Rechnungsverwaltung: Rechnungen als PDF speichern und versenden

Eine gestellte Rechnung soll den Kunden erreichen. Außerdem wollen wir sie als Datei ablegen, die sich nicht versehentlich ändern lässt. Beides leistet eine PDF-Datei. Wie wir den Bericht aus dem letzten Artikel per VBA-Prozedur als PDF-Datei mit der Rechnungsnummer im Dateinamen speichern und eine E-Mail mit dieser Datei als Anhang vorbereiten, liest Du in diesem Artikel.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank Rechnungsverwaltung_RechnungAlsPDF.accdb.

Sie baut auf der Datenbank aus dem Artikel Rechnungsverwaltung: Die Rechnung als Bericht (www.access-basics.de/733) auf.

Das PDF-Format für Rechnungen

Eine PDF-Datei zeigt die Rechnung auf den meisten Rechnern in derselben Form an. Der Empfänger kann sie in einem PDF-Betrachter nicht ohne Weiteres ändern. Wir erzeugen die Datei nur für gestellte Rechnungen. Ein Entwurf hat keine Rechnungsnummer, und die Nummer verwenden wir im Dateinamen, zum Beispiel Rechnung_2026-0001.pdf.

Für elektronische Rechnungen im geschäftlichen Verkehr gelten besondere Anforderungen. Eine einfache PDF-Datei genügt ihnen nicht in jedem Fall. Kläre mit Deinem Steuerberater, welche Form Deine Kunden benötigen.

Den Bericht als PDF-Datei speichern

Die Ausgabe eines Berichts als PDF-Datei beschreibt der Artikel Berichte [basics]: Bericht als PDF speichern (www.access-basics.de/696). Wir verwenden dieselbe Methode, nämlich DoCmd.OutputTo. Dazu fassen wir den Aufruf in einer Funktion zusammen, die für eine Rechnung den Pfad der PDF-Datei liefert. Trage sie aus Listing 1 in das Modul mdlRechnungen ein.

Public Function RechnungAlsPDF(ByVal lngRechnungID As Long) As String
     Dim varNummer As Variant
     Dim strOrdner As String
     Dim strDatei As String
     On Error GoTo Fehler
     varNummer = DLookup("Rechnungsnummer", "tblRechnungen", "RechnungID = " & lngRechnungID)
     If IsNull(varNummer) Then Exit Function
     strOrdner = CurrentProject.Path & "\Rechnungen"
     If Len(Dir(strOrdner, vbDirectory)) = 0 Then MkDir strOrdner
     strDatei = strOrdner & "\Rechnung_" & varNummer & ".pdf"
     DoCmd.OpenReport "rptRechnung", acViewPreview, , "RechnungID = " & lngRechnungID, acHidden
     DoCmd.OutputTo acOutputReport, "rptRechnung", acFormatPDF, strDatei, False
     DoCmd.Close acReport, "rptRechnung"
     RechnungAlsPDF = strDatei
Ende:
     Exit Function
Fehler:
     If CurrentProject.AllReports("rptRechnung").IsLoaded Then
         DoCmd.Close acReport, "rptRechnung"
     End If
     MsgBox "Die Rechnung konnte nicht als PDF gespeichert werden:" & vbCrLf & Err.Description, vbExclamation
     Resume Ende
End Function

Listing 1: Die Funktion RechnungAlsPDF speichert eine Rechnung als PDF-Datei

Die Funktion liest zuerst die Rechnungsnummer. Hat die Rechnung keine Nummer, ist sie ein Entwurf. Die Funktion endet dann mit Exit Function und liefert einen leeren Text.

Die Dateien speichern wir im Ordner Rechnungen neben der Datenbank. CurrentProject.Path liefert den Ordner der Datenbank. Dir mit dem Argument vbDirectory prüft, ob der Unterordner existiert. Falls nicht, legt MkDir ihn an. Der Dateiname setzt sich aus Rechnung_, der Rechnungsnummer und der Endung .pdf zusammen.

Anschließend öffnet DoCmd.OpenReport den Bericht rptRechnung mit dem Filter auf die RechnungID und dem Argument acHidden. Der Bericht bleibt dabei unsichtbar. DoCmd.OutputTo gibt den geöffneten Bericht, einschließlich des Filters, im Format acFormatPDF in die Datei aus. Das letzte Argument False verhindert, dass Access die Datei anschließend öffnet. Danach schließen wir den Bericht und liefern den Pfad der Datei zurück.