<\/p>\n
Die Rechnungen unserer Rechnungsverwaltung existieren bisher nur auf dem Bildschirm. Ein Formular eignet sich zum Erfassen, aber nicht für das Dokument, das der Kunde erhält. Dafür brauchen wir einen Bericht, der die Angaben des Absenders, die Anschrift des Kunden, die Positionen und die Summen je Steuersatz zu einem Rechnungsdokument zusammenstellt. Wie wir die Datensatzquelle dafür aufbauen und den Bericht Schritt für Schritt gestalten, liest Du in diesem Artikel.<\/p>\n
Die Beispiele dieses Artikels findest Du in der Datenbank Rechnungsverwaltung_RechnungAlsBericht.accdb<\/b>.<\/p>\n
Sie baut auf der Datenbank aus dem Artikel Rechnungsverwaltung: Die Firmendaten<\/b> (www.access-basics.de\/729<\/b>) auf.<\/p>\nDie Datensatzquelle des Berichts<\/h2>\n
Die Rechnung besteht aus Angaben, die einmal auf der Rechnung stehen, und aus Angaben, die sich je Position wiederholen<\/p>\n
Die Firmendaten stehen in tblFirma<\/b>. Rechnungsnummer, Datum und Kundenanschrift gehören zu tblRechnungen<\/b>, die Positionen zu tblRechnungspositionen<\/b>. Für den Bericht fassen wir diese Daten in einer Abfrage zusammen.<\/p>\n
Lege über Erstellen|Abfragen|Abfrageentwurf<\/b> eine neue Abfrage an und füge die Tabellen tblFirma<\/b>, tblRechnungen<\/b> und tblRechnungspositionen<\/b> hinzu. Die Beziehung zwischen tblRechnungen<\/b> und tblRechnungspositionen<\/b> übernimmt Access aus dem Beziehungsfenster. Die Tabelle tblFirma<\/b> verknüpfen wir mit keiner der beiden anderen Tabellen (siehe Bild 1).<\/p>\n
Bild 1: Die Abfrage qryRechnungsdruck in der Entwurfsansicht, die Tabelle tblFirma ohne Verknüpfung<\/p>\n Ohne Verknüpfung kombiniert Access jeden Datensatz der einen Tabelle mit jedem Datensatz der anderen. Da tblFirma<\/b> genau einen Datensatz enthält, erhält jede Zeile der Abfrage die Firmendaten. Mehr zu diesem Verhalten liest Du im Artikel Abfragen [basics]: Verknüpfte und unverknüpfte Tabellen gezielt nutzen<\/b> (www.access-basics.de\/702<\/b>).<\/p>\n Übernimm die folgenden Felder in das Entwurfsraster:<\/p>\n Sortiere die Abfrage aufsteigend nach RechnungID<\/b> und danach aufsteigend nach Positionsreihenfolge<\/b>. Speichere sie unter dem Namen qryRechnungsdruck<\/b>. Die Anschrift des Kunden fehlt in der Abfrage.<\/p>\n Wir ermitteln sie im nächsten Abschnitt mit einer Funktion.<\/p>\n In der Datenblattansicht sieht die Abfrage wie in Bild 2 aus. Sie liefert alle Felder der Tabelle tblFirma <\/b>und anschließend die Daten für die Rechnungen.<\/p>\n Bild 2: Ergebnis der Abfrage qryRechnungsdruck<\/p>\n Eine Rechnung ohne Positionen liefert in dieser Abfrage keine Zeile und erscheint daher nicht im Bericht.<\/p>\n Die Prozedur cmdRechnungStellen_Click<\/b> aus dem Artikel Rechnungsverwaltung: Die Rechnungsnummer<\/b> (www.access-basics.de\/724<\/b>) lässt das Stellen einer Rechnung ohne Positionen nicht zu.<\/p>\n Die Anschrift besteht aus mehreren Zeilen, von denen einige entfallen können: Privatkunden haben keine Firma, und das Land nennen wir nur bei Kunden im Ausland.<\/p>\n Mit einzelnen Feldern im Bericht blieben leere Zeilen stehen. Deshalb setzen wir die Anschrift zunächst in einer Funktion zusammen, die nur die vorhandenen Zeilen verwendet.<\/p>\n In einem weiteren Artikel namens Berichte [basics]: Adressblock zusammenstellen <\/b>(www.access-basics.de\/****<\/b>) zeigen wir eine Alternative zu dieser Vorgehensweise.<\/p>\n Öffne mit Alt+F11<\/b> den VBA-Editor und trage die Funktion aus Listing 1 in das Modul mdlRechnungen<\/b> ein.<\/p>\n Listing 1: Die Funktion Rechnungsanschrift im Modul mdlRechnungen<\/p>\n Die Funktion erwartet die RechnungID<\/b> und liest den Datensatz der Rechnung aus tblRechnungen<\/b>. Sie verwendet die Kundenfelder, die in der Rechnung selbst gespeichert sind, nicht die aktuellen Angaben aus tblKunden<\/b>. Dadurch ändert sich die Anschrift einer gestellten Rechnung nicht, wenn der Kunde später umzieht.<\/p>\n Zuerst fügen wir Anrede, Vorname und Nachname zu einem Namen zusammen. Trim<\/b> entfernt Leerzeichen am Anfang und am Ende des Namens, die entstehen, wenn die Anrede oder der Nachname fehlt.<\/p>\n Dann hängen wir nacheinander die Firma, den Namen, die Straße und die Zeile mit Postleitzahl und Ort an. Zwischen den Zeilen steht die Konstante vbCrLf<\/b>, die einen Zeilenumbruch einfügt. Die Zeile mit dem Land folgt nur, wenn KundeLandISO2<\/b> nicht den Wert DE<\/b> hat.<\/p>\n Das Ergebnis ist ein Text mit Zeilenumbrüchen, den ein Textfeld des Berichts in mehreren Zeilen anzeigt. Öffne den Direktbereich mit Strg+G<\/b> und gib Debug.Print Rechnungsanschrift(7)<\/b> ein. Du erhältst die fünf Zeilen der Alpin Handels GmbH aus Wien:<\/p>\n Lege über Erstellen|Berichte|Berichtsentwurf<\/b> einen neuen Bericht an und stelle die Eigenschaft Datensatzquelle<\/b> auf qryRechnungsdruck<\/b>. Gruppiere den Bericht nach der Rechnung. Das erledigst Du in der Gruppierungsleiste, die Du über Berichtsentwurf|Gruppierung und Summen|Gruppieren und Sortieren<\/b> einblendest.<\/p>\n Dann wählst Du Gruppe hinzufügen<\/b> und das Feld RechnungID<\/b>. Klicke in der Zeile der Gruppe auf Mehr<\/b> und wähle die Einträge für den Kopfbereich und den Fußbereich wie in Bild 3.<\/p>\n Bild 3: Hinzufügen von Kopf- und Fußbereich zu einer Gruppierung<\/p>\n Wähle dann Sortierung hinzufügen<\/b> und das Feld Positionsreihenfolge<\/b>. Damit stehen die Positionen in der Reihenfolge der Rechnung (siehe Bild 4).<\/p>\n Bild 4: Hinzufügen einer Sortierung nach der Positionsreihenfolge<\/p>\n Möchten Sie weiterlesen? Dann lösen Sie Ihr Ticket!<\/span>![\"Die](\"..\/tl_files\/images\/pic_733_005.png\")
<\/a><\/p>\n\n
<\/a><\/p>\nDie Anschrift des Kunden<\/h2>\n
Public Function <\/span>Rechnungsanschrift(ByVal lngRechnungID As Long<\/span>) As String<\/span>\r\n Dim <\/span>rst As <\/span>DAO.Recordset\r\n Dim <\/span>strName As String<\/span>\r\n Dim <\/span>strAnschrift As String<\/span>\r\n Set<\/span> rst = CurrentDb.OpenRecordset(\"SELECT * FROM tblRechnungen WHERE RechnungID = \" & lngRechnungID, dbOpenSnapshot)\r\n If <\/span>rst.EOF Then<\/span> Exit Function<\/span>\r\n strName = Trim<\/span>(Nz(rst!KundeAnrede, \"\") & \" \" & Nz(rst!KundeVorname, \"\") & \" \" & Nz(rst!KundeNachname, \"\"))\r\n If <\/span>Len<\/span>(Nz(rst!KundeFirma, \"\")) > 0 Then<\/span> strAnschrift = rst!KundeFirma & vbCrLf<\/span>\r\n If <\/span>Len<\/span>(strName) > 0 Then<\/span> strAnschrift = strAnschrift & strName & vbCrLf<\/span>\r\n strAnschrift = strAnschrift & Nz(rst!KundeStrasse, \"\") & vbCrLf<\/span> & Nz(rst!KundePLZ, \"\") & \" \" & Nz(rst!KundeOrt, \"\")\r\n If <\/span>rst!KundeLandISO2 <> \"DE\" Then<\/span> strAnschrift = strAnschrift & vbCrLf<\/span> & rst!KundeLand\r\n rst.Close\r\n Rechnungsanschrift = strAnschrift\r\nEnd Function<\/span><\/pre>\nAlpin Handels GmbH\r\nFrau Petra Ahrends\r\nMariahilfer Strasse 88\r\n1070 Wien\r\nÖsterreich<\/pre>\n
Den Bericht anlegen<\/h2>\n
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