Datenbanken und Objekte sichern

Während der Entwicklung Ihrer Datenbank kann einiges schief gehen. Sei es, dass Sie sich vertan haben und einen Schritt zurückgehen müssen, versehentlich Objekte oder Code löschten, oder die Datenbankdatei selbst aus unerfindlichen Gründen korrupt wird. Wohl dem, der da regelmäßig Sicherungen anlegt, auf die später zurückgegriffen werden kann!

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1501_Sicherung.mdb.

Sichern über die Benutzeroberfläche

Die einfachste Art, um Scherereien aus dem Weg zu gehen, ist das regelmäßige Backup Ihrer Datenbankdatei. Hier können Sie auf die Backup-Funktionen des Betriebssystems zurückgreifen, oder auf die Hilfe und Software von Drittanbietern, die häufig etwas ausgefeiltere Möglichkeiten aufweisen. Grundsätzlich ist dabei ratsam, die Backup-Dateien nicht immer mit der aktuellsten Version zu überschreiben, sondern sie mit einem Datum im Dateinamen zu versehen, damit verschiedene frühere Versionen und Entwicklungsstände zur Verfügung stehen.

Denn häufig wird man erst nach einiger Zeit gewahr, dass ein ehemals verworfenes Modul doch noch benötigt wird. Die Arbeit, es dann neu zu schreiben, können Sie sich bei regelmäßiger Sicherung ersparen.

Backup-Möglichkeiten außerhalb von Access sollen aber nicht Thema dieses Beitrags sein. Schauen wir einmal, welche Möglichkeiten es selbst anbietet.

Seit Access-Version 2003 sieht es eine Funktion vor, mit der sich die aktuell geöffnete Datenbank in eine neue Datei speichern lässt. Sie nennt sich schlicht Datenbank sichern. Unter Access 2003 findet sie sich über das Menü Datei, in den Folgenversionen im sogenannten Backstage, der sich bei Access 2007 über den Office-Button, unter Access 2010 über den Reiter Datei öffnen lässt (siehe Bild 1). Doppelklicken Sie auf die Fläche zum Sichern, dann fragt sie Access in einem Dateiauswahldialog, wohin es die Sicherung speichern soll und schlägt auch gleich einen Namen für die Backup-Datei vor. Dieser bildet sich in der Regel aus dem Originalnamen der Datenbank und einem Datum-String, der das aktuelle Datum enthält. Die Uhrzeit bleibt außen vor. Sichern Sie eine Datenbank mehrmals am Tag, so wird zusätzlich nach dem Datum automatisch ein Zähler angehängt. Das ist unproblematisch, da Sie die Erstellzeit ja aus dem Explorer ersehen können.

Backstage-Ansicht unter Access 2010, Rubrik Speichern und Veröffentlichen

Bild 1: Backstage-Ansicht unter Access 2010, Rubrik Speichern und Veröffentlichen

Access merkt sich nun, welchen Ordner Sie auswählten und schlägt diesen in der Folge immer wieder vor. Es handelt sich dabei um eine Eigenschaft der Datenbank, die in ihr automatisch benutzerdefiniert gesetzt wird:

 CurrentDb.Properties _
("DefaultBackupLocation")

Nach der Lektüre des Beitrags zu DAOTableDef-Objekten dieser Ausgabe werden Sie wissen, dass sich diese Eigenschaft per Code auch ändern oder neu anlegen lässt. Sie ist nämlich nur dann vorhanden, wenn die Sicherung nicht am gleichen Ort erfolgt, in dem die Datenbank selbst liegt. Gleiches gilt für das übergeordnete Verzeichnis. Den Ort für die Sicherung können Sie also per VBA bestimmen, die Sicherung jedoch nicht programmatisch anstoßen, wie wir noch sehen werden.

Empfehlenswert ist jedenfalls die Anlage eines gesonderten Ordners für die Backups.

Wie in Bild 1 zu sehen, sieht Access 2010 noch weitere Funktionen im Backstage vor, die sich für ein Backup missbrauchen ließen.

Da gibt es einmal direkt die Anweisung Datenbank speichern als, welche ebenfalls einen Dateiauswahldialog hervorbringt, über den Sie die aktuelle Datenbank in einem Verzeichnis Ihrer Wahl kopieren können. Unter Speichern und Veröffentlichen findet sich diese Funktion abermals, zusätzlich aber auch die erwähnte Sicherungsfunktion und die Möglichkeit, die Datenbank in einem anderen Format abzuspeichern. Das ist für eine Sicherung wahrscheinlich nicht unbedingt sinnvoll, aber die Speicherung einer ACCDB- in eine MDB-Datenbank bringt unter Umständen auch Vorteile mit sich. So können Sie bei Parallelinstallationen auch von Access 2003 aus auf diese Backups zugreifen.

Wenn Sie hart an einer Neuentwicklung arbeiten, so ist ein Backup in Stundenabständen anzuraten. Dabei ist der Umstand, dass Sie immer den Weg über den schwerfälligen Backstage gehen müssen, etwas hinderlich. Aber stellen Sie sich doch einfach eine neue Gruppe von Sicherungsanweisungen im Ribbon zusammen, die Sie dann mit nur einem Klick ausführen können! öffnen Sie dazu den Ribbon-Editor (Bild 2) über Rechtsklick auf den Ribbon (Menüband anpassen…) oder die Optionen von Access. Wählen Sie aus dem Kombinationsfeld oben links die Anweisungsgruppe Registerkarte “Datei”. Hier finden Sie schnell jene Befehle, die auch im Backstage vorkommen. Klicken Sie auf den Button Neue Registerkarte. Es entsteht nun im Baum oben ein neuer Eintrag, den Sie erst mal etwa in FileTools umbenennen. Markieren Sie dazu den Eintrag und klicken auf den Button Umbenennen…. Wiederholen Sie dies für die ebenfalls neue Untergruppe, der Sie die Bezeichnung Sicherung geben. Hier allerdings öffnet sich nicht nur ein Texteingabedialog, sondern der in Bild 3 gezeigte, welcher außer der Benennung auch noch die Auswahl eines Icons für die Gruppe zulässt.

Umbennen eines Eintrags und Auswahl eines Icons für die Anweisung

Bild 2: Umbennen eines Eintrags und Auswahl eines Icons für die Anweisung

Anpassen des Ribbon unter Access 2010 zum Anlegen eines neuen Reiters und seiner Elemente

Bild 3: Anpassen des Ribbon unter Access 2010 zum Anlegen eines neuen Reiters und seiner Elemente

Im Folgenden markieren Sie aus der Liste der Befehle links nacheinander jene, die für die Sicherungen in Betracht kommen. Klicken Sie dabei jeweils auf den Button Hinzufügen, der den Eintrag in die markierte Gruppe Sicherung verfrachtet. Wenn Ihnen die von Access vorgesehene Bezeichnung, wie Access 2002-2003-Datenbank, nicht zusagt, so können Sie anschließend über die Umbenennen-Funktion der Anweisung einen anderen Namen und ein anderes Icon verabreichen, etwa Sichern als Access 2003-Datenbank.Schlussendlich lässt sich der neue Reiter auch noch über die Pfeil-Buttons nach oben oder unten verschieben, so dass er nach Beenden des Ribbon-Editors ganz rechts positioniert erscheint, wie in Bild 4. Was es mit dem Button für die Heiße Sicherung auf sich hat, welcher das Makro makBackup ausführt, kommt später noch zur Sprache.

Der neue Ribbon-Reiter Tools mit den angelegten Sicherungsschaltflächen

Bild 4: Der neue Ribbon-Reiter Tools mit den angelegten Sicherungsschaltflächen

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