Handyverwaltung I: Datenmodell

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Vor ein paar Jahren war das Leben noch einfach. Jeder hatte zuhause ein Telefon und, wenn er einen festen Arbeitsplatz hatte, noch eine dienstliche Nummer. Heute hat jedes Kind ein Handy in der Tasche, wenn es das Haus verlässt, und manch ein Arbeitnehmer läuft mit einem privaten Handy in der linken und dem Diensthandy in der rechten Hosentasche herum. Wer soll da noch durchblicken, vor allem, wenn man als Arbeitgeber oder auch als Familienoberhaupt für die Kosten, die Anschaffung und die Verwaltung der Verträge verantwortlich ist Die in diesem Beitrag vorgestellte Handyverwaltung kann nicht nur von Firmen, sondern auch von Familien eingesetzt werden und hilft hoffentlich, den Durchblick bei Verträgen und Geräten zu bewahren.

Beispieldatenbank

Die Beispiele dieses Artikels finden Sie in der Datenbank 1704_Handyverwaltung.accdb.

Tabellen der Anwendung

Die Anwendung benötigt auf jeden Fall eine Tabelle, mit der wir die Benutzer der Handys speichern. Da es sich sowohl um Familienmitglieder als auch um Mitarbeiter handeln kann, verwenden wir einfach die Bezeichnung Person für unsere Handybenutzer. Die Tabelle, in der wir diese Personen speichern, heißt dementsprechend tblPersonen. Da die Anwendung auch in Firmen zum Einsatz kommen soll und diese sich vielleicht die Rechnung komplett oder in Teilen erstatten lassen möchte, gibt es vielleicht eine schriftliche Korrespondenz, weshalb wir auch das Feld AnredeID in die Tabellen einbeziehen wollen – nebst einer entsprechenden Lookup-Tabelle namens tblAnreden.

Die Tabelle tblAnreden

Diese enthält die einfache Form der Anrede (Herr/Frau) sowie die Anrede für den Adressblock (Herrn/Frau) und die Briefanrede (Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau) in den drei Feldern Anrede, Adressanrede und Briefanrede. Der Entwurf dieser Tabelle ist in Bild 1 abgebildet.

Bild 1: Tabelle mit den verschiedenen Anreden

Für die drei Felder Anrede, Adressanrede und Briefanrede haben wir jeweils einen eindeutigen Index festgelegt.

Die Tabelle tblPersonen

Die Tabelle tblPersonen enthält neben dem Fremdschlüsselfeld AnredeID zur Auswahl eines der Datensätze noch die Felder Vorname und Nachname. Für die Verwaltung der Mobiltelefone einer Familie reicht dies aus, wenn Sie die Tabelle in einer Firma nutzen wollen, werden Sie vermutlich noch weitere Felder hinzufügen wollen, mit denen Sie die Eigenschaften bezüglich der Anstellung des Mitarbeiters verwalten können – also etwa Abteilung, Funktion, Jobtitel, Anstellungsdatum et cetera. Vor allem das Auflösungsdatum der Anstellung dürfte von Interesse sein, denn mit dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses soll in der Regel auch das Mobilfunkgerät zurückgegeben werden. Aus Gründen der übersicht lassen wir solche Felder jedoch außen vor.

Fremdschlüsselfeld zur Auswahl einer Anrede

Damit Sie die Anrede für die Person einfach auswählen können, stellen wir das Feld AnredeID der Tabelle tblPersonen als Nachschlagefeld ein. Dazu wählen Sie als Datentyp für das Feld den Wert Nachschlagefeld aus. Dies startet einen Assistenten, der Sie beim Einrichten des Nachschlagefeldes unterstützt:

• Dieser fragt zunächst, ob die Daten aus einer Tabelle stammen sollen oder ob Sie die Werte selbst eingeben wollen. Hier wählen Sie die erste Option (siehe Bild 2).



Bild 2: Nachschlagefeld einrichten

• Danach wählen Sie mit dem folgenden Dialog die Quelltabelle für die auszuwählenden Daten aus, in diesem Fall die Tabelle tblAnreden (siehe Bild 3).



Bild 3: Auswahl der zu verknüpfenden Tabelle

• Aus dieser Tabelle wollen wir nicht alle Felder im Nachschlagefeld anzeigen, sondern wir benötigen nur die beiden Felder AnredeID und Anrede (siehe Bild 4).



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