Formular- und Berichtsvorlagen

Unter Access können Sie eine ganze Reihe von Einstellungen vornehmen, die sich beim Entwickeln von Datenbanken bemerkbar machen und eine Menge Zeit sparen können. Einige davon finden Sie in den Access-Optionen, für andere sind ein paar Handgriffe notwendig. Dieser Artikel zeigt, wie Sie einige Zeit beim Anlegen von Formularen, Berichten und den enthaltenen und Steuerelementen sparen können.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 11_08_FormularUndBerichtsvorlagen.mdb.

Das Formular Normal

Je nach Anwendung werden Sie einige grundlegende Formulartypen einsetzen: eines für die Anzeige von Daten, in denen der Benutzer blättern kann, eines für die Anzeige von Detaildaten, das nur jeweils einen einzigen Datensatz darstellen soll oder auch Unterformulare, die ihre Daten grundsätzlich in der Datenblattansicht darstellen.

Für all diese Formular legen Sie normalerweise beim Anlegen die wichtigsten Einstellungen fest. Bei einem Formular, dass die Detaildaten zu einem Datensatz anzeigt und entweder zum Anlegen oder zum Bearbeiten eines einzigen Datensatzes eingesetzt wird, werden Sie beispielsweise die Eigenschaft Automatisch zentrieren auf Ja und die Eigenschaften Datensatzmarkierer, Navigationsschaltflächen, Trennlinien und Bildlaufleisten auf den Wert Nein einstellen. Außerdem können Sie sogar festlegen, welche Bereiche beim Anlegen des Formulars aktiviert sein sollen und weitere Eigenschaften wie etwa die Hintergrundfarbe festlegen. Ein Beispiel zeigt Bild 1.

Bild 1: Einstellungen für eine Formularvorlage

Für all diese Formulartypen präferieren Sie wahrscheinlich eine gemeinsame Schriftart und -größe in Steuerelementen wie Beschriftungsfeldern, Textfeldern, Kombinationsfeldern, Listenfeldern, Schaltflächen und Umschaltflächen. Und auch in der Datenblattansicht passt Ihnen die von Access voreingestellte Schriftgröße möglicherweise nicht.

All dies lässt sich zumindest für einen Formulartyp beheben, indem Sie ein Formular namens Normal anlegen und für dieses die gewünschten Eigenschaften einstellen. Gehen wir davon aus, dass Sie gerade speziell Detailformulare entwerfen. Dann stellen Sie die oben erwähnten Eigenschaften Datensatzmarkierer, Navigationsschaltflächen, Trennlinien und Bildlaufleisten auf Nein und Automatisch zentrieren auf Ja ein.

Wozu nun diese ganze Arbeit Nun, schließen Sie das Formular und erstellen Sie ein neues Formular. Legen Sie nun ein neues Formular an, erhält dieses genau die Eigenschaften, die Sie für das Formular namens Normal angegeben haben! Dass das als Vorlage verwendete Formular Normal heißt, ist übrigens kein Zufall: Sie können den Namen des Formulars und auch des Berichts, das als Vorlage für neue Formulare und Berichte dienen soll, in den Access-Optionen einstellen. Im Falle von Access 2007 und jünger finden Sie die entsprechenden Eigenschaften beispielsweise unter Objekt-Designer|Entwurfsansicht für Formulare und Berichte (siehe Bild 2).

Bild 2: Einstellen der Namen des Standardformulars beziehungsweise -berichts

Steuerelementeigenschaften voreinstellen

Sie können jedoch nicht nur Formular- und Berichtseigenschaften festlegen, sondern auch bestimmte Eigenschaften von Steuerelementen.

Ein gutes Beispiel sind die Eigenschaften, die das Aussehen der Schrift beeinflussen, also etwa Schriftart, Schriftgrad, Unterstriche, Kursiv, Fett, Textfarbe und so weiter. Zumindest für einige werden Sie eine feste Vorstellung haben – zum Beispiel für die Schriftgröße. Ab Access 2007 erscheinen Texte in Formularen standardmäßig in Schriftgrad 11 – dies mag für den einen oder anderen zu groß sein. Wenn Sie dies möchten, dass Access neue Steuerelemente direkt etwa mit dem Wert 9 für die Eigenschaft Schriftgrad anlegt, führen Sie gleich nach dem Erstellen eines neuen Formulars die folgenden Schritte durch:

• öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht.
• Klicken Sie in der Symbolleiste oder im Ribbon die Schaltfläche zum Hinzufügen eines Steuerelements an, beispielsweise für das Textfeld. Fügen Sie das Steuerelemente aber nicht ein!
• Aktivieren Sie das Eigenschaftsfenster (Taste F4) Dieses zeigt nun dort, wo sonst der Steuerelementname erscheint, einen Text wie Standard: Textfeld an – je nachdem, welchen Steuerelementtyp Sie gerade ausgewählt haben. In Bild 3 sehen Sie beispielsweise, dass die sonst bei Textfeldern üblichen Eigenschaften Links und Oben fehlen – kein Wunder, denn für ein Standardsteuerelement können Sie eben maximal Höhe und Breite vordefinieren.



Bild 3: Einstellen von Standardeigenschaften für ein Steuerelement

• Stellen Sie die Eigenschaft Schriftgrad auf 9 oder einen anderen gewünschten Wert ein. Nehmen Sie nach Wunsch weitere änderungen vor.
• Jetzt folgt der wichtigste Schritt: Speichern Sie die aktuelle Einstellung entweder mit der Tastenkombination Strg + S oder über die Speichern-Schaltfläche in der Symbolleiste beziehungsweise im Ribbon.
• Legen Sie nun ein neues Steuerelement des soeben bearbeiteten Typs an und prüfen Sie, ob die geänderten Eigenschaften des Standardsteuerelements übernommen wurden – was der Fall sein dürfte.

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