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Berichte [basics]: Unterberichte einsetzen
Bisher haben wir Berichte gebaut, die Daten aus verknüpften Tabellen über eine Gruppierung strukturieren – der Leser im Gruppenkopf, seine Ausleihen darunter. Das funktioniert tadellos, solange es eine Liste je Datensatz gibt. Sobald es zwei werden, bricht das Verfahren zusammen, und zwar so unauffällig, dass man es leicht übersieht. Wir bauen deshalb einen Steckbrief für Bücher – mit den Autoren und der Ausleihhistorie –, sehen zu, wie er scheitert, und lösen das Problem mit Unterberichten. Wie das gelingt, liest Du in diesem Artikel.
Formulare [basics]: Detailform öffnen und auswerten
Im vorigen Artikel haben wir ein Hauptformular mit einem Unterformular in der Datenblattansicht erstellt. Neue Datensätze wurden direkt in der Datenblattzeile angelegt. Das funktioniert gut für einfache Tabellen, stößt aber schnell an Grenzen, wenn viele Felder zu füllen sind oder Nachschlagefelder und Anlagefelder übersichtlich dargestellt werden sollen. In diesem Artikel erweitern wir das Formular um ein modales Detailformular, das alle Felder der Tabelle tblBuecher komfortabel in der normalen Formularansicht anzeigt.
Berichte [basics]: 1:n-Daten im Bericht ausgeben
In Formularen ist die Sache bei unserer Beispieldatenbank »Bücherverwaltung« klar: Sollen zu jedem Leser seine Ausleihen erscheinen, legen wir ein Hauptformular für die Leser an und setzen ein Unterformular für die Ausleihen hinein. Wer diesen Weg in einen Bericht übertragen will, sucht folgerichtig nach dem Unterbericht – und fährt damit einen Umweg. Berichte lösen das Problem anders, nämlich mit einer einzigen Abfrage und einer Gruppierung. Warum das so ist, wie es Schritt für Schritt gelingt und welche Stolpersteine dabei auf uns warten, liest Du in diesem Artikel.
Berichte [basics]: Wiederholte Werte ausblenden
Im Artikel Berichte [basics]: 1:n-Daten im Bericht ausgeben (www.access-basics.de/****) haben wir Leser und Ausleihen über eine Gruppierung getrennt: der Leser im Gruppenkopf, seine Ausleihen darunter. Manchmal will man aber gar keine Blöcke, sondern eine schlichte Liste – eine Zeile je Ausleihe, den Lesernamen links daneben, so wie man es aus einer Tabellenkalkulation kennt. Nur steht der Name dann in jeder Zeile erneut. Access bietet dafür eine Eigenschaft an, die genau das abstellt – und die tückischer ist, als ihr Name vermuten lässt. Was sie kann, was sie nicht kann und wie Du ihr die entscheidende Schwäche austreibst, liest Du in diesem Artikel.
Formulare [basics]: Steuerelemente korrekt benennen
Wenn wir mit Kunden zusammenarbeiten, schauen wir uns auch immer die Datenbanken einmal genau an. Was uns dabei oft auffällt: Die Benennung von Steuerelementen wird äußerst stiefmütterlich gehandhabt. Das bedeutet, dass diese nach dem Anlegen einfach gar nicht umbenannt werden. Das führt dazu, dass wir in diesen Formularen viele Steuerelemente vorfinden, die einfach Text0, Text1, Befehl2 der Kombinationsfeld43 heißen. Wenn Steuerelement überhaupt einen aussagekräftigen Namen erhalten, handelt es sich um gebundene Felder, die aus der Feldliste ins Formular gezogen wurden. Diese heißen dann immerhin KundeID, Vorname oder Nachname. Dieser Artikel beschreibt, wie man Steuerelemente optimal benennt – und welche Vorteile dies bietet.
Tabellen [basics]: Eingabe erforderlich/Leere Zeichenfolge
Beim Aufbau des Datenmodells sind wir an jedem Textfeld an zwei Eigenschaften vorbeigekommen, die eng zusammenhängen und doch ständig verwechselt werden: Eingabe erforderlich und Leere Zeichenfolge. Die erste kennt fast jeder, die zweite steht meist auf ihrem Standardwert, ohne dass jemand darüber nachdenkt. Dabei entscheiden die beiden gemeinsam, welche Zustände ein Feld überhaupt annehmen darf – und ob eine Rechnungsnummer versehentlich „leer, aber vorhanden“ sein kann. Was die beiden Eigenschaften bedeuten, welche vier Kombinationen es gibt und welche Du in der Rechnungsverwaltung wann wählst, liest Du in diesem Artikel.
Tabellen [basics]: Arbeit sparen mit Beschriftungen
Feldnamen wie AnredeID oder EMail sind praktisch beim Entwickeln, aber niemand möchte sie als Spaltenüberschrift in einer Tabelle oder als Bezeichnungsfeld in einem Formular lesen. Meist gewöhnt man sich an, jedes Bezeichnungsfeld von Hand umzubenennen – wieder und wieder, in jedem Formular neu. Dabei gibt es eine Feldeigenschaft, die genau das ein für alle Mal erledigt: die Beschriftung. Wie sie funktioniert, wo sie Dir Arbeit spart und an welcher Stelle sie zur Falle wird, liest Du in diesem Artikel.