Datenbankvorlagen und Designs

Sie sparen sich Arbeit, wenn Sie Ihre Datenbanken nicht immer von Grund auf neu entwickeln, sondern auf bereits vollbrachtem Werk aufbauen. Access bietet hier in den neueren Versionen einige Hilfsmittel an, die eine schnellere Gestaltung fördern. Wir zeigen, wie Sie Ihren Workflow mit Datenbankvorlagen, Anwendungsparts und Designs beschleunigen können.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1506_VorlagenDB.accdb

Vorlagen

Seit der Version 2007 von Access bietet Microsoft bei Anlegen einer neuen Datenbank Vorlagen an, die vom Hersteller selbst stammen. Bild 1 zeigt im unteren Teil etwa die Vorlagen Posten und Kontakte an, welche, so aktiviert, neue Datenbanken auf der Grundlage der von Microsoft zusammengestrickten Vorgaben erstellen. Ob diese Beispielvorlagen Ihren Ansprüchen genügen entscheiden Sie selbst. Da es sich in den meisten Fällen um komplexere Datenbanken handelt, die nicht nur Formulare enthalten, sondern auch zugehörige Tabellen und Makros, dürfte das Einsatzfeld ziemlich beschränkt sein und selten auf Ihre Anforderungen passen. Die vorgefertigten Vorlagen sollen auch gar nicht Thema dieses Beitrags sein. Wir versuchen hier vielmehr, solche Vorlagen selbst zu bauen, und im Backstage-Bereich neben den Microsoft’schen zur Ansicht zu bringen.

Bild 1: Der Backstage von Access beim Anlegen einer neuen Datenbank. Hier ist die Auswahl von Vorlagen möglich.

Datenbankvorlagen können alles enthalten, was es in einer Access-Datenbank gibt: Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module, zuzüglich der eingestellten Optionen. Um eine Vorlage neu zu erstellen, legen Sie also einfach eine neue Datenbank an und entwerfen in ihr jene Elemente, die Sie später auch in anderen Datenbanken gebrauchen könnten.

Das könnten etwa Hilfsmodule mit allerlei immer wieder benötigten Grundfunktionen sein, Dialoge, Formulare mit einem bestimmten Layout, oder auch Tabellen, welche häufig genutzt werden. Adresstabellen etwa wären solche Kandidaten. Sollten Sie später in einer auf dieser Vorlage basierenden Datenbank die entsprechenden Elemente nicht benötigen, so löschen Sie sie einfach. Bauen Sie also eher mehr, denn weniger, in die Vorlage ein.

Die Beispieldatenbank enthält ein Formular frmVorlage, im Entwurf wiedergegeben in Bild 2. Ziel war es hier weniger, ein funktionsfähiges Formular zu erstellen, das direkt in anderen Datenbanken zum Einsatz kommen könnte. Das Augenmerk lag eher auf dem Design der Steuerelemente, die abweichend vom Standard formatiert wurden. Also wurden gängige Steuerelemente eingefügt und anschließend der Corporate Identity entsprechend formatiert. Die Schaltfläche etwa bekam ein Hintergrundleuchten, alle Controls einen blauen Rahmen, und die Schriftarten sowie -größen wurden auf benutzerdefinierte Werte gesetzt. Sie gestalten dies über den Ribbon und die Schaltflächen unter dem Reiter Format | Steuerelementformatierung. Damit alle neuen Steuerelemente später immer in genau diesem Gewand erscheinen, muss das jeweilige Format für dieses Formular allerdings erst zum Standard gemacht werden.

Bild 2: Formular frmVorlage der Beispieldatenbank im Entwurf

Dazu markieren Sie ein Steuerelement und klappen im Ribbon, Reiter Entwurf, die Galerie der Steuerelemente über die DropDown-Box rechts unten auf (Bild 3).

Bild 3: Festlegen der Steuerelementvorgaben eines Formulars über den Ribbon und dessen Entwurf-Reiters

Wenn Sie nun auf den Eintrag Steuerelementvorgaben festlegen klicken, so speichert Access die Formatvorgaben für die markierte Steuerelementart in diesem Formular. Fügen Sie also später einen neuen Button in das Formular ein, so erscheint dieser ebenfalls mit dem Hintergrundleuchten. Ein neues Listenfeld hätte den blauen Rahmen. Der Vorgang zum Festlegen der Formatierung ist für jedes Steuerelement gesondert zu wiederholen. Diese Formatvorgaben bleiben auch dann erhalten, wenn Sie alle Steuerelemente aus dem Formular löschen!

Das Formular frmVorlage dient somit lediglich als Container für Formatstandards. Verwenden Sie es später in einer neuen Datenbank, so löschen Sie zuerst alle Steuerelemente in ihm und legen anschließend die wirklich benötigten an, wobei sie dann im neuen Design erstrahlen.

ähnlich verfahren Sie mit Berichten oder zusätzlichen Formularen. Neben den Formatierungen macht es Sinn, zusätzlich Eigenschaften voreinzustellen. Das könnte etwa die Sichtbarkeit des Datensatzmarkierers, der Navigationsschaltflächen oder der Bildlaufleisten sein. Oder Sie geben vor, dass immer Kopf- und Fußbereich in einer bestimmten Größe vorhanden wären. Legen Sie in der Vorlage am besten einen ganzen Satz an grundlegenden Formularen und Berichten an, aus denen Sie später das jeweils für einen Anwendungszweck geeignetste auswählen.

Verfrachten Sie immer benötigte VBA-Funktionen in ein Modul und benennen es eindeutig; zum Beispiel mit modHilfsfunktionen. Auch ein AutoExec-Makro macht sich gut. Sein Inhalt könnte ja zunächst aus lediglich einem Kommentar bestehen.

Sinnvoll ist es zudem, die Datenbankoptionen der Vorlage auf brauchbare Einstellungen zu bringen. über Datei | Optionen | Aktuelle Datenbank gelangen Sie zum für die Vorlage relevanten Teil, wie in Bild 4. Deaktivieren Sie hier etwa die von Access zunächst immer eingeschaltete Objektnamen-Autokorrektur, welche die Datenbanken aufbläht und verlangsamt. Auch Entwurfsänderungen an Tabellen in der Datenblattansicht haben in einer produktiven Datenbank nichts zu suchen. Nachdem Sie diese Optionen eingestellt haben, werden Sie automatisch auch in der auf der Vorlage basierenden Datenbank aktiv.

Bild 4: Die geänderten Optionen der Beispieldatenbank

Schließlich speichern Sie die Vorlage über den Backstage (Datei|Speichern und veröffentlichen|Daten-bank speichern als…), indem Sie als Zielformat den Eintrag Vorlage (*.accdt) auswählen. Abweichend vom Verhalten beim Speichern einer normalen Datenbank (accdb) werden Sie nun mit einem Dialog konfrontiert, der zusätzliche Angaben zur Vorlage abfragt (Bild 5). Außer informativen Einträgen lässt sich auch das Verhalten bei Anwendung der Vorlage bestimmen. Möchten Sie auch die Tabellen der Vorlage transferieren, so aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten in Vorlage einbeziehen. Zur Bedeutung der Einstellung Anwendungspart kommen wir noch später. Außerdem bestimmt der etwas skurrile Begriff Instanziierungsformular dasjenige Formular, welches später als Startformular der Datenbank in Erscheinung treten soll. Das können Sie sich allerdings sparen, wenn diese Angabe bereits in den Datenbankoptionen hinterlegt wurde.

Bild 5: Zusätzliche Angaben zur Vorlage beim Speichern

Als Kategorie können Sie lediglich den Eintrag Benutzervorlagen auswählen, und als Symbol eine Grafikdatei vorzugsweise im PNG-Format angeben, die später als Bild neben dem Titel der Vorlage erscheint. Alle Angaben in diesem Dialog, außer dem Namen, sind optional.

Nach Klick auf OK speichert Access die Vorlage ab, wobei eine Fortschrittsanzeige den Vorgang nachvollziehbar macht. Nach dem Ort der Speicherung, also dem Speicherverzeichnis, werden Sie indessen nicht gefragt. Der wird nämlich immer das Benutzerverzeichnis Ihres Windows sein. Bild 6 zeigt den entsprechenden Zweig im Explorer unter

Bild 6: Unter diesem Zweig speichert Access die Vorlagendateien automatisch pro Benutzer ab

C:\Users\\AppData\Roaming\
    Microsoft\Templates\ 

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