Im- und Export-Spezifikationen definieren und verwenden

Wer oft Daten mit anderen Anwendungen austauscht und dabei die Import- und Export-Funktionen von Access nutzt, arbeitet meist mit den dafür vorgesehenen Assistenten. Dumm nur, wenn man die notwendigen Einstellungen für jeden Im- und Export neu vornehmen muss. Das muss nicht sein: Access bietet die Möglichkeit, die Einstellungen als Spezifikation zu speichern und diese später auf verschiedene Arten zu nutzen.

Beispieldatenbank

Die Beispiele zu diesem Artikel finden Sie in der Datenbank 1106_Spezifikationen.mdb.

Spezifikationen speichern

Die Assistenten für den Import und Export von Daten kennen Sie bereits aus verschiedenen Artikeln. In Daten importieren – Teil I: Daten aus CSV-Dateien lernen Sie etwa den Import kennen, in CSV-Export für Adressdaten den Export von Daten.

Die Assistenten zum Im- und Exportieren besitzen eine unscheinbare, oft übersehene Schaltfläche namens Erweitert….

Ein Klick darauf öffnet einen weiteren Dialog, der nicht nur alle Einstellungen übersichtlich darstellt, sondern der auch noch die Möglichkeit zum Speichern von Spezifikationen bietet, sondern auch eine zum erneuten öffnen bereits gespeicherter Spezifikationen (siehe Bild 1).

Bild 1: Der Dialog mit der Zusammenfassung der Einstellungen

Wenn Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unter … und geben im nun erscheinenden Dialog Import/Export-Spezifikation speichern den Namen ein, unter dem Access die Spezifikation speichern soll.

Nachdem dies geschehen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Spezifikationen …, um sich die Liste der verfügbaren Spezifikationen anzusehen (siehe Bild 2).

Bild 2: öffnen oder Löschen bestehender Spezifikationen

Import/Export nach Spezifikationen

Der Vorteil einer Spezifikation ist dieser: Sie können Daten damit importieren und exportieren, ohne jedesmal alle Einstellungen neu eingeben zu müssen. Ein kleiner Wermutstropfen bleibt dennoch: Sie können die Quell-/Zieldatei nicht mit der Spezifikation speichern, sondern müssen diese jedes Mal neu auswählen.

Das heißt, dass Sie beim Verwenden einer gespeicherten Spezifikation den Assistenten starten, die Quell-/Zieldatei festlegen, im Assistenten zur Erweitert…-Sektion wechseln und dort über die Schaltfläche Spezifikationen die gewünschte Spezifikation auswählen.

Spezifikationen anpassen

Ein weiterer Vorteil beim Einsatz von Spezifikationen ist, dass Sie diese nachträglich anpassen können. Dazu öffnen Sie diese ebenfalls über den Assistenten, laden die gewünschte Spezifikation, nehmen die änderung vor und speichern die Spezifikation wieder.

Import/Export per VBA starten

Am meisten nützen Spezifikationen denjenigen, die regelmäßig die gleichen Import/Export-Operationen durchführen. Wenn Sie einmal einen Import oder Export als Spezifikation gespeichert haben, können Sie die Operation mit einer einzigen VBA-Zeile aufrufen.

Username or Email

Passwort

Angemeldet bleiben