Beispieldaten-Assistent

Jeder Access-Entwickler steht irgendwann vor der Situation, mal eben einige Beispieldatensätze zu seiner Anwendung hinzuzufügen. Wer keine Lust auf Fantasie-Einträge wie ASDF oder QWER hat, die sich mal eben schnell mit wenigen Fingerbewegungen in ein Tabellenfeld einfügen lassen, kann dazu meinen Beispieldatenassistent verwenden. Dieser ist auf Adresstabellen spezialisiert, füllt aber auch andere Datenfelder. Dieser Artikel zeigt, wie Sie den Assistenten installieren und damit arbeiten.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1209_Beispieldaten.mdb und Beispieldaten-Assistent.mda.

Installation

Der Beispieldatenassistent ist ein Access-Add-In. Solche Datenbanken haben eine spezielle Dateiendung (.mda unter Access 2003 und älter und .accda unter Access 2007 und jünger).

Access bietet eine einfache Funktion, um solche Access-Add-Ins schnell und zuverlässig zu installieren und diese somit unter Access sofort verfügbar zu machen. Im vorliegenden Beispiel entpacken Sie einfach die Add-In-Datei in ein Verzeichnis Ihrer Wahl.

Starten Sie dann Access, öffnen Sie eine beliebige Datenbankdatei (etwa die Beispieldatenbank zu diesem Artikel) und wählen Sie dann abhängig von der Access-Versionen einen der folgenden Menü- beziehungsweise Ribbonbefehle aus, um zunächst den Add-In-Manager zu starten:

• Access 2003 und älter: Wählen Sie den Menü-befehl Extras|Add-Ins|Add-In-Manager aus (siehe Bild 1).



Bild 1: Installieren eines Access-Add-Ins unter Access 2003

• Access 2007: Klicken Sie auf den Ribbon-Eintrag Datenbanktools|Datenbanktools|Add-Ins|Add-In-Manager.
• Access 2010: Betätigen Sie den Ribbon-Eintrag Datenbanktools|Add-Ins|Add-In-Manager.

Der Assistent sieht in allen Access-Versionen ähnlich aus, daher schauen wir uns hier nur den der aktuellen Version Access 2010 an. Dieser zeigt sich wie in Bild 2. Auf dem hier verwendeten Rechner wurden bereits einige Access-Add-Ins installiert. Für das markierte Add-In zeigt der Assistent einige Eigenschaften an. Ein noch nicht installiertes Access-Add-In wie etwa den Beispieldaten-Assistenten installieren Sie nun, indem Sie auf die Schaltfläche Neues hinzufügen klicken. Es erscheint ein Dateiauswahl-Dialog, der standardmäßig das Verzeichnis anzeigt, in dem sich die bereits installierten Access-Add-Ins befinden. Dieses können Sie sich merken, wenn Sie später neue Versionen über ein bestehendes Access-Add-In kopieren möchten – Sie brauchen dann nicht den Umweg über den Add-In-Manager zu nehmen. Beachten Sie jedoch, dass das Access-Add-In bereits einmal installiert worden sein muss, damit es funktioniert.

Bild 2: Der Add-In-Manager in Aktion

Navigieren Sie nun zu dem Verzeichnis, in dem sich die zu installierende Datei Beispieldaten-Assistent.mda befindet und klicken Sie auf die Schaltfläche öffnen.

Danach erledigt der Add-In-Manager gleich eine ganze Reihe von Aufgaben – manche lassen sich direkt erkennen, andere verlaufen im Hintergrund:

• Im Add-In-Manager erscheint ein neuer, mit einem x gekennzeichneter Eintrag namens Beispieldaten-Assistent (siehe Bild 3).



Bild 3: Ein frisch hinzugefügtes Access-Add-In

• Das Add-In wird nun in der Liste der verfügbaren Add-Ins aufgeführt. Unter Access 2003 etwa unter Extras|Add-Ins|Beispieldaten-Assistent, unter Access 2007 unter Datenbanktools|Datenbanktools|Add-Ins|Beispieldaten-Assistent und unter Access 2010 wie in Bild 4 zu erkennen unter Datenbanktools|Add-Ins|Beispieldaten-Assistent.



Bild 4: Aufruf des Add-Ins über die Liste der installierten Add-Ins

• Damit der Assistent so reibungslos funktioniert, erledigt der Add-In-Manager außerdem zwei Schritte im Hintergrund: Erstens wir die Add-In-Datei Beispieldaten-Assistent in das Add-In-Verzeichnis kopiert (im Falle von Windows 7 beispielsweise nach C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\AddIns). Und zweitens legt der Assistent einige Einträge in der Registry an, die Access beim Starten ausliest. Dabei erfährt Access, welche Access-Add-Ins verfügbar sind und dementsprechend in der Liste der Add-Ins angeboten werden sollen.

Beispieldaten-Assistent einsetzen

Den Beispieldaten-Assistent starten Sie nun über einen Klick auf den entsprechenden Menü- beziehungsweise Ribbon-Eintrag. Der Assistent erscheint zunächst wie in Bild 5. Die wenigen Bedienelemente sind schnell erklärt: Mit dem Kombinationsfeld oben wählen Sie eine der Tabellen der Datenbank aus, beispielsweise tblKunden. Unmittelbar danach liest der Beispieldaten-Assistent die Felder dieser Tabelle ein, listet diese unter Tabellenfelder auf und versucht gleich, die richtige Konfiguration zum Füllen der einzelnen Felder der Tabelle zu ermitteln (siehe Bild 6).

Bild 5: Konfiguration für die Kundentabelle

Bild 6: Beispieldaten-Assistent gleich nach dem Aufruf

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