Handyverwaltung I: Datenmodell

Vor ein paar Jahren war das Leben noch einfach. Jeder hatte zuhause ein Telefon und, wenn er einen festen Arbeitsplatz hatte, noch eine dienstliche Nummer. Heute hat jedes Kind ein Handy in der Tasche, wenn es das Haus verlässt, und manch ein Arbeitnehmer läuft mit einem privaten Handy in der linken und dem Diensthandy in der rechten Hosentasche herum. Wer soll da noch durchblicken, vor allem, wenn man als Arbeitgeber oder auch als Familienoberhaupt für die Kosten, die Anschaffung und die Verwaltung der Verträge verantwortlich ist Die in diesem Beitrag vorgestellte Handyverwaltung kann nicht nur von Firmen, sondern auch von Familien eingesetzt werden und hilft hoffentlich, den Durchblick bei Verträgen und Geräten zu bewahren.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1704_Handyverwaltung.accdb.

Tabellen der Anwendung

Die Anwendung benötigt auf jeden Fall eine Tabelle, mit der wir die Benutzer der Handys speichern. Da es sich sowohl um Familienmitglieder als auch um Mitarbeiter handeln kann, verwenden wir einfach die Bezeichnung Person für unsere Handybenutzer. Die Tabelle, in der wir diese Personen speichern, heißt dementsprechend tblPersonen. Da die Anwendung auch in Firmen zum Einsatz kommen soll und diese sich vielleicht die Rechnung komplett oder in Teilen erstatten lassen möchte, gibt es vielleicht eine schriftliche Korrespondenz, weshalb wir auch das Feld AnredeID in die Tabellen einbeziehen wollen – nebst einer entsprechenden Lookup-Tabelle namens tblAnreden.

Die Tabelle tblAnreden

Diese enthält die einfache Form der Anrede (Herr/Frau) sowie die Anrede für den Adressblock (Herrn/Frau) und die Briefanrede (Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau) in den drei Feldern Anrede, Adressanrede und Briefanrede. Der Entwurf dieser Tabelle ist in Bild 1 abgebildet.

Bild 1: Tabelle mit den verschiedenen Anreden

Für die drei Felder Anrede, Adressanrede und Briefanrede haben wir jeweils einen eindeutigen Index festgelegt.

Die Tabelle tblPersonen

Die Tabelle tblPersonen enthält neben dem Fremdschlüsselfeld AnredeID zur Auswahl eines der Datensätze noch die Felder Vorname und Nachname. Für die Verwaltung der Mobiltelefone einer Familie reicht dies aus, wenn Sie die Tabelle in einer Firma nutzen wollen, werden Sie vermutlich noch weitere Felder hinzufügen wollen, mit denen Sie die Eigenschaften bezüglich der Anstellung des Mitarbeiters verwalten können – also etwa Abteilung, Funktion, Jobtitel, Anstellungsdatum et cetera. Vor allem das Auflösungsdatum der Anstellung dürfte von Interesse sein, denn mit dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses soll in der Regel auch das Mobilfunkgerät zurückgegeben werden. Aus Gründen der übersicht lassen wir solche Felder jedoch außen vor.

Fremdschlüsselfeld zur Auswahl einer Anrede

Damit Sie die Anrede für die Person einfach auswählen können, stellen wir das Feld AnredeID der Tabelle tblPersonen als Nachschlagefeld ein. Dazu wählen Sie als Datentyp für das Feld den Wert Nachschlagefeld aus. Dies startet einen Assistenten, der Sie beim Einrichten des Nachschlagefeldes unterstützt:

• Dieser fragt zunächst, ob die Daten aus einer Tabelle stammen sollen oder ob Sie die Werte selbst eingeben wollen. Hier wählen Sie die erste Option (siehe Bild 2).



Bild 2: Nachschlagefeld einrichten

• Danach wählen Sie mit dem folgenden Dialog die Quelltabelle für die auszuwählenden Daten aus, in diesem Fall die Tabelle tblAnreden (siehe Bild 3).



Bild 3: Auswahl der zu verknüpfenden Tabelle

• Aus dieser Tabelle wollen wir nicht alle Felder im Nachschlagefeld anzeigen, sondern wir benötigen nur die beiden Felder AnredeID und Anrede (siehe Bild 4).



Bild 4: Festlegen der gewünschten Felder

• Das zuoberst in der Liste der ausgewählten Felder angezeigte Feld interpretiert der Assistent als Schlüsselspalte, also als die Spalte, deren Wert letzlich im Feld AnredeID der Tabelle tblPersonen eingetragen wird. Damit diese ausgeblendet wird und nur der Inhalt des Feldes Anrede im Nachschlagefeld angezeigt wird, aktivieren Sie die Option Schlüsselspalte ausblenden aus Bild 5.



Bild 5: Ausblenden der Schlüsselspalte

• Damit fehlt noch der letzte Schritt, nämlich das Festlegen der Löschweitergabe. Hier wählen wir die zweite Option, nämlich Löschbeschränkung. Das sorgt dafür, dass Sie einen Datensatz der Tabelle tblAnreden nur löschen können, wenn kein Datensatz der Tabelle tblPersonen mehr damit verknüpft ist. Dies ist nur zur Sicherheit – die Datenbank dürfte ohnehin kein Element der Benutzeroberfläche enthalten, mit dem Sie einen Datensatz der Tabelle tblAnreden löschen können (siehe Bild 6).



Bild 6: Festlegen der Löschbeschränkung

Damit ist das Nachschlagefeld eingerichtet. Der Vorteil hiervon ist, dass wenn Sie das Feld AnredeID der Tabelle tblPersonen später in den Entwurf eines Formulars ziehen, direkt ein Kombinationsfeld statt eines Textfeldes angelegt wird. Dieses erlaubt dann das einfache Auswählen der gewünschten Anrede. Das ist recht komfortabel, denn so brauchen Sie nicht immer das Textfeld erst noch in ein Kombinationsfeld umzuwandeln und die entsprechenden Eigenschaften manuell einstellen.

Verträge und Handys – wie speichern und verknüpfen

Das Anlegen der Tabellen für die Personen und die Anreden war einfach. Jetzt wird es etwas interessanter: Wir wollen sowohl die Handys speichern, die in der Familie beziehungsweise in der Firma existieren als auch die Verträge. In welcher Beziehung sollen die Handy mit den Personen stehen Spielen wir einmal die Konstellationen durch. Kann eine Person/ein Mitarbeiter mehr als ein Handy besitzen Ja, warum nicht: Vielleicht verwendet man ein hochwertiges Handy, das man im Alltagsbetrieb nutzt, und ein weiteres, das man zum Sport verwendet, weil es dort auf den Boden fallen kann oder anderweitig stärker beansprucht wird. Möglicherweise teilen sich auch mehrere Personen wie etwa die Kinder einer Familie ein Mobiltelefon

Warum ein Mitarbeiter mehr als ein Handy nutzen sollte fällt mir auf Anhieb nicht ein, aber es gibt bestimmt mehr oder weniger abwegige Gründe, dies zu tun. Was aber gar nicht abwegig ist, dass ein Familienmitglied oder auch ein Arbeitnehmer neben dem Mobiltelefon noch ein weiteres Gerät wie etwa ein Tablet nutzt, dass ja auch mit einer SIM-Karte ausgestattet werden kann.

Kann ein Handy von mehr als einer Person oder mehr als einem Mitarbeiter genutzt werden Auch das ist theoretisch möglich. Vielleicht wird das soeben erwähnte Handy, das beim Sport zum Einsatz kommt, nicht nur von einem Familienmitglied genutzt. Ob das auch im beruflichen Umfeld geschehen kann, ist auch nicht auszuschließen.

Wie wahrscheinlich die oben genannten Fälle auch sein mögen: Tatsache ist, dass wir das Datenmodell ohne Probleme so gestalten können, dass alle Varianten möglich sind, und auch die Benutzeroberfläche wird nicht weiter darunter leiden. Wir werden also eine eigene Tabelle namens tblMobiltelefone erstellen, die wir über eine Verknüpfungstabelle mit der Tabelle tblPersonen verknüpfen. Auf diese Weise können wir dann jedes Mobiltelefon mehreren Personen zuordnen als auch jede Person mehreren Mobiltelefonen.

Damit kommen wir zu den Verträgen. Wie kommen die ins Spiel – werden diese den Personen zugeordnet oder den Mobiltelefonen Tatsache ist: Ein Vertrag ist mindestens einer SIM-Karte zugeordnet. Andersherum kann es aber zu einem Vertrag auch mehr als eine SIM-Karte geben. Dabei handelt es sich um sogenante Multi-SIM. Diese sind beispielsweise geeignet, um den oben erwähnten Fall der Person abzudecken, die ein “Ausgeh-Handy” und eines für rauhere Einsatzfälle wie Sport, Wandern et cetera verwendet. Oder die ein Tablet für den mobilen Datenverkehr über den gleichen Tarif nutzen möchte.

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