie Du diese in Deinen eigenen Anwendungen nutzen kannst.

Eingebaute Access-Funktionen nutzen

1. August 2023 André Minhorst 2023, 4/2023, Grundlagen

Access bietet eine ganze Reihe eingebauter Funktionen an, die wir an verschiedenen Stellen einer Datenbankanwendung nutzen können – in den Eigenschaften von Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten und Makros. Und für die meisten gibt es ein VBA-Pendant, mit dem wir diese Funktionen auch im Code verwenden können. Dieser Artikel zeigt anhand einiger Beispiele, wie wir solche Funktionen nutzen können und wie wir diese überhaupt finden.

Domänenfunktionen: Vergleichskriterien nutzen

1. August 2023 André Minhorst 2023, 4/2023, Grundlagen

Wer mit Domänenfunktionen arbeitet und dabei Kriterien nutzen möchte, kommt um grundlegende Kenntnisse der WHERE-Klausel von Access-SQL nicht aus. Der dritte Parameter der Domänenfunktionen wie DLookup, DCount oder DMax folgt nämlich den gleichen Regeln wie die WHERE-Klausel. Welche dies sind, besprechen wir in diesem Artikel – natürlich nicht ohne ausreichend praktische Beispiele. Dabei schauen wir uns einfache Vergleiche von zwei Werten wie beispielsweise einem Feldwert und einem Vergleichswert an.

Abfragen [basics]: Parameterabfragen

1. August 2023 André Minhorst 2023, 4/2023, Abfragen für die Datenauswahl, Formulare für die Dateneingabe

Abfragen sind unter Access das Schweizer Taschenmesser zum Abfragen von Daten aus verschiedenen Feldern unterschiedlicher Tabellen mit bestimmten Kriterien, Sortierungen und Gruppierungen. Bei den Kriterien gibt es allerdings einen kleinen Haken: Gelegentlich sollen nicht feste Kriterien verwendet werden, sondern der Benutzer möchte die Kriterien zur Laufzeit eingeben können. Das ist möglich, indem er immer wieder in die Entwurfsansicht wechselt, die Vergleichswerte anpasst und wieder zur Datenblattansicht umschaltet. Allerdings macht dies auf Dauer keinen Spaß. Da passt es doch gut, dass Access mit den sogenannten Parameterabfragen die Möglichkeit bietet, die Vergleichswerte zur Laufzeit einzugeben.

Formulare [basics]: Forms öffnen mit DoCmd.OpenForm

1. August 2023 André Minhorst 2023, 4/2023, Formulare für die Dateneingabe, Tools

Access-Anwendungen brauchen Formulare für die Interaktion mit dem Benutzer. Aber wie öffnet man ein solches Formular überhaupt Klar, das funktioniert zwar mit einem Doppelklick auf den Namen des jeweiligen Formulars im Navigationsbereich. Aber diesen sollten der Benutzer im Optimalfall überhaupt nicht sehen, denn sonst könnte er auch direkt auf die Inhalte von Tabellen zugreifen – und dazu soll er eigentlich die an die Tabellen gebundenen Formulare nutzen. Wir müssen also eine alternative Möglichkeit schaffen, damit der Benutzer die Formulare öffnen kann. Diese soll möglichst flexibel sein und es auch einmal erlauben, Informationen wie einen Filter zu übergeben oder ob das zu öffnende Formular einen neuen, leeren Datensatz anzeigen soll. Das Schweizer Taschenmesser für diesen Fall ist die Methode OpenForm der DoCmd-Klasse. Damit können wir Formulare in verschiedenen Ansichten öffnen, Parameter übergeben, Filter setzen oder auch den Datenbearbeitungsmodus einstellen.

Formulare [basics]: Schaltflächen programmieren

1. Juni 2023 André Minhorst 2023, 3/2023, Formulare mit VBA programmieren, Tools

Wenn wir von der Programmiersprache VBA in Zusammenhang mit Access-Formularen reden, geht es sehr oft um den Code, der durch das Anklicken einer Schaltfläche ausgelöst wird. Damit können wir einem Formular die Funktionen hinzufügen, die für das Verarbeiten der enthaltenen Daten benötigt werden. In manchen Fällen handelt es sich um das einfache Schließen des Formulars, in anderen soll ein Klick auf eine Schaltfläche vielleicht ein anderes Formular öffnen, das die Details zu einem aus einer Liste ausgewählten Datensatz liefert. Dieser Artikel zeigt die Grundlagen zur Programmierung von Schaltflächen per VBA.

Abfragen [basics]: Aktionsabfragen

1. Juni 2023 André Minhorst 2023, 3/2023, Aktionsabfragen

Unter Access gibt es verschiedene Abfragetypen. Neben den verschiedenen Auswahlabfragen sind die Aktionsabfragen ebenfalls wichtiger Bestandteil. Auch Aktionsabfragen kann man prima über den Abfrageentwurf programmieren. Dieser Artikel stellt die vier verschiedenen Aktionsabfragen vor, mit denen Du Datensätze zu einer Tabelle hinzufügen, die Daten bestehender Datensätze ändern, bestehende Datensätze löschen oder auch neue Tabellen auf Basis einer Auswahlabfragen anlegen kannst.

Formulare [basics]: Einfache Datensätze im Detail

1. Juni 2023 André Minhorst 2023, 3/2023, Formulare für die Dateneingabe

Eine der wichtigsten Aufgaben für Formulare ist die Anzeige der Daten eines einzelnen Datensatzes – und zwar in einer Form, in welcher der Benutzer die Daten komfortabel eingeben kann. Dazu gehört, dass man zunächst die Tabelle oder Abfrage, deren Daten im Formular erscheinen sollen, als Datensatzquelle angibt. Dann nutzt man die praktische Feldliste, aus der wie alle Felder der Datenquelle einfach in das Formular ziehen kann. Schließlich passen wir die Elemente noch an und erhalten so ein Formular zur Anzeige der Details eines Datensatzes.