{"id":55000734,"date":"2026-12-01T00:00:00","date_gmt":"2026-12-01T00:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/access-basics.de\/734"},"modified":"-0001-11-30T00:00:00","modified_gmt":"-0001-11-30T00:00:00","slug":"Rechnungsverwaltung_Rechnungen_als_PDF_speichern_und_versenden","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/access-basics.de\/index.php\/Rechnungsverwaltung_Rechnungen_als_PDF_speichern_und_versenden.html","title":{"rendered":"Rechnungsverwaltung: Rechnungen als PDF speichern und versenden"},"content":{"rendered":"

\"\"<\/p>\n

Eine gestellte Rechnung soll den Kunden erreichen. Außerdem wollen wir sie als Datei ablegen, die sich nicht versehentlich ändern lässt. Beides leistet eine PDF-Datei. Wie wir den Bericht aus dem letzten Artikel per VBA-Prozedur als PDF-Datei mit der Rechnungsnummer im Dateinamen speichern und eine E-Mail mit dieser Datei als Anhang vorbereiten, liest Du in diesem Artikel.<\/p>\n

Beispieldatenbank<\/h2>\n

Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank Rechnungsverwaltung_RechnungAlsPDF.accdb<\/b>.<\/p>\n

Sie baut auf der Datenbank aus dem Artikel Rechnungsverwaltung: Die Rechnung als Bericht<\/b> (www.access-basics.de\/733<\/b>) auf.<\/p>\n

Das PDF-Format für Rechnungen<\/h2>\n

Eine PDF-Datei zeigt die Rechnung auf den meisten Rechnern in derselben Form an. Der Empfänger kann sie in einem PDF-Betrachter nicht ohne Weiteres ändern. Wir erzeugen die Datei nur für gestellte Rechnungen. Ein Entwurf hat keine Rechnungsnummer, und die Nummer verwenden wir im Dateinamen, zum Beispiel Rechnung_2026-0001.pdf<\/b>.<\/p>\n

Für elektronische Rechnungen im geschäftlichen Verkehr gelten besondere Anforderungen. Eine einfache PDF-Datei genügt ihnen nicht in jedem Fall. Kläre mit Deinem Steuerberater, welche Form Deine Kunden benötigen.<\/p>\n

Den Bericht als PDF-Datei speichern<\/h2>\n

Die Ausgabe eines Berichts als PDF-Datei beschreibt der Artikel Berichte [basics]: Bericht als PDF speichern<\/b> (www.access-basics.de\/696<\/b>). Wir verwenden dieselbe Methode, nämlich DoCmd.OutputTo<\/b>. Dazu fassen wir den Aufruf in einer Funktion zusammen, die für eine Rechnung den Pfad der PDF-Datei liefert. Trage sie aus Listing 1 in das Modul mdlRechnungen<\/b> ein.<\/p>\n

Public Function <\/span>RechnungAlsPDF(ByVal lngRechnungID As Long<\/span>) As String<\/span>\r\n     Dim <\/span>varNummer As Variant<\/span>\r\n     Dim <\/span>strOrdner As String<\/span>\r\n     Dim <\/span>strDatei As String<\/span>\r\n     On Error GoTo<\/span> Fehler\r\n     varNummer = DLookup(\"Rechnungsnummer\", \"tblRechnungen\", \"RechnungID = \" & lngRechnungID)\r\n     If <\/span>IsNull(varNummer) Then<\/span> Exit Function<\/span>\r\n     strOrdner = CurrentProject.Path & \"\\Rechnungen\"\r\n     If <\/span>Len<\/span>(Dir(strOrdner, vbDirectory)) = 0 Then<\/span> MkDir strOrdner\r\n     strDatei = strOrdner & \"\\Rechnung_\" & varNummer & \".pdf\"\r\n     DoCmd.OpenReport \"rptRechnung\", acViewPreview, , \"RechnungID = \" & lngRechnungID, acHidden\r\n     DoCmd.OutputTo acOutputReport, \"rptRechnung\", acFormatPDF, strDatei, False<\/span>\r\n     DoCmd.Close acReport, \"rptRechnung\"\r\n     RechnungAlsPDF = strDatei\r\nEnde:\r\n     Exit Function<\/span>\r\nFehler:\r\n     If <\/span>CurrentProject.AllReports(\"rptRechnung\").IsLoaded Then<\/span>\r\n         DoCmd.Close acReport, \"rptRechnung\"\r\n     End If<\/span>\r\n     MsgBox<\/span> \"Die Rechnung konnte nicht als PDF gespeichert werden:\" & vbCrLf<\/span> & Err.Description, vbExclamation\r\n     Resume Ende\r\nEnd Function<\/span><\/pre>\n
Listing 1: Die Funktion RechnungAlsPDF speichert eine Rechnung als PDF-Datei<\/p>\n
Die Funktion liest zuerst die Rechnungsnummer. Hat die Rechnung keine Nummer, ist sie ein Entwurf. Die Funktion endet dann mit Exit Function<\/b> und liefert einen leeren Text.<\/p>\n
Die Dateien speichern wir im Ordner Rechnungen<\/b> neben der Datenbank. CurrentProject.Path<\/b> liefert den Ordner der Datenbank. Dir<\/b> mit dem Argument vbDirectory<\/b> prüft, ob der Unterordner existiert. Falls nicht, legt MkDir<\/b> ihn an. Der Dateiname setzt sich aus Rechnung_<\/b>, der Rechnungsnummer und der Endung .pdf<\/b> zusammen.<\/p>\n
Anschließend öffnet DoCmd.OpenReport<\/b> den Bericht rptRechnung<\/b> mit dem Filter auf die RechnungID<\/b> und dem Argument acHidden<\/b>. Der Bericht bleibt dabei unsichtbar. DoCmd.OutputTo<\/b> gibt den geöffneten Bericht, einschließlich des Filters, im Format acFormatPDF<\/b> in die Datei aus. Das letzte Argument False<\/b> verhindert, dass Access die Datei anschließend öffnet. Danach schließen wir den Bericht und liefern den Pfad der Datei zurück.<\/p>\n
OutputTo<\/b> überschreibt eine vorhandene Datei mit demselben Namen. Ist die Datei in einem anderen Programm geöffnet, lässt sie sich nicht überschreiben.<\/p>\n
Access meldet dann den Fehler 2308<\/b>. Bei jedem Fehler schließt die Fehlerbehandlung den noch geöffneten Bericht, zeigt die Meldung an und liefert einen leeren Text. Bliebe der Bericht geöffnet, schlüge der nächste Aufruf fehl.<\/p>\n
Die Schaltflächen im Rechnungsformular<\/h2>\n
Öffne frmRechnung<\/b> in der Entwurfsansicht. Ziehe aus dem Menüband zwei Schaltflächen rechts neben die Schaltfläche cmdVorschau<\/b>. Das Ergebnis zeigt Bild 2. Stelle für die beiden Schaltflächen im Eigenschaftenblatt die folgenden Werte ein:<\/p>\n
\"Die<\/a><\/p>\n
Bild 1: Die Schaltflächen Vorschau, PDF und E-Mail im Formular frmRechnung<\/p>\n