Etiketten drucken per Assistent

Weihnachten steht vor der und Tür, und Sie möchten an Verwandtschaft und Freunde oder Geschäftspartner Grußbriefe versenden. Die Adressaten hatten Sie bereits in einer Access-Tabelle verewigt. Einfacher, als Couverts direkt mit Adressen zu beschriften, lassen sie diese auf Etiketten aufbringen. Zum Glück stellt Access einen Etikettenassistenten bereit, der Ihnen das manuelle Erstellen eines Etikettenberichts abnimmt. Doch leider legt der Ihnen einige Stolpersteine in den Weg…

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1410_Etiketten.mdb.

Im Online-Handel haben Sie ein passendes Produkt erworben, das für Adressen geeignet erscheint, wie auch die Information Geeignet für Internetmarke auf der Verpackung suggeriert (Bild 1).

Bild 1: Bedruckbare Etiketten

Breite und Höhe der Etiketten sind groß genug, um bei lesbaren Schriftgrößen auch längliche Adressdaten aufzunehmen. Machen Sie sich an die Aufgabe, die Daten aus der Tabelle auf die Etiketten zu transferieren.

Der Etiketten Assistent

ist ein Tool, das dialoggeführt einen Access-Bericht erstellt, welcher die Daten einer Tabelle oder Abfrage so gruppiert und in ein Spaltenlayout bringt, dass beliebige Etiketten damit bedruckt werden können. Sie finden ihn unter Access 2003 über Bericht|Neu…|Etikettenassistent und ab Access 2007 im Ribbon über Erstellen|Etikettenassistent. Im ersten Fall wählen Sie aus dem Kombinationsfeld den Namen einer Tabelle oder Abfrage aus (siehe Bild 2), deren Daten im Bericht erscheinen sollen, im zweiten muss vor dem Klick auf die Ribbon-Schaltfläche bereits eine Tabelle oder Abfrage im Navigationsbereich markiert worden sein.

Bild 2: Start des Assistenten (A2003)

Der weitere Verlauf der Dialogführung entspricht sich dann in allen Access-Versionen.

Zunächst werden Sie aufgefordert aus der Liste verfügbarer Etikettvorlagen dasjenige Produkt auszuwählen, welches Sie erworben hatten, wobei als Erstes der Hersteller angegeben wird.

Danach filtert sich die Liste der Formate alphabetisch mit den Namen der Formate des Herstellers. Mit der Vorahnung, dass Microsoft die Liste wohl kaum immer der aktuellen Marktlage anpasst, machen Sie sich auf die Suche nach dem Produkt Herma 4453 (Bild 3). Fehlanzeige! Was nun Entweder treten Sie ihr erworbenes Produkt in die Tonne, oder Sie suchen in der Liste auch unter anderen Herstellern nach Etiketten, die die gleichen Abmessungen aufweisen.

Bild 3: Auswahl eines Etikettenprodukts im Assistenten

Dies indessen ist ein mühseliges und von wenig Erfolg gekröntes Unterfangen. Denn neben Breite und Höhe der Etiketten spielen auch der Abstand zwischen den Etiketten, sowie der Seitenrand der Vorlage, eine Rolle. Gottlob hat Microsoft diesen Umstand ins Kalkül gezogen und stellt die Möglichkeit bereit, ein neues Format zu fabrizieren. Versuchen wir das im Folgenden.

Etiketten anpassen

Es ist ist im Assistenten scheinbar keine Möglichkeit vorgesehen, ein Etikett von Grund auf neu zu erstellen. Stattdessen muss erst ein bestehendes Format ausgewählt und anschließend verändert werden.

Das neue Format kann man dann unter eigenem Namen abspeichern. Bevor sie nun alle verfügbaren Formate nach ihrem Produkt möglichst ähnlichen Abmessungen scannen, hier gleich der Hinweis, dass es völlig irrelevant ist, was Sie nehmen – die Formatabmessungen müssen eh alle komplett neu eingestellt werden. Der Klick auf den Button Anpassen… führt zum Dialog in Bild 4. Nun präsentiert sich doch noch ein Button mit der Aufschrift Neu…, der zum Fenster in Bild 5 führt, in das in Textfelder – hier mit A bis H beschriftet – die neuen Abmessungen eingetragen werden können.

Bild 4: Grafischer Dialog zur Eingabe der Etikettabmessungen

Bild 5: Neues Etikettformat anlegen

Fehlen nur noch die korrekten Zahlen für Ihr Format. In der Regel müssen Sie nicht Ihr Geodreieck hervorkramen, um von einem Etikettenblatt des Produkts alle Abmessungen abzulesen, denn auf den Seiten der Hersteller lassen sich Vorlagen mit den gesuchten Angaben herunterladen. Teilweise liegen den Paketen auch Einleger bei, auf denen die Maße aufgedruckt sind.

Für unsere Herma-Etiketten gibt es ein downloadbares PDF, welches ausweist, dass die Breite der Etiketten 7 cm, ihre Höhe 3,6 cm und die Zellabstände jeweils 0 betragen. Oben und unten existiert ein Rand von 4,5 mm und links und rechts fehlen Seitenränder völlig. In das Dialogfenster tragen Sie nun alle Angaben in cm ein, vergeben dem Etikett einen Namen und beenden es dann über OK.

Die Welt wäre schön, wenn es damit getan wäre! Denn Access konfrontiert Sie nun mit der Nachfrage, ob es die Seitenränder korrigieren soll, weil das Format so nicht gedruckt werden könne. Bejahen Sie diese Nachfrage, so setzt Access die Seitenränder links und rechts, sowie oben (C, D, E), auf Werte, die es von Ihrem Standarddrucker erhalten hat – kein einfacher gängiger Drucker kann ohne Seitenränder drucken.

So klug Access hier zu sein scheint, so sinnlos ist dieses Unternehmen zugleich. Denn mit den so modifizierten Rändern werden die Adressen nun mal nicht korrekt in die Etikettzellen wandern. Das Layout wäre komplett korrumpiert. Erste Regel wäre hier also, die Nachfrage von Access mit Nein zu beantworten.

Es speichert Ihre Angaben dann unverändert und kehrt zum Dialog aus Bild 4 zurück. in dem nun der Name der neuen Vorlage erscheint. Nach Schließen des Fensters ist das Format in die Liste der Etiketten aufgenommen, wird dort allerdings zunächst nicht angezeigt, da es keinem Hersteller zugeordnet ist. Sie müssen erst ein Häkchen auf Benutzerdefinierte Etikettgrößen anzeigen setzen, um es für die nächsten Schritte auswählen zu können (Bild 6).

Bild 6: Benutzerdefiniertes Etikettformat in der Auswahl des Assistenten

Datenquelle einstellen

über die Schaltfläche Weiter > nähern wir uns der Auswahl der Daten für die Etiketten. Zuvor möchte Access jedoch noch wissen, welche Schrift zur Anwendung kommen soll. Sie können sich hier nach Belieben austoben, jedoch im Hinterkopf behalten, dass für ein Adressetikett eine Schriftgröße von mehr als 12 Punkt ein Risiko darstellt. Straßen- oder Ortsnamen samt Nummern oder Postleitzahlen dürfen nicht breiter, als maximal 6 cm werden, wenn, wie in Bild 5, als linker Rand 1 cm eingestellt ist.

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