![\"Die](\"..\/tl_files\/images\/pic_724_001.png\")
<\/a><\/p>\nBild 1: Die drei Einträge der Tabelle tblRechnungsstatus<\/p>\n
Diese Werte brauchen wir gleich im Code. Neue Rechnungen erhalten übrigens schon jetzt automatisch den Status 1<\/b>: Das haben wir beim Anlegen per VBA im Artikel über die Rechnungen eines Kunden so festgelegt.<\/p>\n
Beim Stellen passieren also drei Dinge auf einmal:<\/p>\n
- \n
- Die Rechnung erhält die nächste freie Rechnungsnummer.<\/li>\n
- Das Rechnungsdatum wird auf den heutigen Tag gesetzt, das Fälligkeitsdatum auf 14 Tage später. Ein Entwurf kann ja schon ein paar Tage alt sein – maßgeblich ist aber der Tag, an dem die Rechnung ausgestellt wird.<\/li>\n
- Der Status wechselt von 1<\/b> („Entwurf“) auf 2<\/b> („Gestellt“).<\/li>\n<\/ul>\n
Komfortable Auswahl des Kunden<\/h2>\n
Damit wir in der Tabelle tblRechnungen <\/b>und auch in den darauf aufbauenden Formularen den Kunden leicht auswählen können, müssen wir berücksichtigen, dass es sowohl Kunden mit als auch ohne Angabe einer Firma gibt. Wenn die Firma angegeben ist, wollen wir diesen Wert im Auswahlfeld für KundeID <\/b>anzeigen, anderenfalls den Wert der Felder Nachname <\/b>und Vorname<\/b>, getrennt durch ein Komma.<\/p>\n
Dazu haben wir die Datensatzherkunft für das Feld KundeID <\/b>im Bereich Nachschlagen <\/b>der Feldeigenschaften auf den folgenden Ausdruck eingestellt:<\/p>\n
SELECT [tblKunden].[KundeID], IIf(Nz([Firma],\"\")=\"\",[Nachname] & \", \" & [Vorname],[Firma]) FROM tblKunden ORDER BY [Firma];<\/pre>\n
Wo die Eigenschaft genau eingestellt wird, sehen wir in Bild 2.<\/p>\n
![\"Einstellen](\"..\/tl_files\/images\/pic_724_002.png\")
<\/a><\/p>\nBild 2: Einstellen der Datensatzherkunft für das Feld zur Auswahl des Kunden in der Tabelle tblRechnungen<\/p>\n
Wie soll die Rechnungsnummer aussehen?<\/h2>\n
Man könnte auf die Idee kommen, einfach den Primärschlüssel RechnungID<\/b> als Rechnungsnummer zu verwenden. Das ist aus mehreren Gründen keine gute Idee: Der Autowert wird schon beim Anlegen des Entwurfs vergeben, er läuft über alle Jahre durch, und jeder verworfene Entwurf hinterlässt eine Lücke. Rechnungsnummern sollen aber eindeutig und fortlaufend sein.<\/p>\n
Wir verwenden daher ein eigenes Format aus Jahreszahl und vierstelliger laufender Nummer, getrennt durch einen Bindestrich – also 2026-0001<\/b>, 2026-0002<\/b> und so weiter. Mit jedem neuen Jahr beginnt die Zählung wieder bei 0001<\/b>. Die Beispielrechnungen in unserer Datenbank tragen bereits Nummern in diesem Format, und zwar 2026-0001<\/b> bis 2026-0005<\/b>. Die Rechnung der Kundin Claudia Vogt (K-0006<\/b>) ist dagegen noch ein Entwurf ohne Nummer.<\/p>\n
Das Feld Rechnungsnummer<\/b> haben wir im Datenmodell als Kurzer Text <\/b>mit der Feldgröße 20<\/b> und einem eindeutigen Index angelegt. Es ist kein Pflichtfeld, denn Entwürfe haben ja noch keine Nummer. Der eindeutige Index sorgt dafür, dass keine Nummer doppelt vergeben werden kann – dazu weiter unten mehr.<\/p>\n
Warum vier Stellen?<\/h2>\n
Die vierstellige Laufnummer mit führenden Nullen ist kein Schönheitsfehler, sondern Absicht. Die Rechnungsnummer ist ein Textfeld, und Texte werden Zeichen für Zeichen verglichen, nicht als Zahl. Das kannst Du im Direktbereich des VBA-Editors (Strg + G<\/b>) leicht ausprobieren:<\/p>\n
Debug.Print<\/span><\/span> \"2026-10\" > \"2026-9\"\r\nFalsch<\/pre>\nObwohl 10 größer ist als 9, liefert der Vergleich Falsch<\/b>: An der sechsten Stelle steht einmal 1<\/b> und einmal 9<\/b>, und 1<\/b> kommt vor 9<\/b>. Mit führenden Nullen stimmt die Reihenfolge wieder:<\/p>\n
Debug.Print<\/span><\/span> \"2026-0010\" > \"2026-0009\"\r\nWahr<\/pre>\nDas ist wichtig, weil wir die höchste bereits vergebene Nummer gleich mit der Funktion DMax<\/b> ermitteln – und DMax<\/b> vergleicht bei einem Textfeld eben als Text.<\/p>\n
Die nächste freie Nummer ermitteln<\/h2>\n
Die Nummer wird durch eine eigene Funktion ermittelt, die wir in einem neuen Standardmodul unterbringen. Speichere es gleich unter dem Namen mdlRechnungen<\/b> und trage die Funktion aus Listing 1 ein.<\/p>\n
Public Function <\/span>NaechsteRechnungsnummer(ByVal datRechnungsdatum As Date<\/span>) As String<\/span>\r\n Dim <\/span>strJahr As String<\/span>\r\n Dim <\/span>varLetzte As Variant<\/span>\r\n Dim <\/span>lngLaufnummer As Long<\/span>\r\n strJahr = CStr(Year(datRechnungsdatum))\r\n varLetzte = DMax(\"Rechnungsnummer\", \"tblRechnungen\", \"Rechnungsnummer Like '\" & strJahr & \"'*'\")\r\n If <\/span>IsNull(varLetzte) Then<\/span>\r\n lngLaufnummer = 1\r\n Else<\/span>\r\n lngLaufnummer = CLng(Mid<\/span>(varLetzte, 6)) + 1\r\n End If<\/span>\r\n NaechsteRechnungsnummer = strJahr & \"-\" & Format(lngLaufnummer, \"0000\")\r\nEnd Function<\/span><\/pre>\nListing 1: Die Funktion NaechsteRechnungsnummer im Modul mdlRechnungen<\/p>\n
Die Funktion erwartet das Rechnungsdatum, denn das Jahr der Nummer richtet sich nach dem Datum der Rechnung. Aus dem Datum ermittelt sie mit Year<\/b> die Jahreszahl und macht mit CStr<\/b> einen Text daraus.<\/p>\n
Dann sucht DMax<\/b> in tblRechnungen<\/b> die höchste Rechnungsnummer, die mit dieser Jahreszahl und einem Bindestrich beginnt. Das Kriterium lautet für 2026 also Rechnungsnummer Like ‚2026-*‘<\/b>. Das Sternchen steht für beliebige weitere Zeichen. Weil die Domänenfunktionen ihr Kriterium an die Access-Datenbank-Engine übergeben, verwenden wir hier die Platzhalter aus Access-SQL. Mehr zu den Domänenfunktionen liest Du im Artikel Eingebaute Funktionen: Domänenfunktionen<\/b> (www.access-basics.de\/630<\/b>).<\/p>\n
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