Gruppierungen in Abfragen

Abfragen lassen sich längst nicht nur dazu benutzen, die gewünschten Felder oder Datensätze einer oder mehrerer Tabellen darzustellen. Sie können Daten auch nach bestimmten Kriterien zu Gruppen zusammenfassen und für diese Gruppen verschiedene Informationen abfragen – beispielsweise die Summe bestimmter Zahlenwerte, den größten oder kleinsten Wert und vieles mehr. In diesem Artikel erfahren Sie alles über die Gruppierungsfunktionen in Abfragen.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1205_GruppierungenInAbfragen.mdb.

Abfragen gruppieren

Um eine Abfrage mit einer Gruppierung zu erstellen, legen Sie zunächst eine gewöhnliche Abfrage an. Fügen Sie die Tabellen hinzu, deren Daten Sie gruppiernen möchten und schließen Sie den Dialog Tabelle anzeigen. Nun können Sie die gewünschten Felder zum Entwurfsraster des Abfrageentwurfs hinzufügen.

Wie aber gruppieren Sie die Daten Im aktuellen Zustand des Abfrageentwurfs gelingt dies gar nicht. Sie müssen dazu zunächst eine weitere Zeile im Entwurfsraster einblenden, was versionsübergreifend am einfachsten über das Kontextmenü des Entwurfsrasters gelingt. Dort finden Sie in älteren Access-Versionen den Eintrag Funktionen vor, in neuere Versionen heißt der Befehl Summen. In beiden Fällen wird dieser jedoch durch ein Summenzeichen gekennzeichnet (siehe Bild 1).

Bild 1: Einblenden der Zeile zum Festlegen der Gruppierungseigenschaften

Gleich danach blendet Access eine neue Zeile im Entwurfsraster ein, mit dem sich die Einträge aus Bild 2 auswählen lassen.

Bild 2: Auswählen einer Gruppierungsfunktion

Artikel pro Kategorie zählen

Im ersten Beispiel wollen wir herausfinden, wieviele Artikel jede Kategorie in der Tabelle tblArtikel stecken. Dazu fügen wir das Feld KategorieID zwei Mal zum Entwurfsraster der Abfrage hinzu. Warum gleich zwei Mal Das erste Exemplare soll die Namen der Kategorien anzeigen, das zweite die Anzahl der Artikel je Kategorie.

Damit die erste Spalte den Namen der Kategorie ausgibt und die zweite die Anzahl der Artikel je Kategorie, wählen Sie für die erste Spalte in der Zeile Gruppierung den Eintrag Gruppierung und für die zweite den Eintrag Anzahl aus (siehe Bild 3).

Bild 3: Hinzufügen zweier Felder zum Ausgaben des Kategorienamens und der Anzahl der Artikel je Kategorie

Das Ergebnis erhalten Sie bereits, wenn Sie nun in die Datenblattansicht wechseln. Es sieht wie in Bild 4 aus – genau wie gewünscht! Hier gibt es eigentlich nur einen Verbesserungsvorschlag: Die Spaltenüberschrift AnzahlVonKategorieID haben wir erstens nirgends festgelegt und wirkt zweitens nicht besonders professionell. Access legt für Gruppierungsspalten, die mit einer Aggregatfunktion versehen wurden, automatisch eine aus der Aggregatfunktion und dem Feldnamen bestehende Spaltenüberschrift fest.

Bild 4: Ausgabe der Artikel je Kategorie

Dieses kleine Manko ist jedoch schnell behoben: Stellen Sie dem Feldnamen im Entwurfsraster einfach die gewünschte Spaltenüberschrift voran, schon sieht das Datenblatt perfekt aus (siehe Bild 5).

Bild 5: Finetuning der Spaltenüberschrift einer Aggregatspalte

Gruppierung nach mehr als einem Feld

Dies war eine der einfachsten Gruppierungen, die Sie mit einer Access-Abfrage realisieren können. Um die Funktion des für das erste Feld gewählten Eintrags Gruppierungen richtig zu verstehen, verwenden wir im zweiten Beispiel ein zusätzliches Feld als Gruppierung – nämlich LieferantID.

Dieses Feld fügen Sie zwischen den beiden bereits vorhandenen Feldern ein. In der Zeile Funktionen legt Access automatisch den Eintrag Gruppierung fest – was in diesem Fall ja auch erwünscht ist. Der Entwurf sieht nun wie in Bild 6 aus.

Bild 6: Entwurf einer Abfrage mit zwei Gruppierungskriterien

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